在数字化浪潮席卷的当下，国家正大力推动电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，随着试点工作的不断深入，电子凭证全面数字化应用也面临着诸多挑战，如凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、容易丢失等数字鸿沟，这些问题阻碍了单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，积极应对这些挑战。其凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润，助力企业从容应对电子凭证数字化转型带来的种种难题。出差差旅费报销软件就是合思为企业提供的有效工具之一，它在企业财务数字化转型中发挥着重要作用。
数字阅读巨头的财务困境
某知名头部数字阅读品牌在财务数字化方面遭遇了重重挑战与痛点。
首先，数据分散问题严重。该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程因此断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。例如，在差旅费报销方面，由于各系统数据无法有效整合，企业难以对员工的出差费用进行精准管控，常常出现差旅费超出预算的情况。使用出差差旅费报销软件可以有效解决数据分散问题，实现数据的集中管理和整合。
其次，人工效率低下。每个财务月，该企业均需处理单据量500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低。以差旅费报销为例，员工需要将大量的出差发票打印出来，粘贴在报销单上，财务人员再进行审核和入账，整个过程繁琐且耗时。而有了出差差旅费报销软件，员工可以直接在软件上上传发票，系统自动进行审核和入账，大大提高了工作效率。
再者，资源浪费严重。全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。在差旅费报销方面，大量的出差发票和报销单打印出来后，不仅造成了纸张的浪费，还增加了企业的成本。出差差旅费报销软件实现了电子化报销，避免了纸张的浪费，降低了企业成本。
最后，档案管理困难。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。例如，当企业需要查阅某员工的出差差旅费报销记录时，需要在大量的纸质档案中寻找，效率极低。出差差旅费报销软件可以建立电子档案，方便企业随时查阅和管理。
合思的无需报销解决方案
合思为该客户提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，出差差旅费报销软件是该解决方案的重要组成部分。
合思的解决方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，能够通过审计，符合上市要求。在差旅费报销方面，软件可以对员工的出差费用进行精准核算和管理，确保费用的准确性和合规性。
实现财务及时性也是该方案的一大亮点。结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计T + 5。在出差差旅费报销过程中，员工提交报销申请后，软件可以快速进行审核和入账，大大缩短了结账时间。
该解决方案还能灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。例如，员工出差时可以使用企业指定的支付方式进行消费，费用自动同步到出差差旅费报销软件中，无需员工手动报销，提高了员工的出差体验。
发票OCR识别验真功能有效保障企业费用合规；审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。在差旅费报销中，软件可以自动识别发票的真伪，避免了虚假报销的情况发生。同时，审批流程透明化，方便企业对员工的借款和核销进行管理。
合思方案带来的数字化成效
合思的解决方案为该客户带来了显著的数字化成效。
在增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。出差差旅费报销软件可以实时显示报销申请的处理进度和付款情况，财务人员可以随时了解情况，无需与员工进行单点沟通。提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。软件可以自动对报销数据进行分类和整理，形成电子档案，大大提高了档案整理的效率。形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率；通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率。企业可以通过出差差旅费报销软件快速查阅和管理电子档案，提高了档案的利用效率。
在降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况。软件可以对员工的出差费用进行实时监控和预警，避免差旅费用超标。减少手工记账、人工整理档案的人力成本。电子化报销和档案管理减少了财务人员的手工操作，降低了人力成本。减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。出差差旅费报销软件实现了无纸化办公，避免了纸张的浪费。减少财务档案空间占用，节约空间成本。电子档案的存储方式大大减少了档案的存储空间。
在合规方面，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险。出差差旅费报销软件可以对财务档案进行安全存储和管理，确保档案的真实性和完整性。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。软件的设计和开发严格遵循相关法律法规，保障了企业的合规运营。
在先进方面，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。出差差旅费报销软件的使用符合环保理念，减少了纸质耗材的使用。实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。软件将整个差旅费报销流程数字化，提高了企业的财务管理水平。
合思的解决方案，尤其是出差差旅费报销软件，帮助企业实现了财务全流程数字化闭环，提升了效率、降低了成本、保障了合规，是企业财务数字化转型的有力助手。随着电子凭证数字化转型的加速，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务，满足市场的多样化需求。
企业应抓住电子凭证数字化转型的机遇，积极与合思合作，实现财务管理的全面提升。如果您想了解更多关于出差差旅费报销软件的信息，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com，还可以点击免费试用，开启财务数字化转型之旅。
