在当今竞争激烈的商业环境中，企业的档案管理工作犹如一座隐藏的冰山，表面看似平静，实则暗流涌动。企业高管常常为纸质档案管理成本高、占地大，且数据缺乏整理分析而忧心忡忡；财务人员则在海量档案数据的整理、匹配和核对中耗费大量时间和精力，工作热情被逐渐磨灭；业务人员在企业费用报销时，面对繁琐的纸质票据留存和上交流程，也感到苦不堪言。
纸质档案管理不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大，还存在高隐形成本，如手工装册归档工作量大、查询调阅不便、数据无法有效利用等问题。此外，纸质档案管理还面临着高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段、不可抗力导致档案损坏等。这些问题严重影响了企业的运营效率和合规性，成为企业发展的绊脚石。
合思档案：一站式档案管理解决方案
合思档案凭借其领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案实现了便捷调阅不打印、混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询；纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高；会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。
核心功能亮点：打造智能档案管理体系
- 多源采集：数据集成新突破
合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。 - 智能制档：释放人力新价值
智能制档功能利用规则引擎，实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。此外，通过字段映射，让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 - 专用格式版式文件：存储管理新变革
专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强，更“灵活”。 - 双模式检测：数据安全新保障
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。
用户收益：为企业发展注入新动力
- 降本增效：节约成本提升效率
使用合思档案，企业可显著降低成本、提高效率。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。在企业费用报销环节，减少了纸质票据的处理流程，大大提高了报销效率。 - 全链路打通：补足信息化建设空白
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。企业在进行企业费用报销等业务时，实现了数据的无缝流转，提高了业务处理的准确性和及时性。 - 数据价值挖掘：让数据“活起来”
合思档案让企业真正利用档案数据，实现数据价值。从数据到决策，为企业提供有力的支持。在企业费用报销数据分析方面，可帮助企业优化报销政策，降低费用支出。 - 资源重组：实现企业效益最大化
前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。通过资源重组，企业在企业费用报销等业务流程中，实现了更高效的资源配置，提升了企业的整体效益。
典型场景：满足不同用户需求
- CEO/高管：决策数智化的得力助手
对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率挖掘财务档案数据价值。助力企业决策数智化，提升财务服务效率打响数字化转型决胜之战。在企业费用报销管理方面，为高管提供准确的数据分析，帮助其制定合理的报销政策。 - 归档员/财务：高效工作的好帮手
归档员和财务人员使用合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在企业费用报销处理中，减少了繁琐的手工操作，提高了工作质量。 - 外部审计：审计工作的新利器
对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。在企业费用报销审计环节，提高了审计效率和准确性。 - 实物备查场景：实物档案管理的智能化方案
在实物备查场景下，合思档案可智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。服务场景包括打标 – 到单 – 装盒 – 上架，流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配。集团共享，批量作业，支持多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度。极简管理，低碳环保，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。在企业费用报销相关的实物票据管理中，实现了高效的实物档案管理。
客户成功案例：见证合思档案的卓越价值
- 某企业：业财一体，降本增效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。在企业费用报销管理方面，提高了报销流程的效率，降低了成本。 - 某集团型企业：标准化落地，低碳环保
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。在企业费用报销环节，提高了报销的合规性和效率。 - 某企业：统一储存，数据共享
某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收；业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在企业费用报销管理中，实现了报销数据的统一管理和高效利用。 - 某教育集团：简化流程，提高效率
某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。在企业费用报销方面，简化了报销流程，提高了报销效率。
合思档案为企业提供了全面、高效、合规的电子会计档案管理解决方案，能帮助企业解决档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多知名企业，如事业单位及院校、央企，行业领军企业，国家试点企业等都已选择合思档案。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。
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