合思档案：守护档案信息安全，开启企业数字化转型新篇章

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多档案管理方面的挑战，而档案信息安全更是重中之重。企业高管常常为纸质档案管理的巨大成本和占地问题而烦恼，大量的纸质档案不仅需要耗费高昂的存储成本，而且数据分散，难以进行有效的汇总和分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗时费力，还需要手动逐一匹配和核对，枯燥的工作极大地降低了他们的工作热情。业务人员在出差和招待后的报销流程中，也面临着纸质票据留存和上交的繁琐程序，浪费了大量的时间和精力。

此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，导致数据无法得到有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，纸质档案很容易损坏，给企业带来巨大的损失。

合思档案解决方案的出现，为企业解决这些难题提供了有效的途径。它能够全方位保障档案信息安全，帮助企业提升档案管理效率，实现数字化转型。

合思档案：多元方案护航档案信息安全

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足不同企业场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配和应收尽收，确保档案信息的完整性和准确性。

其领先的单套制电子会计档案管理平台，具有便捷调阅不打印、混序归集免组装的特点，涵盖了电子档案和纸质档案的管理。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据的秒级查询，为企业提供高效的档案检索服务。档案扩展解决方案则拥有灵活扩展的业务模型，能够通过多途径自动化归集各类介质档案，进一步提升档案管理的效率和安全性。

核心功能：铸就档案信息安全防线

合思档案的核心功能亮点突出，为档案信息安全提供了坚实的保障。
多源采集功能基于跨系统数据集成要求，通过自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保所有档案信息都能被准确采集。
智能制档功能实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量，提高了档案信息的准确性和一致性。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开，对档案信息的可用性、真实性、完整性和安全性进行全面检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，该方案还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，检测结果可查阅、可追溯，进一步确保了档案信息的质量和安全性。
档案管理功能具备精准的权限管理能力，支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供，为企业的档案信息安全提供了全方位的管理保障。

显著收益：档案信息安全带来的价值提升

使用合思档案，企业能够获得显著的收益。首先，它能够实现显著的降本增效，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”。通过彻底告别传统手工归档，档案不打印，企业可以节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，同时保障管理合规性，确保档案信息安全。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，使企业的财务数据更加流畅和准确，进一步保障了档案信息安全。
合思档案还能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对档案信息的有效管理和分析，企业能够做出更加科学合理的决策，提升企业的竞争力。
此外，合思档案还能实现资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业的发展提供了有力的支持，也为档案信息安全提供了坚实的基础。

典型场景：档案信息安全的多领域应用

合思档案适用于多种典型场景，为不同领域的企业提供了档案信息安全保障。
在数电票场景中，合思档案提供了数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现了数电票全流程闭环管理，确保了数电票档案信息的安全。
在实物备查场景中，“纸电混合”阶段，基于会计档案原文件保管要求，档案系统需要在具备实物档案线上化管理能力的同时，对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理，线上线下高度关联。合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现了实物档案的创新管理和便捷利用，保障了实物档案信息的安全。
在共享调阅场景中，合思档案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足了企业档案数据精细化管控的需求，确保了档案信息在调阅过程中的安全。
在证据链完整性检测场景中，合思档案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障了财务合规，确保了档案信息的证据链安全。

成功案例：见证档案信息安全的实际效果

合思档案已经在众多企业中取得了显著的成效，有力地保障了企业的档案信息安全。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，管理自动化，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约了企业显性成本，同时保障了档案信息安全。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案单套制管理方案实现了安全合规存储，业务完整性检测，单套制落地。管理成效包括实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效地保障了企业的档案信息安全。
中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，为企业的档案信息安全提供了有力保障。
海亮教育此前老板要求实现财务办公室无纸化。使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，在业务增长的同时，保障了档案信息的安全。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，保障档案信息安全，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案已经获得了众多客户的认可，如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都在使用合思档案进行档案管理。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还有微信公众号和微信小程序，方便企业联系咨询。

合思秉承以客户为中心的服务理念，会聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。如果您想体验合思档案为您的企业带来的档案信息安全保障和数字化转型优势，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。