北京动力源携手合思：跨部门审批流程优化典范

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的佼佼者，自 1995 年成立以来，一路披荆斩棘，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于 2022 年 3 月入选北京市专精特新“小巨人”企业。

早在 2011 年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。然而，理想很丰满，现实却很骨感。随着时间的推移，动力源逐渐发现整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的数字化效果差距较大。到了 2021 年，动力源与合思展开了财务数字化合作，期望借助合思的专业能力，解决多系统操作体验差、系统割裂、业务覆盖面广报销模式复杂、组织架构复杂各主体流程繁复等痛点，实现跨部门审批流程优化。

动力源困境：传统财务流程的荆棘之路

• 自研系统困局
  动力源拥有大量自研系统，但这些系统却如同一个个孤立的小岛，难以整合。传统的手工报销模式更是弊端丛生。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，浪费了大量的时间和精力。报销数据需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。发票验真、查重等工作也只能依靠手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免，给企业带来了潜在的财务风险。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。这种状况严重影响了企业的工作效率，阻碍了跨部门审批流程优化的进程。

• 系统割裂之殇
  系统割裂、数据分散、信息滞后是动力源面临的另一个严重问题。同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，对业务运营的调整缺乏及时性和准确性，就像在黑暗中摸索前行，难以做出科学合理的决策。跨部门之间的沟通和协作也因此受到阻碍，审批流程变得冗长而复杂，严重影响了企业的运营效率。

• 业务报销难题
  动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资。这种复杂的报销模式给员工和财务人员都带来了极大的困扰，增加了报销的难度和成本，也不利于跨部门审批流程的顺畅进行。

• 组织架构繁乱
  随着公司业务的快速发展，动力源的组织架构迅速扩展到全国。然而，这也导致了管理程度不一致的问题。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过 PC 端 OA 系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过 TMC 系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这种组织架构和流程的复杂性，使得跨部门之间的协调和沟通变得更加困难，进一步加剧了审批流程的繁琐程度，阻碍了跨部门审批流程优化的实现。

合思良方：精准破局的智慧之策

• 系统集成破孤岛
  合思在系统集成方面展现出了强大的实力。将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让各个系统之间的数据能够顺畅流通。员工和财务人员无需再在多个系统之间来回切换，告别了多系统繁复操作的困扰，为跨部门审批流程优化奠定了坚实的基础。

• 无需报销创革新
  在产品应用方面，合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保每一笔消费都符合企业的规定，实现了消费即合规。财务人员可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种全新的模式，不仅简化了报销流程，还提高了财务工作的效率和准确性，有力地推动了跨部门审批流程优化。

• 系统连接促协同
  合思的系统连接能力非常强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用。这加快了业务处理和数据统计效率，使得跨部门之间的沟通和协作更加顺畅，大大优化了跨部门审批流程。

实施之旅：步步为营的落地之道

• 集成先行
  合思首先进行系统集成工作，将动力源的 HR 系统、BPM 系统等与合思费控进行数据同步。这一步骤承接了动力源已有的数字化成果，打破了系统壁垒，让各个系统之间能够实现数据共享和协同工作。通过系统集成，为后续的业务流程优化和跨部门审批流程优化提供了坚实的技术基础。

• 模式推广
  在系统集成完成后，合思开始推广无需报销的模式。引导员工在因公消费时通过合思费控进行操作，让员工充分享受免垫资、免开票等便利。同时，对消费进行合规管控，确保每一笔消费都符合企业的规定。通过这种方式，逐渐改变员工的消费和报销习惯，提高员工对新系统和新模式的接受度，进一步推动跨部门审批流程优化。

• 数据驱动
  合思利用系统的连接能力，实现业务数据的跨系统同步和应用。通过实时的数据共享和分析，加快了业务处理和数据统计效率。各部门可以根据准确及时的数据进行决策和审批，提高了决策的科学性和准确性。同时，数据的流通也加强了跨部门之间的协作和沟通，使得跨部门审批流程更加高效、顺畅。

成果辉煌：转型带来的显著效益

• 操作体验革新
  通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了 3 周，效率提升了 300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。这不仅提高了员工的工作效率，还降低了企业的运营成本，为企业的发展提供了有力的支持，同时也为跨部门审批流程优化带来了实质性的改善。

• 员工体验升级
  在员工方面，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了员工的使用体验。员工因公消费时可以进行多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。员工能够更加专注于工作，提高了工作积极性和满意度，也有利于跨部门之间的协作和沟通，促进跨部门审批流程的优化。

• 财务工作减负
  财务人员也从这次转型中受益匪浅。审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的财务分析和决策工作，提高了财务工作的效率和质量，为跨部门审批流程优化提供了有力的财务支持。

• 管理决策提效
  在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，管理者能够实时了解企业经营数据。他们可以随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者能够及时发现问题，并对业务运行做出高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提高了企业的管理水平和决策能力，进一步优化了跨部门审批流程。

动力源赞誉：合作共赢的高度认可

动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思的高度认可和信任，也证明了合思在帮助企业实现跨部门审批流程优化方面的卓越能力。

行动号召：开启高效转型之旅

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化方面的困扰，不妨选择合思，开启高效财务数字化转型之旅，体验跨部门审批流程优化带来的显著效益。现在就可以免费试用合思的产品和服务，亲身感受其强大的功能和卓越的效果。