在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务数智化转型已成为必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范例。接下来，就让我们走进金牌橱柜家居科技股份有限公司，看看合思档案是如何助力其实现财务数智化转型，提升报销记录查询效率的。
金牌橱柜：家居行业的璀璨之星
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，在国内高端整体厨柜及定制家居领域堪称专业典范。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。
放眼全球，金牌橱柜拥有超4000家高端品牌专卖店，其海内外5大专业生产基地的布局，彰显了企业的雄厚实力。企业规模庞大，员工数量达6000多人。在如此大规模的运营之下，企业的财务管理面临着诸多挑战，尤其是报销记录查询等档案管理工作，传统方式已经难以满足高效运营的需求。
金牌橱柜的档案管理困境
在传统的档案管理模式下，金牌橱柜面临着诸多业务痛点。在档案整理环节，会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，整个过程繁琐且效率低下。每一次进行报销记录查询，都仿佛大海捞针，耗费大量的时间和精力。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理。这中间涉及到多次的交接和转移，增加了档案管理的复杂性和风险。
存储环节，企业设有独立的档案室来存放纸质档案。然而，随着企业业务的不断拓展，纸质档案的数量与日俱增，占用了大量的存储空间，而且查找和管理起来十分不便。
在档案的管理利用方面，金牌橱柜主要依赖纸质档案管理。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，不仅效率低下，还容易出现遗漏和错误。报销记录查询更是困难重重，严重影响了企业的财务管理效率。
合思档案：为金牌橱柜量身定制的解决方案
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思档案提供了一套全面而有效的解决方案。
– 统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这就如同将分散在各个角落的宝藏集中起来，建立了一个有序的宝库。通过合思档案，金牌橱柜的报销记录等各类档案数据可以在一个平台上进行集中管理，大大提高了数据的可用性和可查询性。
– 业务证据链完整：业财一体双向穿透
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。每一笔报销记录都有完整的业务证据支撑，从业务发生到财务入账，形成了一条清晰的脉络。这不仅有助于企业进行财务审计和风险管控，也让报销记录查询变得更加精准和高效。
– 数据共享，一站式查阅：便捷高效的查询体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为用户提供了一站式的查阅服务。当需要进行报销记录查询时，用户只需在系统中输入关键词，即可快速定位到所需的档案信息。这种便捷高效的查询方式，大大节省了用户的时间和精力。
– 银行回单无纸化：降本增效的利器
在处理海量银行回单时，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质回单的存储和管理成本，还提高了银行回单的处理效率。对于报销记录查询来说，银行回单的电子化管理使得相关信息的获取更加及时和准确。
金牌橱柜的显著成效
通过使用合思档案，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成果。
– 时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了84%，这意味着工作人员在处理报销记录等档案数据时，能够更加快速地完成匹配工作，大大提高了工作效率。档案查询耗时减少了80%，以前需要花费大量时间和精力才能找到的报销记录，现在通过合思档案系统可以迅速查询到，为企业节省了大量的人力和时间成本。
– 总体成本显著下降
预估节省总体成本30万+/年，这主要得益于合思档案的无纸化管理和高效的处理流程。减少了纸质档案的存储、打印、装订等成本，以及人工查询和管理的成本，为企业带来了实实在在的经济效益。
– 档案合规性全面提升
档案合规性达到了100%，合思档案严格遵循相关法律法规和企业内部的管理制度，确保每一笔报销记录等档案数据都符合规范。这不仅有助于企业避免财务风险，也提升了企业的整体形象和信誉。
合思档案：企业财务数智化的得力助手
合思档案为企业带来了诸多价值。自动化归档告别了重复性工作，让员工能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案利用便捷高效，员工在进行报销记录查询等操作时，能够快速获取所需信息，提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
展望未来，电子凭证数字化转型的趋势将更加明显。企业需要顺应这一趋势，积极采用先进的电子会计档案管理解决方案，提升自身的财务管理水平。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想提升报销记录查询效率，实现财务数智化转型，不妨选择合思档案。现在就可以免费试用合思档案，亲身感受其带来的便捷和价值，开启企业财务数智化的新篇章。
