在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证的数字化转型正以前所未有的速度改变着财务领域的格局。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的广泛应用。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路，它不仅能够优化管理流程，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化与绿色化的协同转型。在这场变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的智能档案系统——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思发布的《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具价值的参考和借鉴。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司成立于 1992 年，2011 年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。其品牌价值高达 154.21 亿元，拥有 1000 多名员工、400 多家全国门店、18 家归档主体、2 万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达 3.6 万份。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，好想你在财务档案管理方面面临着诸多挑战。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的文件数量众多，人工操作难免会出现疏忽，档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，不仅对存储空间和人力提出了巨大的要求，增加了企业的运营成本，而且传统的纸质档案管理办法也无法保证电子原文件的长期保存和数据安全可用，难以满足企业日益严格的管理要求。
合思智能档案系统破局之道
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思凭借专业的团队和先进的技术，为其量身定制了一套智能档案系统解决方案。
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数据同源一键联查
合思智能档案系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。财务人员可以通过系统一键联查相关的单据、发票、回单和凭证，无需再手动翻阅大量的纸质文件，大大提高了工作效率。这种便捷的操作方式，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来，将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。 -
自动组装审计无忧
合思智能档案系统具备自动组装功能，能够根据审计需求自动生成相关的档案数据。在内外审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。审计人员可以通过系统快速获取所需的档案信息，进行精准审计，减少了审计时间和成本。同时，系统的自动化审计功能也提高了审计的准确性和可靠性，有效防范了财务风险。 -
虚实匹配高效管理
为了实现电子档案与实物档案的有效匹配，合思智能档案系统借助虚拟档案库房和二维码技术，为每一份实物档案赋予了唯一的标识。查阅者在查询电子档案时，系统可以自动定位实物档案的位置，实现了实物档案的高效管理。这种虚实结合的管理方式，不仅提高了档案的查找效率，还确保了实物档案的安全和完整。
合思方案成效显著
好想你采用合思智能档案系统解决方案后，取得了显著的成效。
在时间成本方面，系统的应用使得人工耗时减少了 90%，总部接收管理耗时减少了 80%，借阅管理耗时减少了 67%。这意味着财务人员可以用更少的时间完成更多的工作，大大提高了工作效率。同时，预计每年可减少综合成本 20 万元，为企业节省了大量的资金。
在档案管理方面，合思智能档案系统实现了档案数据的有效管理，提升了工作效率和合规性。通过系统的数字化管理，档案数据更加准确、完整，便于企业进行监控和分析。此外，系统的全流程合规化设计，确保了企业的财务档案管理符合相关法律法规的要求，降低了企业的合规风险。
借助合思智能档案系统，好想你在财务管理方面更加高效，为企业的发展提供了有力支持。企业可以将更多的资源投入到核心业务中，提升市场竞争力，实现可持续发展。
合思智能档案系统优势尽显
合思档案智能档案系统具有众多优势和价值。它支持便捷调阅不打印，用户可以随时随地通过系统查阅所需的档案信息，无需打印纸质文件，既环保又高效。混序归集免组装功能，让档案的整理和归档更加轻松，节省了大量的时间和人力。同时，系统实现了电子会计档案全生命周期管理，从档案的生成、存储到利用和销毁，都进行了严格的管控，确保了档案数据的安全和完整。
自动化归档功能告别了重复性的工作，让财务人员从繁琐的档案管理中解放出来。档案利用便捷高效，数据同源且透明流转，便于企业进行监控和分析。通过对档案数据的深入挖掘，企业可以发现潜在的问题和机会，为决策提供有力支持。此外，系统还能为企业节约成本，提升效率，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
截至目前，已有 7000 多家付费企业、300 多万未来财务人选择了合思智能档案系统，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思智能档案系统无疑是企业的得力助手。它以先进的技术和专业的服务，为企业提供了一站式的电子会计档案管理解决方案。希望更多的企业能够选择合思，共同推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。如果您想亲身体验合思智能档案系统的强大功能，不妨现在就申请免费试用。
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