合思档案：解锁企业档案存取管理新境界

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在各行业快速扩张。国家明确规划在2025年完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革如同汹涌的潮水，让企业的财务档案管理直面新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合时代，企业在档案存取管理方面面临着诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅需要花费大量资金用于纸质凭证输出耗材，还需要占用大量的存储空间来放置档案室和档案柜。而且，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用，这无疑影响了企业的决策效率。财务人员则深受档案数据量大的困扰，整理档案需要耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认等工作枯燥繁复，大大降低了工作效率。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐且耗费时间，增加了不必要的工作负担。

此外，纸质档案还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高和存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。

合思档案：精准破解管理痛点

合思档案针对企业在档案存取管理方面的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管来说，合思档案就像是一位得力的助手。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案能够帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战提供有力支持。

对于归档员/财务人员而言，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

对于外部审计人员，合思档案更是带来了极大的便利。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

功能概览：全面覆盖档案存取管理需求

合思档案拥有丰富多样的功能模块，涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等，各模块对应不同的系统和解决方案，为企业的档案存取管理提供了全方位的支持。

电子会计档案全生命周期管理包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。智能采集支持外部生态和内部的多种采集方式，无论是接口互联自主采集，还是手动采集自主补录，都能满足企业的不同需求。预归档服务具备自动归档、业务检测等功能，能够确保档案的准确归档。基础管理涵盖档号管理、档案储存等内容，为档案的安全存储提供保障。档案服务包括身份调查、实物管理方案等，进一步完善了档案管理的各个环节。

此外，合思档案还具备强大的统计分析功能，如进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势等，能够帮助企业深入了解财务状况。应用层功能有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，为企业的审计和项目管理提供了有力的支持。

在多源采集方面，合思档案支持接口互联自主采集，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它也支持多种便捷手动数据补录方式，确保企业的各类档案数据都能被有效采集。

核心亮点：打造高效档案存取管理体验

合思档案具有多个核心亮点，为企业的档案存取管理带来了全新的体验。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能够自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，用户可以快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，合思档案为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性。双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；四性检测满足国家档案局发布《文书类电子档案检测一般要求》中相关要求。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

产品价值：彰显档案存取管理优势

合思档案的产品价值体现在多个方面。它能够显著降本增效，让企业更有效的“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让企业的财务管理更加顺畅。

它还能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

典型使用场景：满足不同角色档案存取管理需求

合思档案在不同角色的使用场景中都发挥着重要作用。

财务人员可进行多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等操作，方便快捷地获取所需档案信息，提高工作效率。

业务人员可进行授权检索、授权借阅，满足日常业务中的档案使用需求，确保业务的顺利开展。

审计人员可使用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，提高审计工作的效率和准确性，为企业的合规运营提供保障。

管理人员可通过统计报表、图表展示等方式，对档案数据进行分析和管理，为企业的决策提供有力支持。

成功案例：见证合思档案档案存取管理实力

众多企业已经通过合思档案解决了档案存取管理方面的难题。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查、管理自动化、企业成本降低等。

某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，节省了成本，提高了合规性。

某民办教育集团面临业务系统多数据隔离、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。

市场定位与差异化优势：凸显档案存取管理独特魅力

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。这些荣誉和认证充分证明了合思档案的实力和可靠性。

合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。它提供一站式的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位服务，满足企业多元化的需求。

拥有广泛连接的生态，合思档案能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，为企业的档案存取管理提供了坚实的保障。

合思档案凭借其强大的功能、独特的优势和丰富的成功案例，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。未来，随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理解决方案。

如果您想了解更多合思档案的信息并开启数字化档案管理之旅，可拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和小程序，还能免费试用合思档案，亲身体验其卓越的档案存取管理能力。