在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措表明，我国电子凭证改革正驶入快车道。
然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多档案管理痛点。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，成为企业财务管理的一大困扰。传统纸质档案管理更是存在诸多弊端，例如好想你健康食品股份有限公司，在财务归档时需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，还难以避免档案遗失情况。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找等。在企业文件保管方面，传统方式显然已难以满足现代企业的需求。
面对这些挑战，合思推出了档案解决方案——合思档案，为企业文件保管提供了全新的思路和方法。
合思档案全景概览
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在企业文件保管方面，合思档案能够从多个维度为企业提供支持，实现企业文件的高效管理和利用。
核心功能亮点揭秘
合思档案具有众多核心功能亮点，这些亮点使其在企业文件保管领域脱颖而出。
它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，为企业节省了大量的时间和资源。同时，它还能实现电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等。
在智能采集方面，它利用外部生态的OCR识别、RPA技术等，以及内部系统的EAI插件、API接口等，能够快速、准确地采集各种电子凭证和文件。预归档服务则集成了服务、规则引擎、元数据服务等，确保文件在归档前得到有效的整理和处理。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，为企业文件保管提供了全面的保障。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，能够为企业的决策提供有力支持。
此外，合思档案还具有开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析；智能关联·自动组装，四性检测·业务检测·自定义版式文件；精准权限管控·档案目录灵活扩展，水印管理·档号符合国标要求；多维检索·一站式预览，在线借阅·异构系统联查，实物混序归档·可视化盘点档案数据等优势。这些功能不仅提高了企业文件保管的效率和准确性，还增强了文件的安全性和合规性。
用户收益大揭秘
使用合思档案能给企业带来显著的收益。
首先，自动化归档告别了重复性工作，使企业员工能够将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的财务管理提供了有力支持。
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。这些数据充分说明了合思档案在企业文件保管方面能够为企业带来实实在在的经济效益。
典型应用场景展示
合思档案在多个典型应用场景中展现出了强大的适用性。
在财务审计场景中，合思档案可辅助审计，支持审计抽凭、穿行测试等。它提供多维检索条件，能够快速定位所需档案，通过档案关系实现凭证、发票、回单、业务单据等组合式穿透预览，高效服务于企业内审。在企业文件保管方面，它能够帮助审计人员快速、准确地获取所需文件，提高审计效率和质量。
在企业日常报销场景中，员工可通过合思档案实现无纸化报销。如云南菜品牌连锁经营企业员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。这不仅提高了报销效率，还减少了纸张的使用，符合企业绿色发展的理念。
客户成功案例见证
众多不同行业的客户成功案例，进一步证明了合思档案在企业文件保管方面的卓越性能。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
帆书使用合思档案后，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化必行之路，合思档案能帮助企业实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动企业数字化和绿色化协同转型。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
如果您的企业也面临着企业文件保管的难题，不妨抓住电子凭证数字化转型机遇，选择合思档案。现在，您可以拨打联系电话：400 – 105 – 6505，或访问网址：www.hosecloud.com，欢迎扫描二维码了解合思档案和更多案例，还能免费试用，开启企业文件保管的新篇章。
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