在当今数字化浪潮席卷的时代，传统企业的转型与升级成为了必然趋势。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，已在行业内树立了卓越的品牌形象。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。其业务版图覆盖全球，拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数达6000 + 。
然而，庞大的业务规模也带来了海量的数据与档案管理难题。该公司年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。如此巨大的纸质档案管理工作量，不仅耗费了大量的人力、物力和财力，还在装订、查找等环节带来了诸多不便。据预估，装订配耗时约66天/年，档案查找耗时约30天/年，打印成本约180000元/年，存储空间成本为90000元/年，打印成本为100000元/年。这些数字背后，凸显了金牌橱柜在纸质档案管理方面的迫切需求，也引发了我们对其业务痛点及解决方案的浓厚兴趣。
档案困局：传统管理的重重枷锁
在传统的档案管理模式下，金牌橱柜面临着诸多业务背景、现状与痛点。
在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中。档案数据难以有效利用，工作人员需要逐一进行打印、手工匹配、组装、装订、上架等繁琐操作。这不仅耗费了大量的时间和精力，还容易出现错误，影响工作效率和准确性。
保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间，档案的流转和交接容易出现疏漏，增加了档案丢失或损坏的风险。
存储环节，公司采用独立档案室管理，存放大量的纸质档案。随着业务的不断发展，档案数量急剧增加，档案室的空间日益紧张，存储成本也不断攀升。
在管理利用方面，公司主要以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案。这种方式不仅效率低下，而且难以满足快速查询和数据分析的需求，无法为企业的决策提供及时、准确的支持。
合思妙方：定制化解决方案破难题
面对金牌橱柜的档案管理难题，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套纸质档案数字化解决方案。
统一存储是该解决方案的核心之一。合思打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准、统一管理。这就好比将散落的珍珠串成了美丽的项链，让档案数据更加有序、易于管理和利用。
业务证据链完整是另一个重要亮点。合思通过搭建会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着企业可以更加清晰地了解业务流程和财务状况，为决策提供更加有力的支持。
数据共享，一站式查阅也是合思解决方案的一大优势。合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。工作人员只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案信息，大大节省了时间和精力。
银行回单无纸化是合思解决方案的创新之举。合思实现了海量银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅降低了打印成本和存储空间成本，还提高了工作效率，助力企业降本增效。
实施探秘：方案落地的关键步骤
虽然参考资料中未提及实施过程与步骤相关内容，但我们可以推测，合思在为金牌橱柜实施纸质档案数字化解决方案时，必然经过了精心的规划和部署。
首先，合思团队会对金牌橱柜的现有档案管理系统和业务流程进行全面的调研和分析，了解企业的需求和痛点。
然后，根据调研结果，合思会制定详细的实施方案，包括系统的搭建、数据的迁移、人员的培训等。
在系统搭建过程中，合思会确保系统的稳定性和安全性，同时注重用户体验，让工作人员能够轻松上手。
数据迁移是实施过程中的关键环节。合思会采用先进的技术和方法，确保数据的准确性和完整性，避免数据丢失或损坏。
人员培训也是必不可少的。合思会为金牌橱柜的工作人员提供专业的培训，让他们了解系统的功能和使用方法，提高工作效率和质量。
成效显著：数字化转型硕果累累
通过实施合思的纸质档案数字化解决方案，金牌橱柜取得了显著的成果与效益。
档案匹配耗时减少了84%。在传统管理模式下，档案匹配是一项繁琐的工作，需要大量的人力和时间。而现在，通过合思的系统，档案匹配变得轻松快捷，大大提高了工作效率。
档案查询耗时减少了80%。工作人员无需再像以前那样在浩如烟海的纸质档案中逐一查找，只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案信息。这不仅节省了时间，还提高了工作的准确性。
预估节省总体成本30万 + /年。通过实现银行回单无纸化、减少打印成本和存储空间成本等，金牌橱柜在档案管理方面的成本大幅降低。
档案合规性达100%。合思的系统严格遵循相关法律法规和企业内部规定，确保了档案的合规性和安全性。
未来之约：合思引领企业数字化浪潮
合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。它通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
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