合思档案：数电发票管理新利器，开启企业档案管理新时代

在数字化浪潮的推动下，2025年数电票全覆盖的目标已近在咫尺。这一变革让企业财务档案管理面临着前所未有的新挑战，企业信息化建设的短板亟待补齐。在纸电混合的时代，企业不同岗位的人员都面临着各自的难题。企业高管被高额的纸质档案管理成本所困扰，不仅花费巨大，而且储存占地；同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析和利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作耗时耗力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费了大量时间。

除此之外，传统档案管理还存在着诸多成本和风险问题。高显性成本如纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，浪费了企业大量的资源。高隐形成本导致内部协作滞后，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用。高合规风险更是让财税管理效率低下，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像是企业档案管理困境中的一盏明灯，能够有效解决这些难题，为企业的档案管理带来全新的解决方案。

合思档案：数字时代的档案管理先锋

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台。它提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该平台广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

合思档案致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。它构建了敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务，助力企业实现业财融合。

合思档案已经服务了6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，还通过了SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。它能够为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%的纸张成本节约，75%的整理成本节约，90%的检索效率提升，以及100%的管理合规性。

核心功能：数电发票管理的智慧引擎

• 多源采集：灵活高效的数据汇聚
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成。它预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式。例如，它可以处理单张PDF大文件，对多张回单/发票进行自动切割，还能自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：精准关联的档案构建
  智能制档时，合思档案的会计档案关联规则可以进行可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还有关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度也能实现可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：灵活定制的权限掌控
  在档案管理上，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。它支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。

• 档案应用：多维便捷的查询利用
  合思档案的档案应用功能丰富多样。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。它还支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。在档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。

优势对比：传统与现代的鲜明反差

传统档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。

而合思档案则具有显著的优势。它能70%节约纸张成本，75%节约整理成本，避免了大量的耗材和空间浪费。智能制档可减少90%人工匹配工作量，多维检索能满足多场景查询需求，支持按多种维度快速定位结果，还能实现一站式预览和穿透联查，大大提升了工作效率和数据利用率。合思档案依照国家相关规定建设，有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，还能智能检测会计档案的完整性，保护电子凭证原生态，确保财务档案管理合规。此外，它支持多渠道、多维度、多视角的档案调阅，借阅过程透明化，还能实现电子与实物档案高度融合，查询电子档案即可定位实物档案位置。

应用案例：数电发票管理的成功典范

• 某企业：业财一体的高效转型
  某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供的解决方案是多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。

• 某集团型企业：标准化落地的卓越实践
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效为实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：打破数据孤岛的创新之举
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查；还有档案管理痛点，会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效是统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 某教育集团：简化流程的高效管理
  某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集环节业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案凭借其强大的功能和显著的优势，能为企业解决档案管理中的高成本、低效率、高风险等问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”，实现了数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效得到了极大提升。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将持续为企业提供优质的服务和解决方案。合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为更多企业提供及时、专业的支持。合思档案拥有众多知名客户，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，客户反馈良好，证明了其产品的可靠性和实用性。未来，合思档案将继续携手更多企业，助力企业实现财务数字化转型。

如果您也想体验合思档案在数电发票管理方面的卓越能力，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。