在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多难题。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，犹如一道道关卡，阻碍着企业财务数字化的进程。传统纸质档案管理更是存在着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，仍难以避免档案遗失的情况发生。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂，并且传统纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足现代企业的管理要求。
在这样的背景下，合思档案应运而生。作为电子会计档案管理平台，它就像是企业财务数字化转型道路上的一盏明灯，为企业指引方向。
合思档案成长历程与全方位服务
合思档案有着丰富的成长历程。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，犹如一颗种子，在财务数字化的土壤中生根发芽。2020年，它全面面向市场，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作，成为行业的先驱者。2021年，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，彰显了其强大的实力。2022年，推出全新“单套制”解决方案，为企业提供了更高效的选择。2023年，升级为「合思档案」，不断进化以适应市场的需求。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，实现了电子凭证管理的全流程覆盖。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。其中包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。这些服务就像是一个完整的生态系统，相互协作，为企业打造了一个高效、便捷的财务数字化管理环境。
合思档案核心功能与显著优势
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集环节，合思档案采用开放式接口互联·自主采集的方式，同时运用大文件自动切割·数电票自动化解析技术。它借助外部生态，如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统，如EAI插件、API接口等，能够高效、准确地采集各类电子会计档案。
预归档服务集成了集成服务、规则引擎、元数据服务等功能，为档案的后续管理奠定了坚实的基础。
基础管理方面，涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节。精准权限管控确保了档案数据的安全性，档案目录灵活扩展满足了企业多样化的需求，水印管理和档号符合国标要求，保证了档案的规范性和权威性。
档案服务提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能。多维检索·一站式预览功能让企业能够快速找到所需档案，支持在线借阅·异构系统联查，提高了档案利用的效率。实物混序归档·可视化盘点档案数据则实现了电子档案与实物档案的有效匹配和管理。
合思档案的产品价值显著。它能够实现自动化归档，让企业告别重复性工作，使档案利用更加便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。这充分体现了合思档案在降本增效方面的强大能力。在电子文档审计方面，合思档案凭借其准确的数据采集和规范的管理流程，能够为电子文档审计提供可靠的支持，确保审计工作的高效进行。
合思档案多行业应用与实际收益
合思档案在不同行业都有着广泛的应用，并取得了显著的成效。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在电子文档审计方面有了更高效的表现。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。其解决方案打破了数据壁垒，实现了数据同源，为财务人员提供了便捷的利用方式，一键联查功能有效提升了工作效率。自动组装功能让审计更加便捷，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。
在餐饮行业，COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化减少了人力成本50%，提高了效率。资产化深度分析档案数据，满足了内审需求。方案收益显著，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在电子文档审计过程中，其高效的档案管理系统能够快速提供准确的数据，大大提高了审计效率。
在软件与信息技术服务行业，高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，应收尽收，自动化制档提高了效率。档案利用更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。无纸化简化了业财流程，将业务时间归还业务。方案使归档效率提升了90%，为企业年节约成本30万 +。在电子文档审计方面，无纸化的档案管理使得审计工作更加便捷，能够快速获取所需的电子文档。
在国企领域，中文天地出版传媒通过合思档案的解决方案，财务档案归档效率提升了72%，员工报销效率提升了90%，年节约打印、耗材等成本20万/年。该方案包括电子凭证的采集、验签、解析、校验，自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档等；还能实现文件传输、邮件短信通知、系统直联等功能，同步原始凭证信息至档案服务。同时，通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，实现纸电混合科学管理。在电子文档审计中，其严格的档案管理流程和安全合规的存储方式，为审计工作提供了坚实的保障。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，能够帮助企业解决传统财务档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，让有限更有效。
如果您的企业也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思档案。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505电话或访问www.hosecloud.com网址了解更多信息，还可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能和优质服务。
