合思档案：助力企业电子会计档案管理数字化转型

在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在数字化进程中，通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存问题以及数据存储线下载体依然存在。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化的关键。

随着2025年数电票全覆盖的临近，企业财务档案管理面临新挑战，信息化建设亟待加强。由于数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思创立于2014年11月，一直致力于云产品服务的创新。凭借数字科技和前瞻的创想理念，合思服务未来财务人。其旗下的合思档案，是领先的单套制电子会计档案管理平台，能够为企业在日常费用报销等财务档案管理方面提供有力支持。

合思档案：数字化档案管理的领航者

合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，为企业提供了便捷调阅不打印、混序归集免组装的服务。它实现了电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，让企业的日常费用报销等财务档案管理更加高效。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，大大提高了日常费用报销相关档案的管理效率。

为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准深入企业推广，帮助企业合规高效应用会计数据标准，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。这一方案对于日常费用报销中涉及的数电票管理，提供了完整的解决方案，确保企业财务档案管理的合规性。

此外，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。在日常费用报销中，涉及的实物档案也能得到妥善管理。

核心功能：打造高效档案管理体系

• 多源采集：数据获取的智慧之匙
  合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。在日常费用报销场景中，它可以快速采集相关的费用单据、发票等数据。
  同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保日常费用报销数据的全面采集。

• 智能制档：数据整合的魔法之手
  合思档案的智能制档功能强大。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装。在日常费用报销中，能将费用单据、发票、凭证等自动关联，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。
  它还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提高日常费用报销档案查询和分析的效率。

• 双模式检测：数据安全的守护者
  合思档案具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。在日常费用报销中，确保每一笔报销数据的质量。
  同时，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性，让日常费用报销的档案管理更加可靠。

• 档案管理：精细管控的智慧大脑
  合思档案的档案管理功能细致入微。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。在日常费用报销档案管理中，不同人员有不同的权限，确保数据安全。
  档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等；系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展，方便日常费用报销档案的分类管理和查询。

优势对比：传统与现代的鲜明反差

• 成本对比：降本增效的显著优势
  传统档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大。而合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，在日常费用报销档案管理中，可70%节约纸张成本，75%节约整理成本，让企业在成本控制方面有显著提升。
  同时，合思档案还能实现90%检索效率提升，在日常费用报销档案查询时，能快速定位所需档案，大大提高工作效率。并且，它能确保100%管理合规性，让企业日常费用报销档案管理符合相关政策要求。

• 效率对比：自动化带来的高效体验
  传统档案管理有高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。而合思档案实现自动归档，最大程度减少人工介入，在日常费用报销档案归档过程中，无需大量人工操作。
  它可通过关键词检索快速定位相关档案，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，让日常费用报销档案管理更加高效。

• 合规对比：安全可靠的管理保障
  传统档案管理存在高合规风险，电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。合思档案的电子会计档案合规性管理符合国家政策要求，建立了电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，具备有效的查验机制、防篡改等控制，确保日常费用报销档案的安全可靠。

• 数据处理能力对比：适应海量数据的需求
  在当前经济环境下，企业的数据量不断增加。传统数据管理方式已不再满足海量电子数据的存储与应用。而合思档案具有强大的大数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，对于日常费用报销中产生的大量数据也能轻松应对。

应用案例：实际效果的有力证明

• 案例一：大型企业的高效转型
  某企业年单据量2.6亿，在日常费用报销等方面存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。最终达到业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的效果，如凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次等，让日常费用报销档案管理更加高效。

• 案例二：集团企业的标准化之路
  世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。在日常费用报销档案管理中也存在诸多不便。合思档案的单套制管理方案实现标准化落地，安全合规存储，业务完整性检测，推进档案无纸化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，有效提升了日常费用报销档案管理的水平。

• 案例三：企业的成本节约之旅
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等。在日常费用报销档案管理方面效率低下。合思档案的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，大大提高了日常费用报销档案管理的效率和效益。

• 案例四：教育集团的高效管理
  中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的档案管理问题。在日常费用报销档案管理上也存在困难。合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，让日常费用报销档案管理更加轻松。

未来展望：引领电子会计档案管理新征程

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，在日常费用报销等财务档案管理方面发挥重要作用。它助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将持续为企业提供优质服务。

合思秉承以客户为中心的服务理念，会聆听用户需求以进行产品迭代，让更多企业享受数字化转型带来的降本增效。在未来，合思档案有望在电子会计档案管理领域取得更大的突破和发展。

如果您想体验合思档案在日常费用报销等财务档案管理方面的卓越功能，不妨点击免费试用，开启企业电子会计档案管理的新篇章。