在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为众多企业提升竞争力的关键举措。今天，我们将聚焦一家世界500强旗下的教育服务品牌，深入探究其在财务数字化转型道路上的探索与实践，以及合思信息技术有限公司如何助力其实现华丽转身。
业务迷雾：传统财务困境凸显
这家教育服务品牌业务广泛，在行业内占据重要地位。然而，随着企业的不断发展，传统财务模式的弊端逐渐显现。企业内部业务、财务系统众多，且各自为政，数据犹如散落在各处的珍珠，难以串连起来。结构化数据的提取犹如在茫茫大海中捞针，困难重重。
电子发票的处理更是让财务人员头疼不已。打印、查重、验伪等一系列操作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物档案的管理同样是一块难啃的骨头，占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着不小的合规风险。
不断重复的纸质档案录入工作，不仅耗费了大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，财务人员在这上面花费了大量的精力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺乏留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。电子报销流程在这样的环境下，犹如陷入了泥潭，难以顺畅进行。
智慧领航：合思方案破局而出
合思信息技术有限公司凭借其专业的解决方案和强大的技术实力，敏锐地捕捉到了该企业的痛点，为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA以及其他系统。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，真正做到了档案应收尽收。接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式，确保了数据收集的全面性和灵活性。
自动归档功能更是该方案的一大亮点，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列环节，为企业提供了一站式的档案管理服务。会计类档案管理范围广泛，不仅包括内部的凭证、订单、会计账薄等，还涵盖了外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。在这样的方案下，电子报销流程有了坚实的基础保障。
精细实施：三步构建数字蓝图
合思的专业团队在项目实施过程中，采取了三步走的策略。
第一步，广泛连接企业的异构系统，像搭建桥梁一样，将各个孤立的系统连接起来，获取各类档案数据。这一步是整个项目的基础，只有确保数据的来源广泛且准确，后续的工作才能顺利开展。
第二步，通过接口传输方式收集档案数据。在这个过程中，团队注重数据的完整性，就像精心呵护每一颗珍珠一样，确保每一份数据都能准确无误地进入系统。
第三步，利用智能组单和四性检测等功能对档案进行自动归档。智能组单就像一位智慧的管家，能够将各种档案数据进行合理分类和组合；四性检测则像一位严格的质检员，确保档案数据的准确性、完整性、真实性和可用性。通过这三个步骤，电子报销流程逐渐变得顺畅起来。
显著成效：数字转型硕果累累
经过一段时间的实施，该方案取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构。这一结构简化了会计管理流程，大大提高了工作效率，电子报销流程也变得更加高效快捷。
档案的查询也变得更加方便，实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工再也不用为了查找一份档案而在堆积如山的文件中苦苦寻觅。
通过试点改造，企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。电子报销流程的优化，让企业在财务管理上更加得心应手。
财务会计档案电子化改造后，还大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业再也不用为了存放大量的纸质档案而租赁昂贵的仓库，也不用为了档案的维护而投入大量的人力和物力。
客户赞誉：认可铸就合作基石
该企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，对合思的专业能力和服务水平非常认可。合思的方案不仅解决了企业当前面临的财务难题，还为企业的未来发展奠定了坚实的基础。电子报销流程的优化，让企业在市场竞争中更具优势。
行动号召：开启财务数字化之旅
合思凭借专业的解决方案和强大的技术实力，成功帮助世界500强旗下教育服务品牌客户取得了显著的财务数字化转型成果。如果你也想提升财务管理效率，降低成本，实现财务数字化转型，让电子报销流程更加顺畅，欢迎拨打400 – 105 – 6505联系合思，或访问www.hosecloud.com了解更多信息。现在，你还可以免费试用我们的解决方案，亲身体验财务数字化带来的便捷与高效。
