在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升核心竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，也面临着财务数字化方面的难题。而合思，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，成功助力动力源解决财务数字化难题，提升企业运营效率，其中会计档案电子管理更是在这一过程中发挥了重要作用。
动力源：数字化转型下的财务困境
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，现实却与预期存在较大差距。多系统操作带来了极差的体验，员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，会计档案电子管理也受到影响，报销数据需财务手工录入，发票验真、查重等工作只能依靠手工操作，这就难以避免假票、错票、重票等情况的出现，大量基础性工作占据了财务人员的时间。
系统的割裂、数据的分散以及信息的滞后，使得同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，会计档案电子管理也面临着数据不集中、不及时的问题。此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂，主营通讯基站建设，业务人员高频出差，报销涉及事项和发票类型众多，稽核繁琐，不同类型费用支付方式也不同，这进一步加剧了财务工作的难度。
合思方案：系统集成与产品应用的完美融合
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这不仅实现了订单支出成本的实时归集和统计，也为会计档案电子管理提供了准确的数据基础。通过系统集成，各个系统之间的数据能够及时共享，避免了数据的重复录入和错误，提高了数据的准确性和及时性。
在产品应用方面，合思推出的无需报销模式为动力源带来了极大的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单&差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式简化了报销流程，提高了报销效率，同时也加强了会计档案电子管理的规范性和自动化程度。
合思的系统连接能力十分强大，Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，为会计档案电子管理提供了更高效的技术支持。
方案实施：优化业务流程的关键一步
合思与动力源展开财务数字化合作后，逐步实现了系统集成和产品应用的落地。首先，将各系统的数据进行同步，确保数据的一致性和准确性。这一过程中，会计档案电子管理也得到了优化，数据的集中管理使得会计档案的查询和使用更加方便快捷。
接着，借助合思的技术和平台，对动力源的业务流程进行了梳理和改造。通过优化报销流程，减少了不必要的环节，使各个环节更加顺畅和高效。在这个过程中，会计档案电子管理与业务流程紧密结合，实现了业务数据与财务数据的实时同步，为企业的财务管理提供了有力支持。
显著成果：效率提升与成本节约的双丰收
合思解决方案为动力源带来了显著的成果与效益。在效率提升方面，员工报销周期由4周缩减至1周以内，效率提升300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这得益于申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提高了员工的满意度和工作积极性。
在财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作。会计档案电子管理的自动化和规范化，也使得财务工作更加高效和准确。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策。会计档案电子管理为管理者提供了全面、准确的数据支持，有助于企业的战略规划和决策制定。
动力源评价：携手合思，共赴数字化未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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