在当今数字化浪潮中，企业面临着诸多档案管理难题，尤其是数电票时代的来临，更是带来了全新的挑战。到2025年，数电票将实现全覆盖，企业的财务档案管理必须直面这一变革。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这就意味着企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的困境。企业高管被纸质档案管理成本高、数据难分析利用的问题所困扰；财务人员则在档案数据整理上耗费大量时间，工作枯燥又繁复；业务人员面对的是报销流程的繁琐。传统纸质档案管理更是存在诸多弊端，高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本包括手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；还有高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需关注全生命周期管理闭环。
在这样的背景下，合思档案应运而生，成为企业解决档案管理难题的理想解决方案，在纸质档案转换方面具有显著优势。
合思档案产品探秘
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已累计融资超15亿元人民币。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它致力于解决企业内外交困的档案管理问题，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。其具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，能够为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。据统计，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%，极大地推动了纸质档案转换的进程。
核心功能大放异彩
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询；档案扩展解决方案可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案；费控系统连接税务系统、OA系统、资金系统等多系统；业务系统具备共享调阅解决方案和证据链完整性解决方案；数电票解决方案实现数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化；实物备查解决方案智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。
其功能模块涵盖发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等，各模块有对应的关联系统，如发票对应大数据解决方案，单据对应档案扩展解决方案等。
合思档案具备电子会计档案全生命周期管理功能。智能采集方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等采集，内部通过EAI插件、API接口等采集；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务有身份调查、全文检索等；统计分析包括进销项统计、资金统计等。多源采集功能支持接口互联，自主采集提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案，还支持手动采集和自主补录，如单张PDF大文件自动切割、自定义配置Excel导入模板等，为纸质档案转换提供了全面且强大的技术支持。
对比传统优势尽显
与传统纸质档案管理相比，合思档案在纸质档案转换上优势明显。传统纸质档案管理需要大量打印，而合思档案无需打印，应收尽收，能打破物理空间限制在线自由调阅。它预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。
传统档案管理查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，而合思档案通过关键词检索，可快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案。
传统档案管理手工装册归档重复性工作量大，合思档案具有强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。例如智能制档功能可让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。
传统档案管理电子会计凭证文件无有效管理手段，合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测 + 业务检测”，保障归档数据真实、完整、安全、可用，让纸质档案转换更加安全可靠。
应用案例见证成效
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，在纸质档案转换中发挥了巨大作用。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，成功完成了纸质档案转换。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理易损坏丢失、电子发票存档不合规范等。合思档案的单套制管理方案统一了储存，保证了业务证据链完整，实现了数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，推动了企业的纸质档案转换进程。
中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、财务账表归档装订复杂、档案利用不便等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，助力该集团完成了纸质档案转换。
合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，具有广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，能够满足企业不断变化的档案管理需求。它已经服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业和国家试点企业，获得了客户的高度认可，未来有望为更多企业提供优质的档案管理服务，帮助更多企业完成纸质档案转换。
