在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已然成为财务数智化的必行之路。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧随其后，航空运输电子客票行程单实现数字化。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证开具端已基本完成数字化适配。曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将全面得到解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化对于企业而言，是实现财务数智化的关键一步。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本和资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一行业趋势，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案检索系统。
企业财务档案管理痛点剖析
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传统档案管理迷雾重重
在市场上，众多企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点，对高效的电子会计档案解决方案有着迫切需求。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。而且，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，无法满足企业日益严格的管理要求。 -
成本与效率的双重困境
COMMUNE幻师同样面临着档案管理的难题。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，导致工作效率低下。云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案之苦，打印成本和存储成本高昂，档案资料查找困难，严重影响了企业的运营效率。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，纸质档案在整理、保管、存储、管理利用等环节都存在效率低、成本高的问题。
合思档案检索系统解决方案
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功能蓝图构建智慧档案管理
合思档案检索系统拥有完善的功能蓝图，包括便捷调阅不打印，混序归集免组装，以及电子会计档案全生命周期管理。该系统涵盖采集、制、管、用四个环节，为企业提供全方位的档案管理服务。智能采集利用外部生态和内部系统的技术，预归档服务配备集成服务、规则引擎等，基础管理涉及档案存储、检索等，档案服务可辅助审计、项目管理等。 -
精准采集确保数据完整
在档案采集方面，合思档案检索系统通过开放式接口互联自主采集，能够自动切割大文件，实现数电票的自动化解析。这一功能确保了档案数据的准确采集和高效处理，为后续的制档和管理工作奠定了坚实基础。 -
智能制档提升工作效率
档案制档环节，该系统能实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。通过智能技术的应用，大大减少了人工操作的工作量，提高了制档的准确性和效率。 -
精细管理保障数据安全
档案管理方面，合思档案检索系统可实现精准权限管控，档案目录灵活扩展，具备水印管理功能，档号符合国标要求。这些措施确保了档案数据的安全和合规性，为企业的财务管理提供了有力保障。
合思档案检索系统核心优势
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自动化归档释放人力
合思档案检索系统实现了自动化归档，告别了重复性工作，让档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用该系统后，年节约打印成本可达30万元，年节约存储成本675元，年节约档案室成本14,235元，年节约人力成本24,000元，年总节约成本高达338,910元。 -
合规性保障数据安全
通过对接标准工具包，合思档案检索系统实现了OFD文件与XBRL工具包的原生存储。同时，通过四性检验与业务校验，保证了档案原生存储的安全合规。这使得企业在使用该系统时，无需担心数据安全和合规性问题。 -
全场景数字化利用打破壁垒
合思档案检索系统能实现档案全场景数字化利用，打破了需要在同个系统上下联查、切换模块，以及切换多个系统的壁垒。用户只需一键查询，即可获取多系统凭证相关的数据及影像信息，大大提高了工作效率。
不同行业企业应用案例
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好想你：大幅降本提效
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案检索系统后，取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。 -
COMMUNE幻师：绿色高效转型
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%，实现了绿色高效的转型。 -
云南菜品牌连锁：降本增效显著
云南菜品牌连锁经营使用合思档案检索系统实现了看得见的降本增效。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。 -
金牌橱柜：精准提升档案管理
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案检索系统后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%，有效提升了档案管理的精准度和效率。
选择合思档案检索系统，开启转型之旅
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效用。
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