合思档案：解锁企业财务档案数字化管理新密码

在当今数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度扩张。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。

数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，其管理要求的特殊性，使得企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。此外，企业在推行数字化过程中，虽借助OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。只有保证档案原生性，实现电子会计档案管理，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。

传统的纸质档案管理更是存在诸多弊端。它不仅有高显性成本，像纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；还有高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙等；更存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，且需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。

在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像是企业财务档案管理在数字化海洋中的一座灯塔，助力企业应对挑战，适应数字化时代。

合思档案产品全景透视

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，犹如一位全能的档案管理专家，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它可以广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

其业务流转流程清晰且高效，从业务流转开始，经过财务入账、档案采集、档案制档、档案管理，最终到档案利用，每一个环节都紧密相连，能为企业解决内外交困的档案管理问题。例如，它可以节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性等。

合思档案还具备强大的技术实力。它支持百亿级单据量的匹配关联，拥有海量数据秒级查询能力，可灵活扩展业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。同时，它还拥有智能检测财务档案证据链完整性、主动预警异常档案等功能，为企业的档案管理保驾护航。

在数电票管理方面，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，极大地提升了数据检索便利性。

合思档案核心功能探秘

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  合思档案在多源采集方面表现卓越。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。这一系列功能确保了无论数据来源如何复杂，都能高效、准确地采集到系统中，为后续的管理和利用提供坚实基础，进一步提升了数据检索便利性。

• 智能制档：档案关联的智能魔法
  在智能制档方面，合思档案让会计档案关联规则可视化配置成为现实。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，大大提高了数据检索便利性。

• 档案管理：精细管控的智慧之钥
  合思档案在档案管理方面提供了丰富的自定义功能。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等。这些功能使得企业能够根据自身需求对档案进行精细管控，确保档案管理的规范性和高效性，也为数据检索便利性提供了有力保障。

• 档案应用：数据价值的挖掘利器
  在档案应用方面，合思档案表现得十分出色。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，提供档案借阅服务，借阅过程透明化，一键到期催还等。这些功能让档案数据“活起来”，真正发挥出数据的价值，为企业的决策提供有力支持，同时也极大地提升了数据检索便利性。

合思档案与传统管理的优势对比

• 成本对比：精打细算的财务管家
  传统纸质档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大。而合思档案就像是企业的财务管家，能为企业节约纸张成本。例如，某企业使用合思档案后节约70%纸张成本，减少100万张纸/年的打印成本，还能减少存储空间成本，如某集团型企业使用后存储空间成本减少300册/年，释放1/3空间。这充分体现了合思档案在成本控制方面的优势，让企业在档案管理上能够更加精打细算。

• 效率对比：高效运转的智能引擎
  传统纸质档案管理手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。合思档案则像一台高效运转的智能引擎，可实现100%自动归档，强大的规则匹配能力最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。同时，它还能提升检索效率，如某企业使用后检索效率提升90%，档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%。这使得企业的档案管理工作能够更加高效地完成，为企业节省了大量的时间和精力，进一步提升了数据检索便利性。

• 合规对比：合规管理的坚实护盾
  传统纸质档案管理电子会计凭证文件无有效管理手段，存在高合规风险。合思档案符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理，其“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案保障归档数据真实、完整、安全、可用。如某企业使用后合规性管理达到100%。合思档案就像是企业合规管理的坚实护盾，为企业的档案管理提供了可靠的保障，让企业能够安心发展。

• 数据利用对比：数据价值的挖掘大师
  传统纸质档案管理档案数据没有汇总整理，难以分析利用。合思档案能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。其多维度、多视角、多渠道的档案调阅功能便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，提升了数据检索便利性，为企业的决策提供了有力支持。

合思档案应用案例展示

• 某企业：化繁为简的数字化转型之路
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，简化装订流程。帮助企业实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了，企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本，同时也提升了数据检索便利性。

• 某集团型企业：标准化管理的成功典范
  某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现安全合规存储，进行业务完整性检测，推进单套制落地。帮助企业实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少，纸张打印成本减少，数据检索便利性也得到了显著提升。

• 某企业：数据整合的高效解决方案
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。帮助企业统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现全生命周期管理，如预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，极大地提升了数据检索便利性。

• 某民办教育集团：智能管理的创新实践
  某民办教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，查阅繁琐。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。帮助企业以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，提升了数据检索便利性。

合思档案能帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。通过其多种功能和解决方案，为企业带来显著的降本增效、合规管理等优势。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在企业数字化转型中发挥重要作用，未来有望帮助更多企业实现业财融合，提升管理能效，实现企业效益最大化。

合思档案秉持以客户为中心的服务理念，不断聆听用户需求进行产品迭代，以更好地服务企业，让更多企业享受数字化转型带来的降本增效成果。随着市场的发展和企业需求的不断变化，合思档案将持续创新和完善，为企业提供更优质的财务数智化服务。合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，具备广泛的服务能力和强大的技术支持，能够为不同地区、不同规模的企业提供专业的电子会计档案管理解决方案，推动企业数字化转型的进程。

如果您也想体验合思档案带来的数据检索便利性以及诸多优势，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化新篇章。