在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的逐步推进以及电子凭证会计数据标准的正式发布，电子凭证全面数字化应用的大幕已然拉开。然而，企业在这一转型过程中却面临着重重挑战，宛如跨越一道道数字鸿沟。
电子凭证的类型繁多、格式杂乱，不同系统之间的协同困难，以及凭证易丢失等问题，严重阻碍了单位会计数字化转型的进程。而且，在电子凭证入账时，部分企业存在逆数字化、伪数字化和非数字化等错误做法，这不仅影响了企业自身的财务管理效率，更对经济社会数字化转型的成效产生了不利影响。通过调研发现，企业员工、高管以及财务工作人员对电子凭证相关的发票存档政策认知不足，不少企业尚未意识到电子凭证数字化转型的紧迫性。在纸电凭证混合的时期，企业在会计凭证存储方面仍停留在传统的纸质档案阶段，这使得合规风险难以得到有效控制。
面对这些挑战，合思作为一家专业的信息技术公司，凭借其先进的技术和丰富的经验，为企业提供了一套全面的解决方案，助力企业顺利跨越数字鸿沟，实现电子凭证数字化转型。
世界500强旗下教育服务品牌的困境与挑战
某世界500强旗下的教育服务品牌，在业务蓬勃发展的同时，也面临着诸多与发票存档政策相关的难题。该企业拥有多个业务和财务系统，这些系统相互独立，数据无法实现互通。这就导致结构化数据的提取变得异常困难，员工在处理电子发票时，需要花费大量的时间进行打印、查重和验伪，不仅耗费了大量的纸张，还降低了工作效率。
实物存档也是该企业面临的一大痛点。大量的纸质档案占用了较多的物理空间，企业需要安排专人进行管理，这无疑增加了企业的运营成本。然而，即便投入了大量的人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着巨大的合规风险。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长久，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿以及报表的装订要求极高，这使得财务人员需要花费大量的时间和精力来完成这些工作。同时，实物凭证与业务分散存放，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人同时借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思全生命周期电子化会计档案管理方案破局
合思针对该企业的痛点和挑战，推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案具有广泛的档案数据来源，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS以及实物档案等多个方面。合思拥有40种以上的自动封装接口，能够广泛连接异构系统，企业无需进行任何开发，即可轻松介入，确保档案应收尽收。
在接口传输方式上，合思提供了多样化的选择。既可以通过影像支撑实现数据的传输，也可以利用外部设备进行扫描，还支持人工上传。这种多样化的传输方式，满足了企业不同场景下的需求，确保数据能够及时、准确地录入系统。
合思的方案实现了自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁以及权限监控等一系列功能。会计类档案管理范围广泛，不仅涵盖了企业内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这一方案，企业能够实现对会计档案的全面、高效管理，有效降低合规风险。
合思方案带来的显著成果
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在档案查询方面，实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主的方式简便高效。员工无需再花费大量时间在堆积如山的纸质档案中寻找所需资料，只需在系统中输入关键词，即可快速定位到所需档案。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数的增长，管理效能得到了大幅提升。同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。
合思解决方案优势与未来展望
合思的财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，合思的平台能够推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
电子凭证数字化转型以数字技术与业财深度融合为抓手，推动财务管理从信息化向数字化、智能化转型，实现全社会会计无纸化、生态化建设。合思具有丰富的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集、审核对账等，还能够为企业提供定制化服务，并持续进行更新升级。这些优势使得合思赢得了众多客户的信赖和好评。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战和机遇，电子凭证数字化转型已成为企业提升竞争力的关键。合思的解决方案能够帮助企业更好地适应发票存档政策的要求，提高财务管理效率，降低合规风险。
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