在当今企业运营的复杂环境中，财务档案管理犹如一座无形的大山，给企业带来了诸多困扰。传统的纸质档案管理办法存在明显短板，无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，根本无法满足现代企业的管理要求。就像好想你健康食品股份有限公司，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。
档案管理成本居高不下也是一个突出问题。报销、采购付款等业务流程，都需要进行打印、整理、装订及归档等操作，不仅占用了大量的库房空间，还增加了人员管理成本。而且，借阅流程及实物借出十分繁琐，高新兴科技集团就深受其害。
档案利用效率低下同样不容忽视。目前，企业查询相关发票、收付款凭据及其他附件的难度较大，需要耗费大量的人力，并且不能实现跨系统调阅，高新兴科技集团就是典型例子。此外，报销周期长、流程繁琐也让企业头疼不已，COMMUNE幻师门店报销周期长达2个月，杭州西湖城市建设投资集团发票报销周期长达1个月。
面对这些痛点，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为数电票管理提供了全新的解决方案。
数电票管理的创新之道：合思档案解决方案概述
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。在数电票管理方面，它有着独特的优势。
合思档案通过开放式接口互联实现自主采集，对于大文件能够自动切割，对数电票进行自动化解析。它还能智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，实现全流程的合规化、自动化、数字化。
在档案管理方面，合思档案可对档案进行精准权限管控，档案目录能够灵活扩展，具备水印管理功能，档号符合国标要求。同时，它支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。其电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，从采集、制档、管理到利用的全生命周期进行管理，为数电票管理提供了坚实的保障。
数电票管理的核心利器：合思档案功能亮点
- 便捷调阅，全生命周期管理
合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装的电子会计档案全生命周期管理。在数电票管理中，它通过智能采集，借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，确保数电票信息的准确获取。预归档服务集成了多种服务，包括规则引擎、元数据服务等，为后续的管理打下坚实基础。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等环节，档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，全方位保障数电票管理的高效进行。 - 自动制档，释放财务精力
合思档案能够自动制档，有效释放财务人员的精力。在数电票管理中，凭证数据可以自动匹配组装，业务检测保障了证据链的完整。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据，大大提高了数电票管理的效率。 - 全场景数字化利用
合思档案打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，实现了档案全场景数字化利用。在数电票管理中，用户可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，为企业的财务管理提供了极大的便利。 - 数据联合穿透，精准定位档案
通过数据联合穿透和多维检索条件，合思档案能够快速定位所需档案。在数电票管理中，通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，让企业能够迅速找到所需的数电票信息。
数电票管理的显著收益：使用合思档案的价值体现
- 成本节约显著
使用合思档案进行数电票管理，能够为企业带来显著的成本节约。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，年总节约成本达338,910元，其中包括打印成本、存储成本、档案室成本和人力成本等。在数电票管理中，减少了纸张的使用和人工操作，降低了各项成本。 - 效率大幅提升
合思档案能够大幅提升企业在数电票管理方面的效率。好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时；高新兴科技集团的归档效率提升了90%。在数电票管理中，快速的归档和查询功能，让企业的财务管理更加高效。 - 合规性增强
通过对接标准工具包，合思档案实现了OFD文件与XBRL工具包原生存储，通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。在数电票管理中，确保了数电票的合规性，为企业的财务安全提供了保障。例如中文天地出版传媒，在使用合思档案后，数电票管理更加合规。 - 低碳可持续发展
杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案进行无纸化改造，仅在单据打印方面每年就可节约10万张A4纸，相当于森林中40颗大树，约等于650kg二氧化碳。在数电票管理中，减少了纸张的使用，实现了低碳可持续发展。
数电票管理的典型场景：合思档案的应用实践
- 财务报销场景
在财务报销场景中，合思档案让员工无需打印单据，实现线上报销。云南菜品牌连锁经营企业的员工反馈“报销再也不需要打印任何单据~告别复杂，报销不再费神！无纸化为业务发展带来便捷”。在数电票管理中，员工可以直接上传数电票进行报销，提高了报销效率。 - 审计场景
在审计场景中，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，提升了审计效率。在数电票管理中，准确的数电票档案数据为审计提供了有力支持。 - 档案查阅场景
合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。高新兴科技集团在使用合思档案后，档案利用更便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。在数电票管理中，方便的查阅功能让企业能够及时获取所需的数电票信息。 - 业财融合场景
在业财融合场景中，合思档案提高了总部和门店的业财融合效率。云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，提高总部&门店业财融合效率80%。在数电票管理中，实现了业务与财务数据的有效融合，为企业的决策提供了有力支持。
数电票管理的成功见证：客户案例分享
- 好想你健康食品股份有限公司
好想你健康食品股份有限公司通过合思档案打破壁垒，数据同源，实现一键联查，工作效率有效提升。在数电票管理中，能够快速准确地获取数电票信息。自动组装功能让审计更加便捷，借助虚拟档案库房和二维码实现电子与实物匹配，预计减少综合成本20万元/年。 - COMMUNE幻师
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统，实现自动化归档和财务数据分析。在数电票管理中，实现了数电票的自动归档和分析。去人工化减少人力成本50%，资产化深度分析档案数据满足内审需求，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。 - 金牌橱柜家居科技股份有限公司
金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案统一存储，打破数据孤岛，整合四证。在数电票管理中，实现了数电票的统一管理。搭建业务证据链，实现业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性100%。 - 帆书
帆书全量财务档案数字化存储，电子&实物档案高度关联，线上化管理各类数据。在数电票管理中，实现了数电票的数字化存储和高效管理。财务结账效率提高50%，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，值得企业信赖。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也想在数电票管理方面实现突破，开启财务数智化转型之路，不妨选择合思档案。您可以通过电话400 – 105 – 6505、网址www.hosecloud.com进一步了解合思档案，也可以扫描二维码了解更多案例。现在，您还可以免费试用合思档案，体验其强大的功能和卓越的价值。
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