在数字化浪潮席卷的当下，我国电子凭证改革正以惊人的速度推进。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这个关键的历史节点，合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，肩负起了时代赋予的使命。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，为企业提供了一套卓越的智慧财务管理方案。
电子凭证无纸化大势所趋
电子凭证全流程无纸化已成为财务数智化的必由之路。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，优化管理流程、降低运营成本成为了企业生存和发展的关键。电子凭证全流程无纸化正是解决这些问题的一把金钥匙。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，其数字化程度直接关系到企业财务管理的效率和质量。只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务管理的数字化转型。电子凭证全流程无纸化不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。合思档案的出现，正是顺应了这一市场趋势，为企业提供了智慧财务管理方案。
传统财务档案管理痛点剖析
在传统财务档案管理模式下，企业面临着诸多问题和挑战。
以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于档案管理方式的落后，档案遗失的情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足企业的管理要求。
高新兴科技集团也面临着类似的问题。该集团的档案管理成本居高不下，报销、采购付款等业务流程需要打印、整理、装订及归档，占用了大量的库房人员管理成本，借阅流程及实物借出也十分繁琐。而且，档案管理存在隐患，电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。此外，档案利用效率低下，公司查询相关发票、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和质量，急需一套智慧财务管理方案来解决。
合思档案解决方案整体策略
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了一套全方位的智慧财务管理方案。
合思档案实现了全流程的合规化、自动化、数字化。在档案采集方面，采用开放式接口互联·自主采集的方式，能够实现大文件自动切割·数电票自动化解析，确保档案采集的高效、准确。在档案制档环节，具备智能关联·自动组装的功能，能够进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证档案制档的质量和规范性。在档案管理方面，实现了精准权限管控·档案目录灵活扩展，采用水印管理·档号符合国标要求，确保档案管理的安全性和规范性。在档案利用方面，提供多维检索·一站式预览的服务，支持在线借阅·异构系统联查，实现实物混序归档·可视化盘点档案数据，提高档案利用的效率和便捷性。
合思档案核心功能模块揭秘
合思档案的功能蓝图十分强大，为企业提供了便捷调阅不打印，混序归集免组装的服务。其涵盖了电子会计档案全生命周期管理，包括采集、制、管、用四个环节。
在智能采集方面，涵盖了外部生态（如 OCR 识别、RPA 技术等）和内部系统（如 EAI 插件、API 接口等），能够实现高效、准确的档案采集。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的后续处理提供了有力支持。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等环节，确保档案管理的规范性和安全性。档案服务包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供了全方位的支持。
业务层方面，包括内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA 系统、CRM、SRM 等，还涵盖核算系统的财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，为企业的财务管理提供了丰富的应用场景。合思档案的这些核心功能模块，构成了一套完整的智慧财务管理方案。
合思档案独特竞争优势凸显
合思档案相较于其他同类产品，具有诸多独特的优势。
合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，这体现了其强大的资金实力和技术研发能力。有了充足的资金支持，合思能够不断投入研发，提升产品的性能和功能，为企业提供更优质的智慧财务管理方案。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供更广泛、更及时的服务。无论企业位于何处，都能及时获得合思的技术支持和服务，确保企业的财务管理工作顺利进行。
合思档案成功案例见证价值
众多企业使用合思档案后，都取得了显著的收益。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在人力耗时方面大幅减少。减少了 90%的人工耗时，总部接收减少了 80%的管理耗时，借阅管理减少了 67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本 20 万元。这充分体现了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的显著效果。
COMMUNE 幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了 88%，存储空间节省了 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升了 300%。这些数据直观地展示了合思档案在节能减排、提高财务管理效率方面的巨大优势。这些成功案例充分证明了合思档案是一套行之有效的智慧财务管理方案。
合思档案引领财务数智化未来
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，他们通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更有效的作用。
合思档案在推动企业财务数智化转型中发挥着重要的作用。它不仅解决了企业在传统财务档案管理中面临的诸多问题，还为企业提供了一套全方位的智慧财务管理方案，帮助企业提高财务管理效率和质量，降低运营成本，实现可持续发展。
展望未来，随着电子凭证数字化转型的不断深入，合思档案有望进一步推动我国电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。我们希望《电子会计档案实践案例集》能够为更多企业提供借鉴和参考，共同推动我国电子凭证数字化转型的进程。
