在数字化浪潮席卷的当下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标近在咫尺，企业不得不直面这一全新挑战，加快信息化建设的步伐。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业不同角色都被财务档案管理问题所困扰。企业高管看着花费巨大成本管理的纸质档案，不仅占地空间大，而且档案数据难以分析利用，如同坐拥一座信息孤岛却无法挖掘宝藏；财务人员则深陷档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对枯燥繁复的泥潭，宝贵的时间和精力被大量消耗；业务人员在报销纸质票据时，繁琐的流程让他们苦不堪言，时间都浪费在了流程之中。
企业在推行数字化的过程中，虽然通过各类系统解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题以及数据存储线下载体问题依旧顽固，成为企业全面数字化进程中的绊脚石。同时，纸质档案管理还存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
面对这些行业痛点，合思档案应运而生，为企业提供了全方位的档案管理解决方案。
角色定制：满足多元需求
合思档案充分考虑企业不同角色的需求，为各角色提供了精准的解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的财务助手，能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，为企业决策提供有力支持，助力企业决策数智化，实现降本增效和绿色低碳运营。在当前经济环境下，每一份资源都弥足珍贵，合思档案帮助企业充分发挥财务档案的价值，让企业在竞争中占据优势。
归档员/财务人员使用合思档案后，工作效率大幅提升。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源、全流程透明流转。这样一来，不仅便于监控、分析，还能轻松完成档案管理，提高档案利用效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业创造更多的效益。
外部审计人员也能从合思档案中受益。它实现了档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，节省了双方的时间和精力。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。无论是何种类型的档案，合思档案都能轻松应对，为企业提供全面、高效的档案管理服务。
核心功能：凸显独特优势
合思档案的核心功能与优势，使其在档案管理领域脱颖而出。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部通过EAI插件、API接口等方式采集，还支持人工补录和采集任务。这使得它能够实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理，无论是来自外部的发票数据，还是内部业务系统的单据信息，都能被准确、快速地采集到系统中，为后续的档案管理工作奠定坚实的基础。
智能制档方面，合思档案通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置。不同核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，通过字段映射让查询更便捷，用户可以快速准确地找到所需的档案信息，提高了工作效率。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是合思档案保障档案质量的重要手段。它按照财政部、档案局规定对财务数据文件及其业务关系进行可用性、真实性、完整性、安全性检测，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的上下游检测。这确保了企业的财务档案符合相关规定，具有高质量和可靠性，为企业的合规运营提供了有力保障。
在档案管理功能上，合思档案同样表现出色。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等，确保企业的档案数据安全。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类和字段维护，满足企业多样化的档案管理需求。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式且支持扩展性，方便企业对档案进行有序管理。
实际应用：彰显卓越价值
合思档案在不同企业的应用场景中，都展现出了卓越的实际效果和价值。
对于年单据量2.6亿的企业来说，合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。它实现了多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等功能，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，大大提高了工作效率，节省了企业的时间和成本。
世界上最大的重型装备制造商之一，通过合思档案的单套制管理方案，解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一等问题。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，减少了存储空间和纸张打印成本，为企业的可持续发展做出了贡献。
某企业通过合思档案的单套制管理方案，解决了低效的档案管理现状和档案管理痛点。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，查询耗时减少80%。企业的档案管理变得更加高效、便捷，为企业的发展提供了有力支持。
中国最大的K12民办教育集团之一，通过合思档案的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询。在电子票据查询方面，也变得更加高效准确，为企业的财务管理提供了有力保障。
在当前经济环境下，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。众多客户如广东某高校、中交集团、海亮教育、徐福记等都选择了合思档案，并取得了良好的成效。如海亮教育共享单位数量增加、凭证自动化率提高，徐福记全集团无纸化、管理效率提升等。
合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息，方便企业咨询和合作。如果您的企业也正在为财务档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，开启企业财务档案管理的数字化新时代。现在就可以免费试用合思档案，体验其卓越的功能和价值，让企业的档案管理更加高效、合规、智能。
