合思档案：引领会计电子报表数字化管理新风尚

在数字化浪潮的席卷下，会计电子报表的管理正经历着前所未有的变革。随着数电票的快速扩张，企业在财务档案管理方面面临着诸多挑战。到2025年，数电票将实现全覆盖，这意味着企业的财务档案管理需要直面新的难题，信息化建设亟待加强。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，企业不同层级人员都面临着各自的档案管理困境。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大而烦恼，且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，浪费了不少时间。

同时，纸质档案管理存在着诸多问题。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，还需要大量的档案室和档案柜等存储空间。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。此外，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

虽然从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，在归档、储存环节并未完全解决纸质文件储存问题，还有数据存储线下载体的问题，只有保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。而合思档案，正是为解决这些问题而生。

领先方案解锁多元档案管理场景

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。

单套制解决方案带来了诸多便利。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，能够全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案不打印，保证了档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可根据企业需求自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。这一系列方案为会计电子报表的管理提供了坚实的支撑。

核心功能铸就档案管理强大优势

• 多源采集：灵活高效汇聚数据
  在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这使得会计电子报表的数据采集更加全面、灵活。

• 智能制档：精准关联提升效率
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，为会计电子报表的准确性提供了保障。

• 档案管理：精细配置灵活拓展
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这使得企业对会计电子报表的管理更加精细、灵活。

• 档案应用：深度挖掘数据价值
  档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，借阅人可在线查看，支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，充分挖掘了会计电子报表的数据价值。

真实案例见证卓越管理成效

• 案例一：大型企业高效管理转型
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，管理自动化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次、单据与单据关联次数800亿次，会计电子报表的管理效率大幅提升。

• 案例二：集团企业标准化落地
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档+银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效突出，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保、积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年、释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，会计电子报表的管理更加规范、高效。

• 案例三：企业数据整合与共享
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，会计电子报表的管理实现了质的飞跃。

• 案例四：教育集团流程简化与效率提升
  某中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅等问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，会计电子报表的管理更加顺畅。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案服务了众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，获得了客户的高度认可。如海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%；徐福记全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升。

如果您的企业也在为会计电子报表及档案管理难题而困扰，不妨选择合思档案。您可以拨打400 – 105 – 6505电话咨询合思档案相关信息，也可访问网站www.hosecloud.com了解更多详情，还能通过扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码获取相关资讯。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，方便您与合思进一步沟通交流，获取专业的档案管理解决方案。现在，您可以免费试用合思档案，开启会计电子报表数字化管理的新篇章！