合思档案：提升出差报销合规性，开启财务档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的商业世界，企业面临着前所未有的挑战与机遇。尤其是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理正面临着新的严峻考验，信息化建设的短板亟待补齐。

数电票时代，企业不仅要对发票进行验签、解析，还需以XML格式存档，同时XBRL文件要求写入财务入账信息。这一切都表明，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合的现状，让企业不同角色都深陷档案管理的困境。企业高管为纸质档案管理成本高昂、占地空间大而发愁，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气，整理档案不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交，流程繁琐，浪费了大量的时间。

除此之外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。在这样的背景下，出差报销合规性提升成为企业亟待解决的问题。

合思档案解决方案：多角色共赢的智慧之选

合思档案犹如企业财务档案管理的一把金钥匙，为解决上述痛点提供了全方位的解决方案，让不同角色都能从中受益，有效提升出差报销合规性。

对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。它提升了企业财务档案的利用效率，深入挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业的数字化转型打下坚实基础，在市场竞争中占据有利地位。

归档员/财务人员使用合思档案，工作效率将大幅提高。他们可以告别重复低价值的工作，实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。这样一来，轻松完成档案管理不再是梦想，档案利用效率也得到了显著提升，出差报销的合规性也能更好地把控。

外部审计人员通过合思档案，能实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，确保出差报销等财务流程的合规性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为出差报销合规性提升提供了有力保障。

合思档案功能：全方位覆盖的管理利器

合思档案功能强大，涵盖了多个层面，为企业的财务档案管理提供了全面的支持，有助于提升出差报销合规性。

在内部产生的会计资料方面，包括记账凭证、报销单据、审批单据、会计账薄、会计报表、销售订单等；外部系统涉及核算系统（费控系统、资金系统等）；业务层有银行回单、银行流水、进项发票、销项发票、财政票据、完税证明等。

电子会计档案全生命周期管理是合思档案的一大特色。它包括智能采集，外部生态有规则引擎、业务映射等，内部有EAI插件、API接口等；预归档服务，如自动归档、业务检测等；基础管理，像档号管理、账套管理等；档案服务，例如身份调查、全文检索等；以及统计分析，如进销项统计、资金统计等和应用层，如辅助审计、证据方案库等。

多源采集方面，合思档案支持接口互联自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持手动采集自主补录，提供多种便捷手动数据补录方式，确保出差报销相关数据的准确采集。

智能制档通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，还具备字段映射功能，让查询更便捷，进一步保障出差报销合规性。

合思档案核心亮点：独特优势铸就卓越品质

合思档案具有诸多核心亮点，在提升出差报销合规性方面展现出独特的优势。

便捷调阅不打印，混序归集免组装。它打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地，也让出差报销相关档案的查阅更加便捷合规。

大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为出差报销合规性审核提供了强大的数据支持。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，确保出差报销的每一个环节都合规。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，为出差报销合规性管理提供了有力的工具。

合思档案价值：多维度提升企业竞争力

合思档案能为企业带来显著的价值，从多个角度体现了其重要性，对出差报销合规性提升也有着积极的影响。

显著的降本增效是合思档案的一大价值体现。企业可以彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。这使得企业能够更有效的“收紧钱袋子”，将资源投入到更有价值的业务中。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足了企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路。它让数据在各个环节之间顺畅流通，为企业的财务管理提供了更全面、准确的信息，有助于提升出差报销合规性。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过对出差报销等财务数据的分析，企业可以发现潜在的问题和风险，及时调整管理策略，确保出差报销的合规性。

资源重组，实现企业效益最大化。合思档案实现前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。这使得企业在出差报销等财务管理方面更加高效、规范，提升了企业的整体竞争力。

合思档案典型使用场景：多业务环节的成功实践

合思档案在多个典型使用场景中发挥了重要作用，有力地提升了出差报销合规性。

在报销业务场景中，涉及发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节，合思档案可实现发票、报销单、回单、凭证等的关联匹配和证据链完整性检测。这确保了出差报销的每一个环节都有清晰的记录和完整的证据，提升了报销的合规性。

数电票业务场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。这对于出差报销中涉及的数电票处理提供了便捷、合规的解决方案。

实物档案管理场景中，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架、集团共享批量作业、极简管理低碳环保等场景。这使得出差报销相关的实物档案管理更加规范、高效，提升了合规性。

审计场景里，外部审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。这确保了出差报销等财务流程在审计过程中的合规性。

合思档案成功案例：真实数据见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的成效，进一步证明了其在提升出差报销合规性等方面的有效性。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次等。这使得该企业在出差报销等财务档案管理方面更加高效、合规。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。该企业在使用合思档案后，出差报销等财务流程的合规性得到了有效提升。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。这使得该企业在出差报销等财务管理方面更加规范、高效，合规性得到了保障。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等环节的低效问题，合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。该集团在使用合思档案后，出差报销等财务流程更加合规、便捷。

合思档案市场定位与差异化优势：独特地位引领行业发展

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。这使得合思档案在提升出差报销合规性方面具有更强的适应性和竞争力。

合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有灵活承接、持续迭代的能力。这为企业提供了个性化的档案管理解决方案，有助于更好地满足企业在出差报销等方面的合规性要求。

合思档案在电子会计档案管理方面拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，且国家四部委官方试点100%成功验收。这些都证明了合思档案的专业性和可靠性，为企业提升出差报销合规性提供了有力保障。

结语：拥抱合思档案，开启高效合规之旅

合思档案凭借其卓越的解决方案、强大的功能、独特的亮点和显著的价值，成为企业提升出差报销合规性、解决财务档案管理痛点的理想选择。它助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业享受数字化转型带来的降本增效，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和完善产品功能，持续满足企业日益增长的财务档案管理需求，为更多企业提供更优质的服务。

如果您的企业也想提升出差报销合规性，享受高效的财务档案管理解决方案，不妨立即行动起来。现在就拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序，免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新时代。