合思助力企业财务数字化转型,高效费用使用审批解决方案

合思助力企业财务数字化转型,高效费用使用审批解决方案
在当今风起云涌的数字化浪潮中,企业正面临着财务数字化转型的迫切需求。随着企业数字化转型的推进,众多企业在财务收支管理、费用报销、预算管控等领域遭遇诸多挑战。多系统林立造成数据孤岛,报销流程繁琐低效,费用管控困难重重,这些问题严重制约了企业的运营效率和成本控制。企业迫切需要一套高效的财务数字化解决方案,以实现财务数据的互联互通和精细化管理,提高财务工作效率和决策的准确性。

北京合思信息技术有限公司,简称“合思”,原易快报,自2014年创立以来,始终致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其凭借敏捷的财务收支管理平台,助力企业挖出更多净利润,为企业的财务数字化转型提供了有力支持。

行业背景与痛点:企业财务数字化转型的困境

在企业财务数字化转型的征程中,众多痛点如影随形。大量自研系统难以整合,传统手工报销模式弊端丛生。多系统操作体验差,手工录入合规性难以保证,系统割裂、数据分散、信息滞后等问题,让企业在财务处理上陷入困境。

业务覆盖面广、报销模式复杂,组织架构复杂、各主体流程繁复,使得企业在成本增效方面的需求难以满足。支出散落于多个系统,预算统计难以收口,对公付款与合同管理脱节,票款进度难以把控,集团化管理、发票人工校验和账务处理工作量巨大。

企业高速发展过程中,业务成本管控对财务提出了更高要求。新员工对差旅流程标准和规范不了解,超标现象时有发生,导致差旅成本居高不下。报销流程漫长,审批缓慢,手工填写报销单难以规范,效率低下,多级审批周期长且进度不透明,财务人员审核票据费力,项目费用统计滞后,核算困难。

对公业务扩增,财务稽核做账压力增大,发票核验工作繁重,报销单均为手工录入凭证,支付合同数据统计复杂时效性低。同时,一些企业对数据安全有较高需求,已有财务系统不能连接外网,需要将费控报销系统数据安全导入现有财务系统中,并自动生成财务凭证。多系统应用,信息流转依靠人工卷抄,业务数据不连贯,重复工作多。

信息孤岛难整合,各系统之间独立运转,信息利用率低,对企业管理者决策的贡献有限。费控标准不统一,针对不同部门、不同事项,费控管理维度相对灵活,因公报销如设置单一标准,则难以与业务需求匹配。员工报销流程繁琐,归档核对耗时较长,移动端报销信息填写不便,关键信息需手工录入,耗时较长且误填率较高,财务花费大量精力审核单据、凭证,整理归档耗费较长时间。费用使用审批在这样的环境下,也变得困难重重。

引出解决方案:合思打造全面财务数字化方案

面对企业的诸多痛点,合思提供了全面的财务数字化解决方案。

系统集成方面,合思打破数据孤岛,告别多系统繁复操作。通过将HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步,将BPM系统中的订单数据与合思费控同步,实现订单支出成本的实时归集和统计,让费用使用审批更加顺畅。

无需报销模式,颠覆性重塑商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票,幸福感提升,消费受申请单和差标管控,消费即合规。财务统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单,发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档,极大地简化了费用使用审批流程。

预算管控上,合思整合第三方管控逻辑,实现跨系统预算管理。通过单据信息的转换,按法人实体、成本中心、费用科目等维度,在第三方系统内进行预算校验,检验完成后返回校验结果,未超标默认继续审批,超预算提交实时预警,有效控制费用使用审批。

发票智能校验,合思费控支持发票完整识别、极速导入、高效验真、发票复核、价税分离、认证抵扣,多种发票使用规范等,提高发票识别效率,为费用使用审批提供准确的数据支持。

自动生成凭证,通过标准EAI插件对接ERP系统,自动生成财务凭证,无需人工操作,提高财务核算效率和准确性,保障费用使用审批的合规性。

针对不同企业的具体痛点,合思还提供定制化解决方案。为派克新材提供高效流程、便捷支付的解决方案,包括移动审批,AI技术OCR自动识别,审批流程透明化、线上化,借助OCR自动识别照片的发票信息,提高报销效率同时解放员工贴票的麻烦,保证信息准确,减少手工填单工作量。发票自动验真、查重,凭证自动生成,解决电子发票重复报销的问题,帮助企业从源头控制发票的不合规现象,系统审核控制,分担财务人员的审核压力,内外网设置,解决通讯问题,通过EAI接口自动生成ERP系统会计凭证,提高财务工作效率。银企直联、打通业务与付款,实际业务与付款打通,实时在线获取公司、部门、个人及费用发生情况,财务一键付款,大大提升了工作效率及数据准确性,实时掌握未付、应付、已付业务数据,避免错付、重付、漏付等问题的出现,优化费用使用审批流程。

为可孚医疗提供费用事前控制的解决方案,员工在合思费控中直接发起流程,对款项流程状态实时掌控,出差申请的单据提交即可进行费标和预算控制,让费用使用审批更具前瞻性。

为赛傲生物提供项目管理过程的解决方案,在立项申请过程中,关联项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等相关键信息,同时自动生成项目台账,任何涉及项目主计划内容变更,结合项目变更管理提交申请,并调整项目台账的基础信息,日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请,匹配到对应的项目预算包,并做自动管控,同时会把执行过程记录在项目的费用台账,直接跟踪项目费用的进度,使费用使用审批更加精准。

为泽璟制药定制化搭建“专家库与活动”解决方案,高效管理医疗专家库信息及费用,监测市场活动各项收支情况。包括3大台账,灵活管理专家库、市场活动及设备;5个模块,穿透市场活动管理全周期,提供市场活动从立项到结果、从费用申请到报销的全生命周期单据模板,即开即用,同时支持企业定制化修改,单据审批通过后,自动在市场活动台账内创建数据、实时同步,将企业管理置于数字化流程、高效便捷,完善费用使用审批的管理维度。

产品功能概览:合思产品的强大功能体系

合思产品拥有丰富的功能,为企业的财务数字化管理提供全方位支持。

合思费控具有多系统集成、无需报销、预算管控、发票智能校验、自动生成凭证等功能,可实现费用申请、报销、审核、归档等全流程管理。支持移动审批、AI技术OCR自动识别、发票自动验真、查重等,提高报销效率和财务工作效率,加强费用管控和合规性,优化费用使用审批流程。

合思商城提供海量资源同屏聚合比价功能,员工可在商城预订机票、火车票、酒店等,因公消费无需垫资、无需开票、无需提单,从而无需报销,消费受申请单和差标管控,消费即合规,财务统一对账结算,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单,发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档,让费用使用审批更加轻松。

合思BI可提供多维度的报表数据实时同步功能,支持实时查询单一维度、多维度费用情况。根据权限设定,各部门主管可查看自己部门实时费用,并能查阅相关单据,还可以根据需求自定义查询报表,为管理层提供及时的数据决策依据,帮助企业进行费用分析和预算控制,辅助费用使用审批决策。

银企直联功能可实现实际业务与付款打通,实时在线获取公司、部门、个人及费用发生情况,财务一键付款,大大提升了工作效率及数据准确性,实时掌握未付、应付、已付业务数据,避免错付、重付、漏付等问题的出现,保障费用使用审批的资金安全。

开放平台支持标准化方式对接第三方系统,从而打破数据流转壁垒,待审批信息自动同步各部门负责人,业务数据跨系统同步应用,加快业务处理和数据统计效率,实现系统间的数据联动和信息共享,促进费用使用审批的协同性。

ERP互联功能可通过标准EAI插件对接ERP系统,自动生成财务凭证,无需人工操作,实现财务数据的自动传输和处理,提高财务核算效率和准确性,保证费用使用审批的财务合规性。

产品核心亮点:合思产品的独特优势

合思产品具有众多核心亮点,使其在市场中脱颖而出。

合思拥有广泛连接的生态,可与HR系统、BPM系统、OA系统、ERP系统、TMC系统、银企直联等多系统进行集成,实现数据的互联互通和实时同步,打破数据孤岛,提高企业的协同工作效率和管理水平,让费用使用审批在多系统间顺畅流转。

采用双轮驱动的模式创新,既注重产品功能的不断优化和升级,又强调与客户的深度合作和定制化服务。能够根据企业的不同需求和业务场景,提供个性化的解决方案,满足企业多样化的财务数字化需求,为费用使用审批提供个性化支持。

无需报销的解决方案是合思的一大核心亮点,让员工真正感受到数字化便利。业务人员因公消费免垫资、免开票,幸福感提升,消费受申请单和差标管控,消费即合规,财务统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单,发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档,大大简化了报销流程,提高了报销效率和员工满意度,优化费用使用审批体验。

合思具有高效的系统集成能力,能够快速、稳定地与企业现有的各种系统进行对接,实现数据的无缝流转和共享,减少人工操作和数据重复录入,提高工作效率和数据准确性,为企业的财务数字化转型提供有力支持,保障费用使用审批的高效性。

产品价值体现:合思产品为企业带来的显著价值

合思产品为企业带来了多方面的价值。

在提升效率方面,合思产品可大幅提升企业的报销效率、财务核算效率、审批效率等。动力源员工报销周期缩短3周,效率提升300%;汉威科技集团财务核算效率提升60%,财务付款效率提升90%;派克新材报销效率提升90%,项目报表产出效率提升50%,核算效率提升6倍等,让费用使用审批更加高效。

降低成本上,通过优化报销流程、加强费用管控、减少人工操作等方式,降低企业的财务人力成本、差旅成本、采购成本等。赛傲生物差旅预算节省100万元;尚品食品通过合思商城预定机票等条目,聚合多个商旅平台的价格,让比价省时省事,降低差旅成本,使费用使用审批更加经济。

加强管控方面,实现对费用的事前、事中、事后全程管控,加强对公业务管控、预算管控、合同管理等。汉威科技集团对企业业务管控极致提升,实现预算管控前置,有效防止费用管控失控;中亦科技打通费控报销全链路,将费控管理操作环节大幅压缩,以数字化手段助力企业费用管控真正实现由事后“控制向事前”、“事中”控制转变,让费用使用审批更加严格。

合规经营上,保证财务数据的真实性、准确性和及时性,杜绝假票、错票、重票等问题,满足企业财税合规的监管要求。合思费控支持发票完整识别、极速导入、高效验真、发票复核、价税分离、认证抵扣,多种发票使用规范等,提高发票识别效率,帮助企业从源头控制发票的不合规现象,确保费用使用审批的合规性。

数据安全方面,针对企业的数据安全需求,提供安全可靠的解决方案。为派克新材定制化开发了两套“EAI Pro”功能,全面提升财务数据传输过程中的安全性;合思系统具有较高的安全性,通过建立多重安全保护体系,实现信息提报传输过程中,对“信息边界”中的有关部件实现用户身份识别和认证功能,防止数据泄漏,保障费用使用审批的数据安全。

典型使用场景:合思产品在多领域的广泛应用

合思产品在不同行业和企业中有众多典型使用场景。

在差旅费报销方面,员工可通过合思费控提交差旅申请,在合思商城预订机票、酒店等,因公消费无需垫资、无需开票、无需提单,从而无需报销,消费受申请单和差标管控,消费即合规,财务统一对账结算,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单,发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档。动力源、亿嘉和、中亦科技等企业在差旅费报销方面都取得了良好的效果,让费用使用审批在差旅费报销场景中更加便捷。

销售费用管理上,对销售费用进行精细化管理,实现费用标准控制、预算管控、实时统计分析等。医百科技通过合思费控系统实现了销售收款效率提升60%,报销效率提升80%,人力成本节约50%,打通了从业务到财务的全流程闭环管理;赛傲生物通过细化费用管理颗粒度,将日常申请单拆分,加强了销售费用管理,使费用使用审批在销售费用管理中更加精准。

预算管控方面,实现跨系统预算管理,将预算检验前置到提交环节,有效落地预算管控。汉威科技集团通过对接ERP系统预算管控模块,将单据信息传至ERP系统中进行预算校验,未超标则继续审批,预算超标则不允许提交,审批时智能预警提示;可孚医疗通过费用事前控制,在出差申请的单据提交即可进行费标和预算控制,员工对款项流程状态实时掌控,让费用使用审批在预算管控中更具前瞻性。

合同管理上,规范合同管理流程,实现合同信息的实时统计和监控。中亦科技通过合同管理台账,规范合同管理流程,框架/非框架合同均可有效管理,变更/退押金系统留痕,支持分期付款,付款记录可查,支持按部门/人员导入分明细进行费用分摊,支持一事一顶,多供应商付款;赛傲生物在立项申请过程中,关联项目合同等关键信息,自动生成项目台账,跟踪项目费用进度,使费用使用审批在合同管理中更加规范。

成功案例:合思助力企业实现财务数字化飞跃

合思在不同行业和企业都取得了显著的成功。

动力源使用合思费控、合思商城、合思BI和开放平台,实现多系统集成,数据互通,操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周,效率提升300%,会计工作量大幅缩减,人员成本节约50%,费用使用审批更加高效。

汉威科技采用合思费控、合思档案、合思商城,财务核算效率提升60%,多端系统统一收口,财务付款效率提升90%,对企业业务管控极致提升,实现预算管控前置,有效防止费用管控失控,提升效率、规范流程、加强费控,费用使用审批更加严格。

派克新材应用合思费控和银企直联,报销效率提升90%,项目报表产出效率提升50%,核算效率提升6倍,报销周期已由14天缩短到3天以内,从报销提交到入账,最快只需1天时间,财务原始凭证审核与出纳支付工作量大大降低,财务管理合规性也得到了提升,费用使用审批更加顺畅。

亿嘉和使用合思费控、合思档案、合思BI、银企直联和开放平台,系统集成,数据互通,实时查看,管理颗粒度细化,费用使用审批更加精准。

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captaincaptain
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