在数字化浪潮汹涌的当下，数电票时代正快步向我们走来。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了全新的挑战。企业的信息化建设就像一场亟待“恶补”的课程，需要快速跟上时代的步伐。
数电票管理有着特殊要求，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。在纸电混合时代，企业面临着诸多难题。企业高管要面对纸质档案管理成本高、数据难以分析利用的困境；财务人员则深陷档案整理耗时、工作枯燥繁复的泥沼；业务人员也被报销流程繁琐所困扰。
这些问题背后，是高昂的成本和巨大的风险。显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室等存储空间需求巨大，这无疑是对企业资源的一种浪费。隐形成本同样不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅数据无法有效利用，导致内部协作滞后。更严重的是合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案又容易损坏，使得财税管理效率低下。
不过，国家政策为企业带来了转机。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，这意味着企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环，而档案电子化软件在其中扮演着至关重要的角色。
合思档案：财务数智化的领航者
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下领先的单套制电子会计档案管理平台。该公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。
合思档案基于广泛连接的生态，为客户提供全方位的财务数智化服务。它涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域，助力企业实现业财融合。其目标明确，致力于解决企业内外交困的档案管理问题。使用档案电子化软件——合思档案，能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。
合思档案实力雄厚，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，并且在国家四部委官方试点中100%成功验收。这些荣誉和成果，是对其产品质量和技术实力的有力证明。
核心功能：全方位满足档案管理需求
合思档案作为一款优秀的档案电子化软件，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。这六大场景包括大数据解决方案、档案扩展解决方案、费控系统相关解决方案、业务系统相关解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案等。这些方案能够满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
智能采集功能是合思档案的一大亮点。它通过外部生态的规则引擎、业务映射等，以及内部的EAI插件、API接口等多渠道采集会计资料。该功能支持多种格式，还能通过大文件切割识别等方式处理数据，确保数据采集的高效和准确。
智能制档功能同样出色。会计档案关联规则可以可视化配置，不同核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，这大大减少了人工匹配工作量，减少幅度高达90%。同时，通过字段映射让查询更加便捷，并通过“四性检测 + 业务检测”保障归档数据质量。
档案管理功能也十分强大。权限管理方面，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等，确保数据安全。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等。系统规范预置档号，既满足国标档号规则格式，又支持扩展。
优势凸显：对比传统管理更胜一筹
传统纸质档案管理存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出耗材成本高，档案室等存储空间需求大，这无疑增加了企业的运营成本。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅数据无法有效利用，导致内部协作滞后。高合规风险更是让人担忧，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案易损坏，造成财税管理低效。
而档案电子化软件——合思档案则优势明显。它能为企业节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。在数据采集、整理、存储和利用等环节，传统档案管理方式效率低下。采集环节，纸质票据结构化数据提取困难；整理环节，手工操作耗时长且易出错；存储环节，占用空间且易损坏；利用环节，查阅繁琐。合思档案则实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，电子化管理档案，借阅管理信息化，安全保障可追溯，能快速定位数据，减少打印与邮寄。
传统档案管理难以满足数电票管理要求，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档等。合思档案自主研发工具包，具有强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，实现数电票全流程闭环管理。此外，传统档案管理缺乏有效的证据链完整性检测和共享调阅机制。合思档案通过可视化的规则引擎，提供档案匹配组装能力，自动检测证据链完整性，保障财务合规；同时提供多维度、多视角、多渠道档案调阅，满足企业精细化的档案查阅需求。
应用案例：真实效果见证实力
众多企业已经从合思档案这款档案电子化软件中受益。某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务 + 财务数据穿透联查。企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
某集团型企业存在档案管理流程复杂、标准不统一、回单整理费时、实物档案异地管理难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求和会计档案管理制度，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。
某企业档案管理现状低效，档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票存档不合规范等。使用合思档案后，统一储存档案，搭建业务证据链，实现数据共享和全生命周期管理。装订匹配耗时从66天/年减少到10天/年，利用耗时从30天/年减少到6天/年，打印成本从180000元/年减少到30000元/年，空间成本从143773元/年（每年递增）减少到22835元/年，预估节省总体成本30W +/年。
某K12民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档有风险，整理繁琐，利用不便。采用合思档案方案后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
未来展望：引领电子会计档案管理新时代
合思档案作为一款优秀的档案电子化软件，能帮助企业解决财务档案管理的诸多痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。它让企业真正利用档案数据，实现数据价值，助力企业实现业财融合。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都是企业数字化建设的必然选择。合思档案具备广泛连接的能力、100%自动归档能力、符合国家政策要求以及灵活承接、持续迭代的能力，将持续为企业提供优质的电子会计档案管理服务。
合思档案将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断迭代产品，助力更多企业享受数字化转型带来的降本增效，推动电子会计档案管理行业的发展。如果您想体验档案电子化软件带来的便捷与高效，不妨免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。
