在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证的数字化转型已成为企业财务数智化发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单，这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这样的时代背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。多年来，合思通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多的净利润，在行业内树立了良好的口碑。
基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富的案例经验，合思精心精选了各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了具有极高参考价值和借鉴意义的《电子会计档案实践案例集》。接下来，我们将以好想你健康食品股份有限公司为例，深入了解合思电子会计档案管理平台在企业中的实际应用和显著成效。
红枣巨头的财务档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，经过多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。该公司品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体、2万多个零售网点，每年的凭证数量更是达到了3.6万多张。
随着企业规模的不断扩大，好想你在财务档案管理方面面临着诸多痛点。在出差费用报销等日常财务归档工作中，财务人员需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的业务量大、单据种类繁多，档案遗失的情况难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来要耗费大量的时间和精力，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。例如，当员工进行出差费用报销时，财务人员需要在堆积如山的纸质档案中寻找相关凭证，不仅浪费了大量的时间，还可能因为档案的缺失或混乱导致报销流程的延误。
合思方案：破解财务档案管理难题
针对好想你面临的财务档案管理难题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，该方案在出差费用报销等财务流程中发挥了重要作用。
– 打破壁垒数据同源
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。财务人员可以通过该平台便捷地利用数据，一键联查相关信息。在出差费用报销过程中，财务人员只需在系统中输入相关关键词，即可快速查找到对应的单据、发票、回单和凭证，大大提升了工作效率。这种数据的高效利用使得财务工作更加便捷、准确，减少了因数据不一致而导致的错误和延误。
– 自动组装审计便捷
合思档案实现了档案的自动组装功能，在内外审计时，以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一功能在出差费用报销的审计过程中尤为重要，审计人员可以直接在系统中查看完整的报销档案，无需再翻阅大量的纸质文件，大大提升了审计效率。同时，系统的标准化管理也确保了审计数据的准确性和一致性，降低了审计风险。
– 实物高效管理
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案实现了电子档案与实物档案的精准匹配。在出差费用报销涉及的实物档案管理方面，查阅者只需查询电子档案即可快速定位实物档案的位置。这一功能不仅提高了档案的管理效率，还减少了实物档案丢失的风险，确保了档案的完整性和安全性。
– 统一存储打破孤岛
合思档案整合了凭证、单据、合同、回单等四证，实现了统一存储、统一标准、统一管理。在出差费用报销业务中，所有相关的档案信息都被集中存储在一个平台上，打破了数据孤岛现象。财务人员可以在一个系统中完成所有的报销流程，从单据的提交到审核、归档，实现了全流程的数字化管理，提高了工作效率和管理水平。
显著成效：降本增效合规运营
好想你应用合思电子会计档案管理平台后，在出差费用报销等财务工作中取得了显著的成果。
– 大幅减少人工耗时
通过合思档案的应用，好想你在财务工作中减少了90%的人工耗时。在出差费用报销方面，总部接收相关档案的管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和工作质量。
– 降低综合成本
预计好想你每年可以减少综合成本20万元。在出差费用报销过程中，通过减少人工操作和纸质档案的管理成本，以及提高报销流程的效率，降低了企业的运营成本。这不仅为企业节省了资金，还提升了企业的经济效益。
– 提高档案查询效率
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。在出差费用报销查询方面，员工和财务人员可以快速准确地找到所需的档案信息，大大缩短了报销周期，提高了员工的满意度。
– 确保档案合规性
档案合规性达到了100%。合思档案的标准化管理和严格的审核机制确保了出差费用报销等财务档案的合规性，避免了因档案不合规而带来的法律风险和财务损失。
合思引领财务数智化未来
合思电子会计档案管理平台实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，推动了企业财务数智化转型，打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。截至目前，已有7000多家付费企业、300多万未来财务人选择合思，通过合思的产品和服务实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，为更多企业提供全方位的财务数智化服务。无论是出差费用报销还是其他财务流程，合思都将以其先进的技术和专业的服务，帮助企业提升财务管理水平，实现可持续发展。
如果您的企业也想在财务数智化转型的道路上迈出坚实的步伐，提升出差费用报销等财务工作的效率，欢迎拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解合思档案，还可免费试用，开启财务数智化之旅。
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