在企业发展的长河中，北京动力源科技股份有限公司宛如一颗璀璨的明珠。它成立于 1995 年，是我国电源行业在上海证券交易所主板上市的先驱者。其业务广泛聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大关键领域，成为了中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。它的产品更是广泛应用于国家体育场、国家奥林匹克体育中心等国家重点建设项目，彰显着其强大的实力与卓越的品质。2022 年 3 月，动力源成功入选北京市专精特新“小巨人”企业，这无疑是对其创新能力和发展潜力的高度认可。
然而，随着企业的不断发展壮大，动力源在财务报销明细管理方面逐渐暴露出一些问题。在数字化浪潮的推动下，企业的财务数字化转型和业财融合势在必行。接下来，让我们深入了解动力源在财务数字化转型前面临的困境。
报销困局：传统模式的重重枷锁
2011 年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。企业先后自建了费控系统、采购管理系统等，期望能够提升财务管理的效率和水平。然而，大量自研系统却难以整合，传统手工报销模式的弊端逐渐显现。
在多系统操作方面，体验极差。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作流程让员工苦不堪言。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误。发票验真、查重等工作也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票等情况难以避免，给企业的财务管理带来了极大的风险。
系统的割裂和数据的分散也是一个严重的问题。同一个报销信息，审批、预算、差标等管理工作分散在多个系统中，无法及时联动。这导致财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营进行及时的调整和优化。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。其主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了报销明细管理的难度。
合思良方：破解报销难题的智慧方案
面对动力源在报销明细管理方面的困境，合思提供了一系列针对性的解决方案。
– 系统集成：打破数据孤岛的壁垒
合思通过系统集成，打破了动力源数据孤岛的局面，让企业告别了多系统繁复操作的困扰。合思将动力源 HR 系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源 BPM 系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，实现了订单支出成本的实时归集和统计，让数据在不同系统之间流畅流转。
– 无需报销：重塑商旅出行新体验
合思推出的无需报销模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保每一笔消费都合规。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，还能一键归档，极大地提高了财务工作的效率。
– 强大连接：畅通数据流转的通道
合思系统具有强大的连接能力。其 Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。
步步为营：解决方案的实施之路
合思团队在为动力源实施解决方案时，采取了有条不紊的步骤。
首先，合思团队对动力源的现有系统和业务流程进行了全面的调研和分析。他们深入了解动力源在报销明细管理方面的具体需求和痛点，确定了数据同步和流程优化的具体方案。这一步骤为后续的系统集成和流程改造奠定了坚实的基础。
接着，合思团队逐步推进系统集成工作。他们将 HR 系统、BPM 系统与合思费控进行对接，确保数据能够准确无误地同步。在这个过程中，团队成员密切关注每一个细节，及时解决出现的问题，保证了系统集成的顺利进行。
最后，为了让动力源的员工和财务人员能够熟练使用新系统和新流程，合思团队为他们进行了专业的培训。培训内容包括无需报销等新流程的操作方法和系统的使用技巧。通过培训，员工和财务人员能够快速适应新的报销明细管理模式，提高了工作效率。
成效显著：转型后的崭新面貌
经过合思解决方案的实施，动力源在报销明细管理方面取得了显著的成果和效益。
– 操作革新：效率提升的飞跃
多系统集成让数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了 3 周，效率提升了 300%。这意味着员工可以更快地拿到报销款项，提高了工作的积极性和满意度。
– 成本节约：人员压力的释放
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了 50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作的压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持。
– 员工体验：便捷高效的享受
对于员工来说，申请单信息可以自动赋值，聚合消费，同屏比价。这极大地缩短了员工的填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费时，可以在多渠道进行同屏比对，全场景无需垫资，让员工的出行更加轻松和便捷。
– 财务管控：合规统一的保障
对于财务人员来说，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员可以从繁琐的基础工作中解脱出来，将更多的精力投入到财务管理和风险控制中。智能制单功能让财务工作更加高效和准确，为企业的财务管理提供了有力的支持。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果您的企业也想在报销明细管理方面实现变革，提升财务管理的效率和水平，不妨来免费试用合思的解决方案，开启财务数智化的高效便捷之旅，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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