在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措如同强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决的曙光，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场电子凭证数字化转型的大潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，犹如一座明亮的灯塔，为企业指引着前行的方向。合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程的各个环节，能够助力企业轻松解决电子凭证管理过程中的诸多难题。基于合思档案在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精心挑选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为广大企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。接下来，让我们通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的实际案例，深入了解合思档案的强大功能和显著优势。
金牌橱柜：传统档案管理困境凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，在国内高端整体厨柜及定制家居领域堪称专业服务的典范。它拥有国家认定厨房工业设计中心，荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣，在行业内的重要地位不言而喻。其业务规模更是不容小觑，全球范围内拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业员工人数超过6000人。
然而，随着企业规模的不断扩大，金牌橱柜在档案管理方面面临着诸多挑战。每年，公司要处理数量庞大的各类凭证和单据，年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量达177744张，年发票量也有123247张。在传统的档案管理模式下，整理环节问题重重。会计档案分散在各个系统中，数据难以整合和利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订和上架，这不仅耗费大量的时间和精力，而且效率极低。据预估，装订配耗时每年高达66天，档案查找耗时也需要30天。同时，打印成本和存储空间成本也给企业带来了不小的负担，每年打印成本预估为180000元，存储空间成本为90000元，另外还有打印成本100000元。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交综合档案管理。存储环节则依赖独立档案室来存放纸质档案，管理和利用主要以纸质档案为主。在进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，工作效率低下，且容易出现错误。这种传统的档案管理方式已经无法满足金牌橱柜快速发展的需求，急需进行变革和升级。自动化财务流程的引入成为解决这些问题的关键。
合思方案：精准破局档案管理难题
面对金牌橱柜在档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案，通过自动化财务流程帮助企业实现档案管理的高效化和智能化。
– 统一存储 打破数据孤岛
合思档案首先打破了企业内部的数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等各类重要数据进行整合。它为这些数据建立了统一的存储平台，制定了统一的标准，实现了统一管理。在这个平台上，所有的数据都能够得到有序的存储和管理，不再分散在各个系统中，方便企业进行集中查询和使用。通过统一存储，企业能够更好地掌握自身的财务状况，为决策提供更加准确的数据支持。
– 业务证据链完整 实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条。在这个链条中，每一项业务都能够找到与之相关的财务数据，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，不仅能够看到财务数据的表面信息，还能够深入了解业务的实际情况，为企业的财务管理提供了更加全面的视角。同时，这种业财一体的模式也有助于企业加强内部控制，提高财务风险防范能力。
– 数据共享 一站式查阅体验
合思档案以聚合化、结构化、业务化的方式呈现档案数据，为企业打造了一棵清晰的会计资料结构树。通过这棵结构树，企业员工可以便捷高效地进行一站式查阅。无论是查询凭证、单据还是合同，都能够在一个平台上快速找到所需信息，大大提高了工作效率。同时，这种数据共享的方式也有助于企业内部各部门之间的沟通和协作，促进企业整体运营效率的提升。
– 银行回单无纸化 降本增效显著
对于金牌橱柜海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割和组装，全面实现了银行回单的无纸化管理。这一举措不仅节省了大量的打印成本和存储空间成本，还提高了数据处理的准确性和效率。通过自动化财务流程，银行回单的处理不再需要人工干预，大大减少了人力成本和时间成本，为企业带来了显著的降本增效效果。
显著成果：数据见证方案有效性
在合思档案解决方案的助力下，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成果，自动化财务流程的优势得到了充分体现。
– 档案匹配耗时大幅减少
在使用合思档案之前，金牌橱柜的档案匹配工作需要耗费大量的时间和精力。而在引入合思档案之后，通过其先进的自动化技术，档案匹配耗时减少了84%。这意味着企业员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率和工作质量。
– 档案查询耗时显著降低
传统的档案查询方式需要人工逐一翻查，效率低下。合思档案的一站式查阅功能使得档案查询变得更加便捷高效。使用合思档案后，档案查询耗时减少了80%，企业员工能够快速准确地找到所需档案，大大提高了工作效率。
– 总体成本大幅节省
通过实现银行回单无纸化管理和优化档案管理流程，金牌橱柜预估每年可节省总体成本30万以上。这不仅减轻了企业的经济负担，还提高了企业的经济效益。
– 档案合规性达到100%
合思档案严格遵循国家相关法律法规和财务制度，确保了档案管理的合规性。在使用合思档案后，金牌橱柜的档案合规性达到了100%，为企业的稳健发展提供了有力保障。
合思优势：引领企业财务数智化转型
合思创立于2014年，是一家专注于为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司。多年来，合思一直致力于通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多的净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
作为专精特新企业，合思在发展过程中得到了市场的广泛认可和支持，成立以来累计融资超15亿元人民币。合思始终秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，他们借助合思的产品和服务，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出了更大的价值。
合思电子会计档案管理平台具有诸多优势和价值。它不仅能够帮助企业解决电子凭证管理过程中的难题，实现档案管理的自动化和智能化，还能够为企业提供全面的财务数智化服务，助力企业提升财务管理水平和核心竞争力。展望未来，合思有信心、有能力帮助更多的企业实现财务数智化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
如果您的企业也面临着电子凭证管理的难题，渴望实现自动化财务流程，提升财务管理效率，不妨选择合思。现在，您可以拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网址www.hosecloud.com，了解更多关于合思电子会计档案管理平台的信息，并免费试用我们的产品，开启企业财务数智化转型的新篇章。
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