智能档案系统：引领企业财务档案管理数字化变革

在企业的财务管理领域，一场变革正悄然来临。2025年数电票将实现全覆盖，这让企业财务档案管理面临着前所未有的挑战。当下，企业正处于纸电混合时代，财务档案管理的信息化建设亟待加强。

企业高管们为纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用而发愁；财务人员则被海量的档案数据、繁琐的整理工作和枯燥的手动匹配核对所困扰；业务人员也在为报销纸质票据的繁琐流程而烦恼。此外，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档工作量大、查询调阅不便、数据无法有效利用；高合规风险，如电子会计凭证管理不善、纸质档案易损坏等问题。

在这样的背景下，合思档案作为一款智能档案系统应运而生，为企业提供了及时且重要的解决方案。

合思档案：科技赋能的智能档案系统

北京合思信息技术有限公司，创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多净利润。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，也就是智能档案系统，致力于为企业提供电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理。

合思档案不仅提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务，助力企业实现业财融合。还提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该智能档案系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供坚实的服务保障。

智能档案系统的核心功能亮点

• 智能采集：多元渠道精准汇聚
  合思档案的智能采集功能堪称一绝。外部生态通过规则引擎、业务映射等方式，实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。内部则通过EAI插件、API接口等进行数据采集，同时还支持人工补录和采集任务。该智能档案系统预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。而且，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求，确保企业的会计资料能够全面、准确地被采集。

• 智能制档：高效整合数据链条
  智能制档功能是合思档案的又一核心优势。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装。这一过程整合了零散数据，形成完整的业务链组合数据，可减少90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 双模式检测：保障数据真实安全
  合思档案采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，该智能档案系统提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

• 档案应用：多维检索一站式预览
  在档案应用方面，合思档案提供多维检索功能，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。

智能档案系统对比传统管理优势尽显

• 成本节约：降低企业负担
  与传统档案管理方式相比，合思档案这一智能档案系统在成本方面优势明显。它可节约纸张成本70%，节约整理成本75%，大大降低了企业的显性和隐形成本。减少了纸质凭证输出耗材成本和档案室、档案柜等存储空间需求，同时也减少了手工装册归档的重复性工作量，让企业的资源得到更合理的利用。

• 效率提升：打破时空限制
  合思档案的检索效率提升了90%。通过关键词检索，能够快速定位相关档案，打破了物理空间限制，企业人员可以在线自由调阅档案。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，实现档案合规不打印，极大地提高了工作效率。

• 合规保障：紧跟政策要求
  合思档案满足国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，实现100%管理合规性，符合国家档案局发布的相关规定和电子凭证会计数据标准深化试点工作要求，让企业无需担心合规问题。

• 数据活化：挖掘数据价值
  该智能档案系统能让数据“活起来”，从数据到决策，真正实现档案数据的有效利用。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让企业能够更好地利用数据进行决策。

智能档案系统应用案例见证成效

• 某企业：实现业财一体与降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。合思档案作为智能档案系统，多系统采集数据，确保业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。

• 重型装备制造商：标准化落地与效率提升
  世界上最大的重型装备制造商之一，档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。合思档案采用单套制管理方案，安全合规存储，业务完整性检测，单套制落地。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 某企业：统一管理与成本节省
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 民办教育集团：简化流程与高效管理
  中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案：开启财务档案管理新篇章

合思档案这款智能档案系统凭借其全面的功能、显著的优势和成功的应用案例，能够帮助企业解决财务档案管理中的各种难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，将持续迭代和创新，为企业提供更优质的服务和解决方案。

合思档案已获得众多客户的认可，如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案。未来，合思档案将继续秉承以客户为中心的服务理念，助力更多企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

如果您的企业也想体验智能档案系统带来的便利和价值，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，关注微信公众号和小程序，还可以免费试用合思档案，选择适合自己的财务档案管理解决方案。