在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。而北京动力源科技股份有限公司，成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也曾遭遇重重难题。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之旅。但理想很丰满，现实很骨感。动力源的整体财务流程依然复杂，系统壁垒高耸，与预期的数字化转型效果差距较大，尤其是在费用合规审核方面，面临着诸多挑战。
动力源财务数字化困局剖析
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多系统操作之殇
动力源先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。但这些系统各自为政，导致多系统操作体验极差。员工在进行申请单提交时，需要在各个系统间频繁切换，繁琐的操作流程让员工苦不堪言。而财务人员在处理报销数据时，只能手工录入系统，发票验真、查重也都依靠手工进行。这就使得假票、错票、重票的情况难以避免，严重影响了费用合规审核的准确性和效率。 -
系统割裂数据乱局
系统的割裂还导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以有效落地，数据报表只能依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握准确的数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策，费用合规审核也缺乏有效的数据支撑。 -
业务复杂稽核难题
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得极为繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了费用合规审核的难度。 -
组织架构流程之困
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证，给费用合规审核带来了极大的困扰。
合思量身定制解决方案
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系统集成无缝对接
合思针对动力源的问题，首先在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，确保人员信息的准确和及时更新。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，为费用合规审核提供了准确、全面的数据基础。 -
无需报销模式革新
在产品应用上，合思推出的无需报销模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费时免垫资、免开票，幸福感大幅提升。而且消费过程受到申请单和差标的严格管控，确保每一笔消费都符合规定，从源头上保证了费用合规审核的有效性。财务部门则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。整个流程高效、准确，大大减轻了财务人员的工作负担，也提高了费用合规审核的效率。 -
强大系统连接能力
合思费控系统具有强大的系统连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这一技术打破了数据流转的壁垒，在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为费用合规审核提供了更及时、准确的数据支持。
解决方案实施步步推进
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数据同步奠基
合思与动力源展开财务数字化合作后，第一步就是对动力源原有的多系统进行集成。先完成HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步工作，确保基础数据和业务数据能够在新系统中顺畅流通。这为后续的流程优化和费用合规审核奠定了坚实的基础。 -
模式应用引导
在完成数据同步后，合思逐步推进无需报销模式的应用。引导员工使用新的消费和报销流程，让员工逐渐适应免垫资、免开票的消费方式。同时，财务部门按照新的流程进行对账、审批和结算工作，确保整个流程的顺利运行，进一步加强了费用合规审核的力度。 -
系统连接优化
为了不断提高业务处理和数据统计的效率，合思不断优化系统连接。利用Open API和自定义流程引擎技术，实现业务数据在不同系统间的实时同步和高效处理。这样一来，费用合规审核能够更加及时、准确地进行，为企业的财务管理提供了有力保障。
实施成果效益显著
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操作体验革新
通过多系统集成和数据互通，动力源的操作体验得到了全面革新。员工报销周期由普遍的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅提高了员工的满意度，也使得费用合规审核的流程更加高效，能够更快地发现和解决问题。 -
人员成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力去做更有价值的工作，如进行财务分析和决策支持，进一步提升了费用合规审核的质量。 -
全程管控决策升级
合思的解决方案实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，使得费用合规审核贯穿于企业财务管理的全过程。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想让企业在财务数字化方面取得突破，不妨选择合思，开启企业的财务数智化之旅，现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案，体验费用合规审核的全新变革。
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