合思档案：引领企业发票数据处理与财务档案管理新变革

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。政策明确，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革，让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待“恶补”。

数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业不同角色在财务档案管理方面面临着诸多痛点。企业高管常常为纸质档案管理成本花费巨大且储存占地问题而烦恼，档案数据难以分析利用也让他们难以做出精准决策。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理耗费大量时间，手动逐一匹配核对确认工作枯燥繁复。业务人员在出差、招待后，报销纸质票据流程繁琐，耗费大量时间。

企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险则表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

合思档案：一站式财务档案管理良方

面对企业在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案提出了全面的解决方案，满足不同角色的需求。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，能满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它还能提升财务服务效率，借助数字化手段节约档案管理成本，实现绿色低碳运营，打响数字化转型决胜之战。

归档员/财务使用合思档案能显著提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，能轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

外部审计使用合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。

合思档案功能：多维度助力发票数据处理与档案管理

合思档案在发票数据处理和档案管理方面拥有强大的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等多个方面。

• 多源采集：灵活获取数据
  基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式。

• 智能制档：关联匹配更高效
  会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

• 档案管理：精细权限与灵活分类
  合思档案具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。它支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：便捷检索与多维追溯
  合思档案可实现多维检索，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。还能实现一站式预览，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。

合思档案核心亮点：创新驱动发票数据处理与管理

合思档案拥有一系列核心亮点，在大数据处理、档案扩展、证据链完整性和共享调阅等方面表现出色。

• 大数据解决方案：高效处理海量数据
  大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。它能支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理能力，实现元数据级检索、海量数据秒级查询。同时，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，还支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

• 档案扩展解决方案：灵活拓展管理范围
  通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，合思档案帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理，包括档案采集、整理、实物管理、鉴定、销毁、利用等。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  通过可视化的规则引擎，合思档案提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

• 共享调阅解决方案：满足精细查阅需求
  合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。

合思档案产品价值：降本增效实现企业全面数字化

合思档案为企业带来了显著的价值，体现在降本增效、数据利用和资源重组等多个方面。

合思档案能帮助企业显著降本增效，更有效的“收紧钱袋子”。它彻底告别传统手工归档，档案不打印，能为企业节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。

电子会计档案管理是闭环全量业财系统的“连接器”，合思档案补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

它让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

合思档案典型场景：贴合实际需求展现强大实力

合思档案在多个典型场景中都有出色的应用表现。

• 单套制管理：便捷高效新体验
  单套制解决方案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节，电轨运行保证线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

• 档案扩展：自定义管理全流程
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，还能实现财务档案全生命周期管理。

• 数电票处理：全流程自动化
  数电票解决方案为数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 实物备查：纸电关联智能化
  实物备查智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

合思档案成功案例：真实见证卓越成效

众多企业通过使用合思档案，在发票数据处理和财务档案管理方面取得了显著成效。

年单据量2.6亿的企业，此前存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证总量达14W+，单据总量达50W+，某月入库数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

集团型企业面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

多系统数据互联的企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。使用合思档案后，实现了统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位：行业领先优势显著

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。拥有强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档，符合国家政策要求，具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性。它还拥有多项技术认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收等。

合思档案为企业解决内外交困的档案管理问题，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性，让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，助力企业实现业财融合。它能补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，资源重组，实现企业效益最大化。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将不断迭代升级，以更强大的功能和更优质的服务，满足企业日益增长的财务档案管理需求。合思档案将继续秉承以客户为中心的服务理念，持续创新，为企业提供更加智能化、便捷化、合规化的财务档案管理解决方案，助力企业在数字化浪潮中取得更大的成功。

如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思档案，它将为您提供专业、全面、高效的解决方案，帮助您实现降本增效、合规经营和数字化转型。现在您可以免费试用合思档案，立即联系我们，拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码，开启您企业财务档案管理的新篇章。