合思档案：引领电子会计档案管理新风尚，优化员工报销管理

在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子会计档案管理正成为企业财务数智化转型的关键环节。合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，凭借其卓越的技术和服务，在这一领域占据着举足轻重的地位。它提供便捷调阅不打印，混序归集免组装的服务，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。通过其敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，荣获福布斯中国科技50强等多项荣誉，并通过多种安全认证。合思档案能够为企业解决内外交困的档案管理问题，在员工报销管理方面也发挥着重要作用，比如节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，确保管理合规性。

数电票时代下电子会计档案管理新征程

随着时代的发展，数电票的浪潮正席卷而来。到2025年，数电票将实现全覆盖，这无疑给企业财务档案管理带来了新的挑战，加强信息化建设迫在眉睫。在收票方面，多项政策已经明确肯定了电子发票接收的合法合规性；开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。

因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，同时企业也需要关注档案全生命周期管理闭环。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，并且需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系，这对于员工报销管理中的凭证保存和查询至关重要。

企业档案管理痛点大揭秘

在企业的档案管理中，存在着诸多痛点，在员工报销管理方面尤为明显。企业高管面临着纸质档案管理成本巨大且储存占地的问题，同时档案数据未汇总整理，难以进行有效的分析利用，这也影响了对员工报销数据的整体把控。

财务人员需要处理大量的档案数据，在员工报销环节，整理这些数据耗费大量时间，需手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，导致工作热情降低。业务人员出差、招待后报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费时间，降低了员工的工作效率。

企业存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力导致纸质档案损坏。这些问题在员工报销管理过程中，增加了企业的运营成本和管理风险。

合思档案的智慧解决方案

合思档案针对企业档案管理痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，在员工报销管理方面也能发挥巨大作用。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，降本增效，实现绿色低碳运营。在员工报销管理上，能为高管提供准确的数据分析，辅助决策。

对于归档员/财务，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作，使档案数据同源，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。在员工报销数据处理上，能让财务人员更加轻松便捷。

对于外部审计，合思档案可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，减少财务与审计的重复沟通。在员工报销相关审计工作中，能提高审计效率。

合思档案核心模块功能剖析

多源采集模块：基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。在员工报销管理中，能快速采集报销相关的各类数据。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求；不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档模块：会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。在员工报销凭证关联方面，大大提高了效率。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接；具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，确保员工报销数据的准确性和合规性。

档案管理模块：支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。在员工报销管理中，能保障数据的安全和权限控制。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口；系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。

档案应用模块：支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。在员工报销查询方面，提供了极大的便利。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口；实现档案数据资产化，档案借阅服务透明化。

合思档案竞争优势突显

技术优势：合思档案拥有强大的数据获取、验签、解析能力，自主研发工具包，持续迭代、接口开放。具备大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在员工报销管理中，能快速处理大量的报销数据。

合规优势：符合国家政策要求，通过多项认证，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，国家四部委官方试点100%成功验收，保障电子会计档案合规性管理，确保员工报销管理符合法规要求。

服务优势：秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能为客户提供及时、全面的服务。在员工报销管理的服务支持方面，能让企业无后顾之忧。

功能优势：提供多种特色功能，如档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理；证据链完整性解决方案能保障财务合规；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求；数电票解决方案实现数电票全流程闭环管理；实物备查解决方案实现实物档案全流程管理定位。这些功能在员工报销管理的各个环节都能发挥重要作用。

合思档案成功案例见证实力

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题，在员工报销管理方面也面临着流程繁琐、数据处理困难等挑战。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，企业成本降低等，同时也优化了员工报销管理流程。

某集团型企业档案管理流程复杂，存在凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题，员工报销管理也缺乏统一规范。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，如整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，提高了员工报销管理的效率和规范性。

某企业档案管理低效，存在档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不规范等问题，影响了员工报销的查询和管理。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案取得了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理的成效，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，改善了员工报销管理的体验。

某民办教育集团档案管理在采集、存储、整理、利用方面存在诸多问题，员工报销管理也不例外。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案形成了以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，提升了员工报销管理的水平。

合思档案完善服务体系护航

合思档案的服务范围覆盖全国多个城市，在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，通过直营服务网络和合作伙伴为国内外数百个城市的企业提供服务。它提供多种服务方式，包括电话咨询（400 – 105 – 6505）、网站服务（www.hosecloud.com），还有微信公众号和微信小程序，方便企业获取信息和进行沟通。以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，在员工报销管理方面，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。

合思档案凭借领先的单套制解决方案、丰富的功能模块、强大的技术实力和完善的服务体系，能有效解决企业档案管理的痛点，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。在员工报销管理方面，也有着显著的优势。无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，将助力企业完成数字化转型的“最后一公里”。众多成功案例证明了合思档案的可靠性和有效性，能为不同行业、不同规模的企业提供优质的档案管理解决方案，推动企业实现业财融合和全面数字化。如果你想体验合思档案在员工报销管理及档案管理方面的卓越功能，不妨免费试用一下。