在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。海亮教育科技服务集团，作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，通过合思档案实现了会计档案电子化的成功转型，取得了令人瞩目的成效。档案整理匹配效率提升 90%，存储空间减少 72%，每年纸张打印成本节约 3 万元，财务人力减少 3 人，自动封装接口数量增加 40 多个，降低了开发成本并提高了集成度，广泛连接业务、财务异构系统，实现档案应收尽收。这一系列显著成果，不仅为海亮教育科技服务集团带来了高效与便捷，也为其他企业提供了宝贵的借鉴经验。
海亮困境：传统档案管理的重重枷锁
海亮教育科技服务集团在教育服务领域深耕多年，业务广泛且深入。然而，随着企业的不断发展，传统的档案管理模式逐渐成为制约其进一步发展的瓶颈。
企业内部业务、财务系统众多，且相互独立，犹如一座座信息孤岛。数据无法互通，结构化数据提取困难重重，这使得财务人员在处理数据时犹如在迷宫中摸索，耗费大量时间和精力。
电子发票的管理更是让财务人员头疼不已。打印、查重、验伪等工作耗时费力，不仅浪费了大量纸张，还增加了办公成本。
实物档案资料的存储问题也日益突出。大量的档案资料占用了大量的物理空间，企业不得不设立专人进行管理，增加了人力成本。而且，实物档案容易损坏，一旦发生损坏，企业将面临数据丢失的风险，这无疑给企业带来了较大的运营风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，每一个环节都需要财务人员小心翼翼地处理，费时费力。这些问题严重影响了企业的工作效率和财务管理水平，海亮教育科技服务集团急需一种高效的解决方案来打破传统档案管理的重重枷锁。
合思妙方：会计档案电子化解决方案
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，针对海亮教育科技服务集团的问题，量身定制了一套会计档案电子化解决方案。
档案数据来源丰富多样。一方面，通过先进的 OCR 技术，自动识别和整理各类电子文档信息，将电子文档中的数据快速准确地提取出来，实现电子档案的高效管理。另一方面，将实体文件进行扫描或拍照，转换为数字形式，形成实物档案数字化副本，确保所有档案信息都能得到妥善保存。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部和外部两个方面。内部档案包括各种内部报告、合同等，外部档案则包括客户、供应商等的往来函件和信息记录。合思档案系统对这些档案进行全面管理，确保信息的完整性和安全性。
自动归档功能是该解决方案的一大亮点。根据预设规则，系统对收集到的数据进行分类和处理，将档案信息有序地存储在系统中，确保信息的可追溯性。员工只需将相关档案信息上传到系统，系统会自动完成归档操作，大大提高了工作效率。
此外，合思还提供了自助 OA 在线平台，让员工可以方便地提交申请并进行审批流程。该平台集成了金蝶 EAS 财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动，实现了业务流程的数字化和自动化。
成效显著：转型带来的多重红利
合思档案电子化解决方案的实施，为海亮教育科技服务集团带来了显著的成效。
档案整理匹配效率大幅提升 90%。在传统档案管理模式下，财务人员需要花费大量时间和精力进行档案整理和匹配工作。而现在，通过合思档案系统的自动归档和智能匹配功能，这些工作可以在短时间内完成，大大提高了工作效率。
存储空间减少 72%。大量的实物档案转换为电子档案后，不再需要占用大量的物理空间，企业可以将节省下来的空间用于其他业务发展。同时，也降低了存储成本和风险，避免了因实物档案损坏而导致的数据丢失问题。
每年纸张打印成本节约 3 万元。电子发票的在线管理和电子档案的存储，减少了纸张的使用，实现了成本的显著降低。这不仅符合企业的节能减排理念，也为企业带来了实实在在的经济效益。
财务人力减少 3 人。会计档案电子化的实现，使得财务人员从繁琐的事务性工作中解放出来，可以将更多的时间和精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中，优化了人员配置，提高了财务管理水平。
满意反馈：财务自动化带来的便利
虽然文档中未明确提及海亮教育科技服务集团的反馈话语，但从取得的成效可以推测，企业对合思档案带来的效率提升和成本降低应该是非常满意的。实现了财务数据自动化率达到 99.96%，企业不再需要手动处理大量事务性工作，节省了大量的时间和资源。财务人员可以更加专注于核心业务，为企业的发展提供更有价值的财务支持。会计档案电子化让企业的财务管理更加高效、便捷、安全，为企业的可持续发展奠定了坚实的基础。
合作展望：携手开启数字化新征程
随着电子凭证数字化转型的进一步加快，海亮教育科技服务集团与合思的合作前景十分广阔。
双方可以在更多领域开展合作，进一步优化业财融合。通过深入整合业务系统和财务系统，实现数据的实时共享和交互，为企业的决策提供更加准确、及时的信息支持。
提升数字化建设水平也是双方合作的重要方向。不断引入先进的技术和理念，完善会计档案电子化系统的功能，满足未来企业全面数字化转型战略需要。
此外，双方还可以继续探索如何更好地利用档案数据进行决策支持和业务分析。通过对海量档案数据的挖掘和分析，发现企业运营中的潜在问题和机会，为企业的发展提供更有力的保障。
行动号召：开启财务数智化新时代
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想让企业的财务管理更高效，不妨联系合思，电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com。未来财务用合思，让有限更有效。现在，你可以免费试用合思的服务，加入合思的客户行列，一起开启财务数智化新时代，让会计档案电子化助力企业腾飞！
