在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2024年11月1日铁路旅客运输领域、12月1日民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票，这一举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里问题即将全面解决。然而，企业在电子凭证数字化转型的过程中，仍面临着诸多档案管理痛点。
传统纸质档案管理方式存在着诸多弊端。归档工作犹如一场繁琐的“拼图游戏”，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，效率低下。查找档案更是如同大海捞针，耗费大量人力和时间。同时，纸质档案的存储成本高昂，不仅需要占用大量的物理空间，还需要专人进行管理。更令人担忧的是，纸质档案容易出现遗失、损坏等情况，存在合规风险。例如，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，就需要投入大量的时间和精力来确保各类票据的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。
企业业务和财务系统的独立性也给档案管理带来了巨大挑战。众多的业务、财务系统相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难。这就导致企业面临着数据混乱、存储成本高、处理效率低下、数据利用困难等问题。海亮教育科技服务集团就是一个典型的例子，其在档案管理方面深受数据乱、存储贵、效率慢、利用难等业务痛点的困扰。
此外，档案管理成本高、存在隐患且利用效率低也是企业面临的重要问题。在高新兴科技集团，报销等业务流程需要经过打印、整理、装订及归档等多个环节，不仅占用了大量的库房和人员管理成本，而且借阅流程繁琐，电子源文件未得到合规保存，查询相关附件的难度极大。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一种全新的财务档案管理解决方案。
合思档案：财务数智化领域的璀璨之星
北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。自成立以来，合思累计融资超15亿元人民币，凭借着雄厚的资金实力和强大的技术研发能力，在财务数智化领域取得了显著的成就。
合思始终秉承以客户为中心的服务理念，在多地设有研发中心和直营服务网络，能够为客户提供及时、高效、专业的服务。通过敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业挖掘更多的净利润，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业提供全方位的财务数智化服务。
合思推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节，助力企业实现电子凭证全流程无纸化。该平台基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，其《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的财务档案管理提供了宝贵的经验和指导。
合思档案：功能强大优势尽显
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个关键环节。
在档案采集方面，合思档案采用开放式接口互联、自主采集的方式，能够高效地获取各类发票及其应用相关的数据。同时，对于大文件能够自动切割，对数电票进行自动化解析，确保数据的准确和完整。
档案制档环节，合思档案实现了智能关联、自动组装，能够进行四性检测、业务检测，并生成自定义版式文件。这大大提高了档案制档的效率和准确性，减少了人工干预。
在档案管理方面，合思档案具备精准权限管控功能，能够确保档案数据的安全性和保密性。档案目录可以灵活扩展，满足企业不同阶段的档案管理需求。同时，水印管理和符合国标要求的档号设置，进一步提升了档案管理的规范性和专业性。
档案利用环节，合思档案提供了多维检索和一站式预览功能，用户可以通过多种方式快速查找所需的发票及其应用相关档案。支持在线借阅和异构系统联查，方便用户在不同系统之间获取相关信息。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能，使得档案管理更加直观、便捷。
合思档案的自动化归档功能，告别了繁琐的重复性工作，提高了工作效率。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。同时，还能为企业节约大量成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年总节约成本可达338,910元。
合思档案：多行业应用成效显著
合思档案在多个行业都得到了广泛的应用，并取得了显著的效果。
在食品行业，好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在发票及其应用相关的财务档案管理方面取得了巨大的进步。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
餐饮行业的COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案在发票及其应用的处理和管理上，为企业带来了显著的经济效益和效率提升。
家居行业的金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达到了100%。在发票及其应用的档案管理上，实现了高效、准确和合规。
数字阅读行业的帆书借助合思档案实现了全量财务档案数字化存储，电子与实物档案高度关联，财务结账效率提高了50%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5。合思档案在发票及其应用相关的财务流程优化上，发挥了重要作用。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，众多企业已通过合思档案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案能够助力企业解决电子凭证接收、报销、入账、归档等难题，实现电子凭证全流程无纸化，推动企业数字化和绿色化协同转型。
如果您的企业也想在发票及其应用的管理上实现变革，抓住电子凭证数字化转型的机遇，不妨选择合思档案。现在拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网址www.hosecloud.com，扫描二维码即可了解合思档案和更多案例。宣传语“未来财务用合思 让有限更有效”，诚邀您免费试用合思档案，开启企业财务数智化转型的新篇章。
