在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代大势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同强劲的引擎，推动我国电子凭证改革驶入快车道。电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子报销凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到这一趋势，适时推出全面打通电子报销凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。
财务档案管理痛点凸显
电子报销凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下电子报销凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。然而，当前企业在财务档案管理方面面临着诸多挑战。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需耗费大量时间确认单据、电子报销凭证、回单和凭证的一致性，档案遗失情况时有发生。纸质档案受时间和空间限制，查找困难，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力要求极高，成本居高不下。而且，纸质档案管理办法难以保证电子原文件的长期保存，无法确保数据安全可用，难以满足管理要求。
高新兴科技集团在报销、采购付款等业务流程中，需要进行打印、整理、装订及归档等操作，占用了大量库房人员管理成本，借阅流程及实物借出繁琐。电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患，缺少系统化控制。目前，公司查询相关电子报销凭证、收付款凭据及其他附件难度较大，耗费大量人力，不能实现跨系统调阅。
杭州西湖城市建设投资集团在回单管理方面，存在档案耗材、打印、存储成本高，物理存储需求大、检索低效，信息整合复杂、风险管理难，合规审计滞后等问题。在电子报销凭证管理方面，报销周期长达1月，报销流程繁琐、重复报销频发，电子报销凭证关联及调阅源头复杂耗时。在凭证管理方面，纸质档案难以满足快速变化的法规要求，ERP财务凭证与各业务系统存在信息壁垒，导致数据整合困难，传统纸质档案管理方式限制了档案处理效率，增加了存储与维护成本。
合思档案解决方案策略
面对企业在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案给出了全面而有效的解决方案。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思档案实现了电子报销凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，彻底解决了电子报销凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题，真正实现了数字化管理。
合思档案通过开放式接口互联自主采集档案数据，大文件自动切割，数电票自动化解析。它能够智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。同时，具备精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。此外，还提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
合思档案核心模块剖析
合思档案的功能蓝图丰富而强大，包括便捷调阅不打印，混序归集免组装；电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个环节。
智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）实现，能够高效准确地采集电子报销凭证等各类档案数据。预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的规范化管理奠定基础。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案的安全有序保存和合理利用。档案服务有辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的财务管理提供有力支持。
在业务层方面，内部产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等。核算系统包括财务系统、资金系统、销售订单、进项电子报销凭证、销项电子报销凭证、财政票据等。应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等，满足企业多样化的财务管理需求。
合思档案竞争优势显著
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有充足的资金支持产品研发和服务升级。这使得合思档案能够不断迭代优化，始终保持技术领先。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。无论企业身处何地，都能享受到及时、全面的服务。
合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子报销凭证报销、入账、归档试点工作（第一批）。2021年聚焦财务档案助力9个省份试点企业电子报销凭证报销、入账、归档试点验收通过。2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子报销凭证在企业中闭环管理。
合思档案成功案例展示
众多企业使用合思档案后取得了显著的降本增效成果。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营企业通过合思落地财务数字化，提高了总部&门店业财融合效率80%，记账凭证、收支两端回单、电子报销凭证全量不打印，线下只保留纸质电子报销凭证及其粘贴单，财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 + /年，档案合规性达100%。
合思服务体系保驾护航
合思在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为不同地区的企业提供本地化的服务。
合思秉承以客户为中心的服务理念，从研发、实施到售后，全程关注客户需求，为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。
合思档案能够帮助企业实现电子报销凭证全流程无纸化，突破传统报销模式下电子报销凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。众多企业使用合思档案后取得的显著降本增效成果，充分证明了合思档案的有效性和实用性。
随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案将凭借其先进的技术、丰富的功能、完善的服务体系，为更多企业提供优质的财务数智化解决方案，助力企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您也想体验合思档案带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启财务数智化管理新篇章。
