合思档案：引领企业数字化发票管理新时代

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业数字化发票正逐渐成为财务管理的核心。2025年即将实现数电票全覆盖，这一变革如同一场风暴，让企业财务档案管理面临全新挑战。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。这一切都意味着，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

传统档案管理在企业数字化发票的时代背景下，显得捉襟见肘。在纸电混合时代，企业高管面临着诸多困扰。纸质档案管理成本高昂，不仅有打印、存储等显性成本，还存在数据难以分析利用的隐形成本。大量的纸质档案占据了宝贵的办公空间，而档案数据却缺乏有效的汇总整理，如同散落在各处的珍珠，难以串成一条有价值的项链。

财务人员更是苦不堪言。面对海量的档案数据，整理工作犹如在茫茫大海中捞针，耗费大量时间和精力。手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复，效率低下。业务人员也深受其害，出差、招待后的报销流程繁琐，纸质票据的留存和上交需要耗费大量时间和精力。

传统纸质档案管理还存在着高合规风险。电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遇到不可抗力，如火灾、水灾等，纸质档案很可能毁于一旦，给企业带来巨大的损失。而国家政策的支持，让电子会计档案管理迎来了春天。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业数字化发票管理提供了全方位的解决方案。

合思档案解决方案：多元定制精准护航

合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，真正做到应收尽收。

单套制解决方案更是独具匠心。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，实物流转与电轨运行并行，线上一套电子数据管理，让财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。会计档案不打印，应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案赋予了企业更大的自主权。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可以根据自身管理需求，随心所欲地自定义归档目录。

证据链完整性解决方案则为企业的财务合规保驾护航。通过可视化的规则引擎，它提供了不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

合思档案核心功能：科技赋能高效管理

合思档案的核心功能如同璀璨的星辰，照亮了企业数字化发票管理的道路。

多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。同时，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。它还提供关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，让档案的可扩展性更强。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

合思档案应用案例：实践检验卓越成效

合思档案在实际应用中展现出了强大的实力，众多企业通过使用合思档案，实现了企业数字化发票管理的飞跃。

某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据的解决方案，实现了业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，让会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，让企业对自身经营情况一目了然。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案为其提供了安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现了标准化落地，统一了原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，纸张打印成本减少了100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如整理环节手工操作多、保管环节分散、存储环节依赖纸质、管理方式落后，会计档案散落各系统、数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案翻阅效率低、易损坏丢失，电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案为其提供了数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等，统一了标准和管理。业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，还原了业务全貌。数据共享，一站式查阅便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料全生命周期可控，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到了100%，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间、易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂、易出错；利用环节实物凭证与业务分散，查阅繁琐，档案借还管理不善等问题。合思档案的单套制管理方案为其提供了数据集成方案，按照归档范围和标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，灵活运用动态API接口延展档案管理范围。智能化制档方案，搭建全业务版式文件自动生成及归档，搭配可视化关联规则配置，搭建业务证据链，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，企业面临着降本增效的巨大压力，而电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%检索效率提升、100%管理合规性。

合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也想在企业数字化发票管理领域实现突破，不妨选择合思档案，现在就可以免费试用，开启财务档案管理数字化转型之旅，提升企业的管理效率和竞争力。