合思档案:重塑档案归档流程,开启财务数字化新时代

合思档案:重塑档案归档流程,开启财务数字化新时代
在当今数字化浪潮席卷的商业世界,企业的财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近,企业财务档案管理的信息化建设显得刻不容缓。

纸电混合时代,企业在财务档案管理方面可谓是问题丛生。企业高管们头疼于纸质档案管理成本居高不下,不仅需要花费大量资金在纸质凭证输出耗材上,还得为档案室和档案柜等存储空间投入不菲。而且,这些档案数据缺乏汇总整理,难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气,整理工作耗时费力,手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后的报销环节,纸质票据留存再上交的流程繁琐,耗费了大量时间。此外,企业纸质档案管理还存在高隐形成本和高合规风险,手工装册归档的重复性工作量大,查询调阅条件粗糙,数据无法有效利用,电子会计凭证文件缺乏有效管理手段,不可抗力还可能导致纸质档案损坏。即便企业在数字化推行过程中建设了OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题,但在归档、储存环节仍未摆脱纸质文件和数据存储线下载体的困扰,影响了企业全面数字化的进程。

面对这些痛点,合思档案应运而生,为企业提供了专业的“电子会计档案管理平台”,帮助企业适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求,优化档案归档流程。

合思档案全景扫描

合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的领先单套制电子会计档案管理平台。合思创立于2014年,作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司,成立以来已累计融资超15亿元人民币。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案,为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它致力于服务未来财务人,构建敏捷的财务收支管理平台,助力企业实现业财融合。通过合思档案,企业能够解决内外交困的档案管理问题,实现70%的纸张成本节约、75%的整理成本节约、90%的检索效率提升和100%的管理合规性,极大地优化了档案归档流程。

使命愿景照亮前行之路

合思档案不止是一款电子档案管理产品,更是管理与服务的融合。它携手企业碰撞出协作的价值,助力企业决策数智化,提升财务服务效率,打响数字化转型决胜之战。

秉承以客户为中心的服务理念,合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点,推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型,实现会计档案价值的深度应用。它坚持“客户至上”的原则,聆听用户需求以进行产品迭代,让每一个企业都能更好地享受数字化转型带来的降本增效,在档案归档流程上实现质的飞跃。

合思档案致力于成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统,补足企业信息化建设空白,拉通业财税档全链路,让数据“活起来”,真正利用档案数据,实现数据价值,从而优化档案归档流程。

模块功能构筑坚实壁垒

合思档案拥有丰富的功能模块,涵盖了发票(大数据解决方案)、单据(档案扩展解决方案)、凭证(费控系统)、账簿(税务系统)、报表(QA系统)、电子档案(资金系统)、纸质档案(影像系统)、自定义档案(业务系统)、实物备查解决方案(更多系统)、数电票解决方案(共享调阅解决方案)等。

产品提供电子会计档案全生命周期管理功能,包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务以及统计分析和应用层功能。在智能采集方面,它具备多源采集能力,接口互联可自主采集,基于跨系统数据集成要求,提供自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器,自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件,支持自定义数据采集方案;也支持手动采集,自主补录不满足系统集成要求的零散会计资料,确保档案归档流程的顺畅。

智能制档功能也是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装,实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装,整合零散数据形成完整的业务链组合数据;还可通过字段映射,实现多档案类型的业务字段映射,让凭证数据业务化、业务数据财务化,方便财务人员查询和分析,优化了档案归档流程。

功能亮点凸显独特优势

合思档案采用便捷调阅不打印、混序归集免组装的方式,实现业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程数字化闭环管理。它打破物理空间限制,可在线自由调阅,预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等,确保档案完整性的同时自由穿透档案链,使档案归档流程更加高效。

提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案,按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设,围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测,保障归档数据真实、完整、安全、可用。同时,基于企业不同业务场景,提供灵活的档案关系上下游检测,支持金额、数量、票种等精细化方案配置,保障业务数据完整性,检测结果可查阅、可追溯,为档案归档流程提供了可靠保障。

具备强大的大数据解决方案,支持百亿级单据量的匹配关联,海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节,提高档案管理效率、释放档案数据价值,支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件,具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力,以及元数据级检索、海量数据秒级查询等数据查询能力,让档案归档流程更加智能化。

拥有实物备查解决方案,智能区分纸电标识,实现线上、线下高度关联,实物档案全流程管理定位。在“纸电混合”阶段,对真正“原生状态”为纸质的档案资料做精细化管理,通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位,服务实物档案全流程线上化管理,实现实物档案的创新管理和便捷利用,进一步完善了档案归档流程。

多重优势铸就卓越品质

合思档案符合国家政策要求,国家政策支持电子会计档案管理,电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力,该产品满足相关政策对电子会计档案管理的要求,实现电子会计档案合规性管理,确保档案归档流程符合法规标准。

具有广泛连接的能力,能够连接各类异构业财系统,广泛采集数据,成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统,实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收,优化了档案归档流程的全面性。

实现100%自动归档,拥有强大的规则匹配能力,最大程度地减少人工介入,实现自动组装、归档,提高档案管理效率,让档案归档流程更加自动化。

具备灵活承接、持续迭代的能力,满足接收管理数电票的能力,且拥有稳定的迭代能力,能及时应对政策和市场的变化,保证档案归档流程的适应性。

目标用户与应用场景广泛适配

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管,可沉淀数据资产,保障合规管理,提升企业财务档案利用效率,挖掘财务档案数据价值,助力企业决策数智化,降本增效,在档案归档流程中实现战略价值。对于归档员/财务,可提高工作效率,告别重复低价值工作,实现档案数据同源,便于监控、分析,轻松完成档案管理,优化了档案归档流程的操作性。对于外部审计,可实现档案外审在线化、可溯源,一键查询借阅,权限一键下放/回收,减少与财务的重复沟通,使档案归档流程更便于审计监督。

其应用场景广泛,在数电票场景下,提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案,支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作,实现数电票全流程闭环管理,优化了数电票相关的档案归档流程。在企业档案管理场景中,可解决纸电混合管理混乱、手工作业低效费力、档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题,全面优化企业的档案归档流程。

成功案例见证卓越成效

海亮教育此前老板要求实现财务办公室无纸化,使用合思档案后,所服务的单位由15家增长到298家,作业人员从16人增长到25人,共享单位数量增加18.9倍,作业人员仅增加9人,凭证自动化率达到91.6%,档案归档流程得到了极大的优化。

徐福记公司多地连锁门店,70 + 分公司,年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化,在线匹配组装,异地线上调阅,管理效率大大提升,档案归档流程更加高效便捷。

中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地,切实减少了打印存储的成本,系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中,公司审计人员通过电子会计档案系统,批量导出电子发票结构化数据,支持其进行审计分析工作,审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定,档案归档流程更加规范和高效。

金牌橱柜积极响应国家政策,与合思档案通力合作。以聚合化,结构化,业务化的档案数据呈现记录资料的结构树,查阅业务全貌便捷高效,档案归档流程更加清晰明了。

在当前经济环境下,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案拥有领先的技术、完善的功能和丰富的成功案例,能够为不同规模、不同行业的企业提供优质的财务档案管理解决方案,优化档案归档流程。企业选择合思档案,可解决当前财务档案管理面临的诸多痛点和挑战,实现降本增效、合规经营和低碳运营,让有限更有效。

如果您想体验合思档案带来的卓越服务,优化您企业的档案归档流程,欢迎拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号、小程序二维码联系合思,还可免费试用,开启财务档案管理数字化转型之旅。

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captaincaptain
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