合思档案：破解企业日常费用报销档案管理难题

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业不得不直面财务档案管理的新难题。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这一系列要求使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

与此同时，在纸电混合的时代背景下，企业不同角色也面临着各自的困扰。企业高管在日常费用报销档案管理方面，面临着纸质档案管理成本高昂、储存占地大，且档案数据难以分析利用的问题。财务人员则被海量的档案数据所困扰，日常费用报销档案的整理耗费大量时间，手动逐一匹配核对的工作枯燥又繁复。业务人员在日常费用报销时，也常常因为纸质票据流程繁琐而耗费大量时间。

而且，纸质档案存在着诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求极大。高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，导致数据不能有效利用。更严重的是，还存在高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

不过，国家政策为企业电子会计档案管理带来了利好。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，并且电子会计档案管理需要关注全生命周期管理闭环。在这样的背景下，合思档案解决方案应运而生，为企业解决日常费用报销档案管理难题提供了有力支持。

角色定制：满足多元需求

• 高管决策助力
  对于CEO/高管而言，日常费用报销档案管理的高效性至关重要。合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。在日常费用报销方面，它能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。借助数字化手段，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 财务效率提升
  归档员/财务人员在日常费用报销档案处理中承担着大量工作。合思档案能提高他们的工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析。这样一来，财务人员可以轻松完成日常费用报销档案管理，提高档案利用效率。

• 审计便捷无忧
  对于外部审计来说，合思档案可实现审计不进档案室。在日常费用报销审计方面，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务无需与审计重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计效率。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业在日常费用报销等不同场景下的档案管理需求。

功能全景：覆盖管理全流程

• 全生命周期呵护
  合思档案实现了电子会计档案全生命周期管理。在智能采集环节，外部生态通过规则引擎、业务映射等方式，内部通过EAI插件、API接口等，确保日常费用报销相关档案的准确采集。预归档服务提供自动归档、业务检测等功能，基础管理涵盖档号管理、账套管理等，档案服务包括身份调查、全文检索等，为日常费用报销档案管理提供全方位保障。

• 多源采集灵活
  多源采集支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。提供自动生成式Open API，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案，方便企业采集日常费用报销的各类数据。同时，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件自动切割、自定义配置Excel导入模板，满足不同企业的需求。

• 智能制档高效
  智能制档通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的凭证、单据等核心会计凭证自动关联匹配及组装。在日常费用报销档案管理中，能减少90%的人工匹配工作量，还可通过字段映射让查询更便捷。

• 档案管理精细
  档案管理具备权限管理，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展，确保日常费用报销档案管理的规范性和安全性。

核心亮点：凸显竞争优势

• 便捷调阅自由
  合思档案实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。在日常费用报销档案查询方面，打破物理空间限制，可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，融合“混序归档”“分类归档”等功能。

• 大数据高效处理
  大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在日常费用报销档案管理中，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

• 双模式检测保障
  “四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测，保障日常费用报销归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测还能基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测。

• 实物备查精准
  实物备查能智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位。在日常费用报销相关实物档案管理中，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架等流程，支持集团共享批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

价值体现：驱动企业发展

• 降本增效显著
  合思档案能为企业带来显著的降本增效。在日常费用报销档案管理方面，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性，让企业更有效地“收紧钱袋子”。

• 全链路拉通
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。在日常费用报销流程中，实现数据的顺畅流通，提高企业整体运营效率。

• 数据价值挖掘
  让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。在日常费用报销数据分析中，为企业决策提供有力支持。

• 资源重组优化
  资源重组，实现企业效益最大化。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。在日常费用报销管理中，实现企业资源的合理配置和高效利用。

典型场景：彰显实用价值

• 多维检索精准
  多维检索满足多场景查询需求。在日常费用报销档案查询中，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。

• 一站式预览追溯
  一站式预览，穿透联查。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，方便日常费用报销的审核和查询。

• 外部系统对接
  外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息。为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件，提升日常费用报销档案的共享和利用效率。

• 档案借阅便捷
  档案借阅服务让借阅人可在线查看，支持下载。管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还，确保日常费用报销档案的安全和有序借阅。

成功案例：见证卓越成效

• 案例一：高效管理降成本
  某企业年单据量2.6亿，在日常费用报销档案管理方面存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如数据加载30s、关联匹配15min，减少了打印与邮寄，降低了企业日常费用报销档案管理成本。

• 案例二：标准落地提效率
  某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理难整合。合思档案采用单套制管理方案，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。在日常费用报销档案管理中，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：统一存储促共享
  某企业档案管理低效，会计档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范。合思档案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效提升了日常费用报销档案管理效率。

• 案例四：简化流程增效率
  某教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，整理工作复杂，利用不便。合思档案采用数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，优化了日常费用报销档案管理流程。

市场定位：独具差异化优势

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业在日常费用报销等不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现自动匹配、应收尽收。同时，拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，展现出强大的技术实力和市场竞争力。

合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的日常费用报销档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将持续为企业提供优质的档案管理服务。

如果您的企业也想改善日常费用报销档案管理现状，提升管理效率和效益，欢迎通过电话400 – 105 – 6505、网站www.hosecloud.com联系我们，还可通过微信公众号和小程序获取相关信息。现在，您可以免费试用合思档案，开启高效档案管理之旅。