在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。今天，我们将聚焦一家世界500强旗下的教育服务品牌，深入了解其在财务数字化方面的探索与实践，以及差旅信息化应用如何为其带来变革。
该教育服务品牌自2017年建立财务共享中心以来，便踏上了财务数字化转型的征程。从2018 – 2022年间，其智能报销系统从1.0升级至4.0，效率得到了极大提升。2021年12月，子公司成立并迅速扩展至300多家共享单位，业务从内部服务向外延伸。然而，在财务数字化进程中，该企业也面临着诸多挑战。
业务迷局：现状与痛点交织
在企业运营过程中，差旅信息化应用的重要性日益凸显。但该教育品牌却在财务数字化方面遭遇了重重难题。
企业内部业务和财务系统众多，且相互独立，数据无法互通。这就如同一个个信息孤岛，使得结构化数据的提取变得异常困难。以差旅费用相关的数据为例，不同系统中的数据难以整合，给财务管理带来了极大的困扰。
电子发票的处理更是耗费了大量的人力和物力。打印、查重、验伪等操作不仅耗时费力，还造成了纸张的浪费。同时，实物存档占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，需要花费大量的时间和精力。实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
破局之钥：合思解决方案登场
面对这些难题，合思为该客户提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案，其中差旅信息化应用成为了重要的一环。
合思的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。通过自动封装的40多种接口，广泛连接异构系统，实现了0开发成本介入，确保档案应收尽收。无论是差旅费用的相关凭证，还是其他业务的档案数据，都能被高效地整合进来。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这种灵活的传输方式，能够适应不同的业务场景，确保数据的及时、准确传输。
合思的方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。通过这些功能，实现了对档案的全流程管理，提高了管理效率和准确性。
实施之旅：步步为营见成效
合思在实施过程中，通过自动封装接口连接客户的异构系统，实现了档案数据的收集。在差旅信息化应用方面，将差旅相关的各类数据，如费用报销凭证、行程记录等，都纳入到了数据收集的范畴。
利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式进行接口传输，将档案数据整合起来。这一步骤确保了数据的完整性和准确性，为后续的管理工作奠定了基础。
对收集到的档案数据进行智能组单和四性检测。智能组单能够将相关的档案数据进行合理组合，方便管理和查询。四性检测则保证了档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。
完成电子档案和实物档案的管理、借阅、移交、鉴定、销毁等操作，并进行权限监控。在差旅信息化应用中，员工可以通过电子借阅的方式，方便快捷地获取差旅相关的档案资料，提高了工作效率。
成果绽放：效益显著引瞩目
经过合思的方案实施，该企业取得了显著的成果。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。在差旅信息化应用方面，差旅费用的报销和管理变得更加高效，员工无需再为繁琐的纸质流程而烦恼。
档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工可以通过系统快速查询到差旅相关的档案信息，大大节省了时间。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。差旅信息化应用的推广，也使得差旅管理更加科学、合理，降低了企业的运营成本。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的纸质档案存储而烦恼，同时也减少了档案管理的人力和物力投入。
客户心声：认可与期待并存
企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。该企业认为合思的方案有效管理了大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。在差旅信息化应用方面，合思的方案也得到了员工的广泛认可，提高了员工的满意度。
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型势在必行。差旅信息化应用作为财务数字化的重要组成部分，能够为企业带来诸多优势。合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等众多功能。它已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。
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