在教育行业蓬勃发展的浪潮中，海亮教育科技服务集团宛如一颗璀璨的明星。它作为世界 500 强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，不仅是国内教育服务提供商的引领者，更怀揣着成为全球优质教育服务引领者的宏伟愿景。随着业务的不断拓展和壮大，海亮教育科技服务集团在财务档案管理方面的需求也日益凸显。
业务迷局：传统档案管理痛点丛生
海亮教育科技服务集团业务广泛，涉及众多领域。然而，其企业业务、财务系统犹如一座座孤岛，彼此独立，数据难以互通。结构化数据的提取就像在茫茫大海中捞针，困难重重。电子发票的处理更是让人头疼，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物档案资料的存储问题也不容小觑。大量的档案资料占据了大量的物理空间，企业不得不安排专人进行管理，这无疑增加了管理成本。而且，实物档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着较大的风险。
在档案录入和装订方面，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时漫长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的时间和精力。
更为关键的是，传统的档案管理方式无法最大化发挥档案的价值。实物凭证明与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅不留痕，多人借阅更是难以实现，这导致档案资产的利用效率极低。
智能破局：合思提供定制化解决方案
面对海亮教育科技服务集团在财务档案管理方面的诸多痛点，合思带来了智能档案系统这一强大的解决方案。
智能档案系统的档案数据来源丰富多样。一方面，通过先进的 OCR 技术，能够自动识别和整理各类电子文档信息；另一方面，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，形成实物档案数字化副本。
会计类档案管理范围广泛，涵盖了内部的各种报告、合同等，以及外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。智能档案系统可根据预设规则对收集到的数据进行自动归档，确保信息的有序性和可追溯性。
此外，合思还提供了自助 OA 在线平台，员工可以方便地提交申请并进行审批流程。同时，集成金蝶 EAS 财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。对原有的纸质档案进行数字化处理，让档案的保存和使用更加便捷。
分步推进：解决方案实施有条不紊
合思智能档案系统的实施过程严谨有序。首先，对海亮教育科技服务集团的各类档案进行全面的盘点和梳理，确定电子档案和实物档案数字化副本的范围和标准。这一步就像是为建造大厦打下坚实的基础，确保后续工作的顺利开展。
接着，引入先进的 OCR 技术对电子文档进行自动识别和整理，同时对实物档案进行扫描或拍照转换为数字形式。这一过程就像是给档案赋予了新的生命，让它们从沉睡的纸张变成了可灵活调用的数字信息。
然后，按照预设规则搭建电子会计档案系统，对收集到的数据进行分类和处理，实现自动归档。智能档案系统就像一位精明的管家，将档案资料有条不紊地整理好，让查找和使用变得轻而易举。
最后，部署自助 OA 和集成金蝶 EAS 系统，为员工提供便捷的申请和审批平台，支持企业日常运营管理。这一步就像是为企业的运营安装了一套高效的引擎，让各项工作能够快速、顺畅地运转。
显著成效：智能档案系统价值凸显
经过一段时间的使用，海亮教育科技服务集团在财务档案管理方面取得了显著的成果。智能档案系统让档案整理匹配效率提升了 90%，大大提高了工作效率。员工们不再需要花费大量的时间在繁琐的档案整理和查找上，能够将更多的精力投入到核心业务中。
存储空间减少了 72%，这不仅降低了存储成本，还降低了因实物档案损坏带来的风险。企业不再需要为大量的档案存储空间而烦恼，也不用担心档案损坏导致的重要信息丢失。
每年纸张打印成本节约 3 万元，实现了成本的显著降低。这不仅符合企业节约成本的需求，也响应了环保的号召，实现了低碳运营。
财务人力减少 3 人，优化了人员配置。企业可以将节省下来的人力投入到更有价值的工作中，提高企业的整体效益。
高度赞誉：客户认可彰显合思实力
海亮教育科技服务集团对合思的智能档案系统给予了高度评价。他们表示，合思的解决方案有效解决了他们在财务档案管理方面的痛点，提高了工作效率，降低了成本，提升了档案管理的合规性和利用价值。通过与合思的合作，公司的财务数字化转型取得了显著成效，为企业的可持续发展提供了有力支持。
智能档案系统就像一把神奇的钥匙，打开了海亮教育科技服务集团财务档案管理的新局面。它让繁琐的档案管理工作变得轻松高效，让企业能够更好地应对市场的挑战。
行动号召：携手合思开启智能管理之旅
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，拥有广泛的客户案例和丰富的实践经验。智能档案系统已经帮助众多企业解决了财务档案管理的难题，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也面临着财务档案管理的难题，不妨选择合思的智能档案系统。让我们一起借助智能科技的力量，实现财务档案管理的数字化转型，让有限的资源发挥出更大的效益。
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