在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化已成为企业提升竞争力的关键一环。今天，我们将聚焦于一家世界500强旗下的教育服务品牌，深入了解其在财务数字化方面所面临的挑战，以及合思如何凭借先进的解决方案为其带来变革。
这家教育服务品牌业务广泛，拥有众多相互独立的业务和财务系统。在日常运营中，其财务数字化面临着诸多痛点。首先，各系统数据不互通，结构化数据提取困难，尤其是发票相关数据，传统的电子发票打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还浪费大量纸张。其次，实物存档占用了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏时有发生，使企业面临合规风险。再者，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，过程繁琐。另外，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。
面对这些难题，合思挺身而出，为该客户提供了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，其中发票自动识别功能发挥了重要作用。
智能方案：打通财务数字化脉络
合思的解决方案犹如一位财务领域的智慧管家，全面且高效。其档案数据来源广泛，涵盖电子档案（载体档案数字化副本）、自研OA以及其他业务系统等。通过自动封装的40种以上接口，合思能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保各类档案应收尽收。在这个过程中，发票自动识别技术发挥了关键作用，它能够快速准确地识别发票信息，为后续的档案管理提供基础数据。
接口传输方式也十分多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，保证了数据获取的灵活性和准确性。特别是在发票处理方面，发票自动识别功能能够将发票上的关键信息快速提取并录入系统，大大提高了数据采集的效率。
该方案具备强大的自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列环节。在会计类档案管理方面，其范围涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等各类档案。发票自动识别技术贯穿其中，确保每一张发票都能准确无误地进入档案管理流程。
精细实施：步步为营打造数字化档案
合思的解决方案实施过程严谨而细致。首先，通过自动封装接口连接客户的异构系统，实现档案数据的采集。在这个阶段，发票自动识别技术能够快速从众多发票中提取关键信息，为数据采集提供高效支持。
接着，采用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式进行接口传输，确保数据的准确获取。在传输过程中，发票自动识别功能对发票信息进行再次核对，保证数据的准确性。
对采集到的数据进行智能组单和四性检测，为后续的电子档案管理和实物档案管理做准备。发票自动识别技术能够将发票与相关业务信息进行关联，实现智能组单，提高档案管理的效率。
最后，利用强大的规则引擎自定义搭建，实现亿级数据秒级调阅和穿透联查无缝对接。发票自动识别技术使得在海量数据中快速定位发票信息成为可能，大大提高了数据查询的效率。
显著成效：开启财务数字化新篇章
通过合思的解决方案，该客户取得了显著的成果和效益。年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。发票自动识别技术在其中起到了关键作用，使得大量发票能够快速准确地纳入管理体系。
档案多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效。员工可以通过系统快速查询到所需的发票信息，无需再在堆积如山的纸质档案中寻找。发票自动识别技术为这种高效查询提供了数据基础，使得查询更加精准。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。发票自动识别技术的应用，减少了人工录入发票信息的工作量，提高了数据的准确性和处理速度，从而提升了整体管理效能。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。大量的发票以电子形式存储，不再需要占用大量的物理空间，也减少了档案管理的人力成本。发票自动识别技术为这种电子化存储提供了前提条件，使得发票能够快速准确地转化为电子数据。
该企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，这充分体现了对合思方案的高度认可。
合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，除了上述的电子化会计档案管理方案，还具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能简化报销流程，提高财务管理效率。其中，发票自动识别功能贯穿了整个财务管理过程，为企业提供了高效、准确的发票处理解决方案。
合思还提供免费试用，新客户可获得为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。同时，合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，包括全天候的客户服务热线、丰富的培训资源等。如果您的企业也面临着财务数字化的挑战，不妨来免费试用合思，体验发票自动识别带来的高效财务管理变革。
