在当今数字化浪潮的推动下，数电票时代已然来临。根据规划，2025年将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加速提升。因数电票管理要求的特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业面临着诸多痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本巨大，不仅需要花费大量资金用于纸张、存储设备等，而且储存占地问题严重。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这对于企业的战略决策无疑是一大阻碍。财务人员则深受档案数据量大的困扰，整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。而业务人员在出差、招待后，电子费用报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费大量时间和精力。此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题以及数据存储线下载体的难题。
面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，为企业提供了一站式的电子费用报销及档案管理服务。
合思档案：全面领先的一站式解决方案
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，宛如一个功能强大的“档案管理百宝箱”，能够满足企业不同场景下的多样化档案管理需求。
它广泛连接业财系统，在电子费用报销过程中，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。单套制解决方案更是具有诸多优势，实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案不打印、应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
六大场景解决方案涵盖档案扩展解决方案、证据链完整性解决方案、共享调阅解决方案、数电票解决方案、实物备查解决方案、大数据解决方案。这些方案从不同角度出发，满足企业档案管理的复杂需求，为企业电子费用报销及档案管理提供全方位的支持。
核心功能亮点：智能高效的管理利器
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多源采集：灵活多样的数据入口
合思档案的多源采集功能支持接口互联和手动采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在电子费用报销场景中，无论是系统内的数据还是零散的票据，都能轻松采集，为后续的管理工作奠定基础。 -
智能制档：自动匹配，高效整合
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。在电子费用报销过程中，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射让查阅更便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化，使电子费用报销相关的档案管理更加智能高效。 -
双模式检测：严格保障数据合规
“四性检测+业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。在电子费用报销的各个环节，都能确保数据的合规性，让企业无后顾之忧。
用户收益：降本增效，合规发展
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显著降本增效
合思档案能够为企业带来显著的降本增效成果。在电子费用报销及档案管理方面，能节约纸张成本、整理成本，提高检索效率，实现档案不打印，更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档。例如，可为企业节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了工作效率，让企业能够将更多的资源投入到核心业务中。 -
拉通全链路数据
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”。在电子费用报销过程中，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对电子费用报销数据的分析，更好地了解企业的费用支出情况，为决策提供有力支持。 -
提升管理能效
实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。合思档案满足企业对电子档案管理系统连接、敏捷、稳定、合规的需求，让企业在电子费用报销及档案管理方面更加高效、规范。 -
保障合规管理
电子会计档案合规性管理符合国家政策要求，满足电子会计档案全生命周期管理闭环的要求，支持档案的接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁等全流程管控。在电子费用报销过程中，确保每一个环节都符合法规要求，为企业的合规发展提供保障。
典型场景应用：适应多样需求
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战略决策场景
在企业高管关注的战略决策场景中，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。在电子费用报销方面，通过对报销数据的分析，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。 -
日常工作场景
对于归档员/财务人员的日常工作场景，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。在电子费用报销过程中，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。 -
外部审计场景
在外部审计场景中，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。在电子费用报销的审计环节，大大提高了审计效率，减少了沟通成本。
客户成功案例：实力见证
海亮教育作为世界500强企业，在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。老板提出的财务办公室无纸化目标逐步实现，电子费用报销及档案管理更加高效。
徐福记作为2023年中国500最具价值品牌企业，多地连锁门店，70 +分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，电子费用报销管理效率大大提升。
中交水规院作为新中国组建的第一个水运建设行业规划、设计勘察机构，单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本。系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。在电子费用报销的审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。
如果您的企业也想提升电子费用报销及档案管理的效率，保障合规性，不妨尝试使用合思档案。现在点击[具体链接]即可免费试用，开启高效、合规的会计档案管理之旅。
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