在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也跟进，全面推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如阵阵春风，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将得到全面解决。电子凭证数字化转型的步伐进一步加快，全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，犹如一颗璀璨的明星，闪亮登场。合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案检索系统。该系统以其卓越的性能和强大的功能，为企业的财务档案管理带来了全新的解决方案。
红枣上市企业档案管理困境
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于1992年的老牌企业，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的佼佼者。然而，在企业蓬勃发展的背后，财务档案管理却成了一块难啃的“硬骨头”。
在归档环节，财务人员就像陷入了一场无尽的“数据迷宫”。他们需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都要经过仔细的核对和比对，稍有不慎，就可能出现档案遗失的情况。这种传统的归档方式不仅效率低下，而且容易出错，给企业的财务工作带来了极大的困扰。
纸质档案的查找更是让人头疼不已。这些档案受限于时间和空间的限制，就像被封印在一个个“时光宝盒”里。当需要查找某一份档案时，工作人员往往需要耗费大量的时间在堆积如山的档案中翻找。无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，就像在黑暗中摸索，找不到方向。
大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求就像一个无底洞。企业需要为这些档案专门开辟存放空间，还需要安排专人进行管理和维护。这不仅增加了企业的运营成本，还降低了工作效率。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，如何降低成本、提高效率成为了亟待解决的问题。
合思定制档案解决方案
合思档案检索系统针对好想你面临的这些问题，提供了一套量身定制的电子会计档案解决方案。
打破壁垒数据同源：合思档案检索系统就像一位神奇的“数据魔法师”，为财务人员打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源。通过该系统，财务人员可以一键联查相关数据，就像开启了一扇通往数据宝库的大门。所有的数据都在一个平台上清晰呈现，无需再在不同的系统和文件中来回切换。这大大提升了工作效率，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来，有更多的时间和精力去处理更重要的事务。
自动组装审计便捷：在审计环节，合思档案检索系统就像一位严谨的“审计助手”。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的高效进行。系统可以自动组装相关的档案数据，为审计人员提供全面、准确的信息。这不仅提升了审计效率，还降低了审计风险，让企业的财务工作更加规范和透明。
实物高效管理：合思档案检索系统还借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有一个对应的二维码，就像一个独一无二的“身份证”。查阅者只需查询电子档案，就可以轻松定位实物档案的位置。这就像在茫茫大海中找到了一座明亮的灯塔，让档案管理变得更加高效和便捷。
引入方案后获显著成效
在采用合思档案检索系统的解决方案后，好想你取得了显著的成果。
减少90%人工耗时：通过系统的自动化归档和便捷的联查功能，好想你在档案管理方面的人工耗时大幅减少。财务人员不再需要花费大量的时间去确认单据和查找档案，工作效率得到了极大的提升。这就像给企业的财务工作装上了一台高速引擎，让企业在发展的道路上一路狂奔。
总部接收减少80%管理耗时：总部在接收各部门的档案时，也变得更加轻松和高效。系统的自动化处理和数据共享功能，让总部可以实时获取各部门的档案信息，不再需要等待纸质档案的传递。这不仅减少了管理耗时，还提高了信息的准确性和及时性。
借阅管理减少67%管理耗时：在借阅管理方面，合思档案检索系统也发挥了巨大的作用。通过系统的电子借阅功能，借阅者可以在线申请借阅档案，管理人员可以快速审批和处理。这大大减少了借阅管理的耗时，提高了档案的利用率。
预计减少综合成本20万元/年：随着人工耗时和管理耗时的减少，好想你预计每年可以减少综合成本20万元。这对于企业来说，无疑是一笔可观的节省。在当前经济环境下，每一分钱的节省都显得尤为重要。
合思档案检索系统的优势和价值不言而喻。该系统实现了自动化归档，让财务人员告别了重复性的工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。在电子凭证全流程无纸化的大趋势下，合思档案检索系统有助于推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在未来的发展中，合思档案检索系统将继续发挥其优势，为更多的企业提供优质的服务。截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您也想让企业的财务档案管理更加高效、便捷，不妨选择合思档案检索系统。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用，亲身体验合思档案检索系统的强大功能。让我们携手合思，共同开启财务数智化的新时代。
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