在企业数字化转型的浪潮中，财务数字化成为众多企业提升运营效率、降低成本的关键举措。北京动力源科技股份有限公司作为我国电源行业的上市先驱，在应用合思财务数字化解决方案后，取得了令人瞩目的成效，堪称电子存档最佳实践的典范。其员工报销周期从漫长的4周大幅缩减至1周以内，效率飙升300%，会计工作量显著减少，人员成本节约近50%。同时，多系统集成实现数据互通，彻底打破数据孤岛，操作体验全面升级。接下来，让我们深入剖析这一电子存档最佳实践案例。
动力源背景：老牌企业的转型挑战
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国电源行业第一家在上海证券交易所主板上市的企业。公司业务广泛，聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大核心业务板块。早在2011年，动力源就积极开启财务数字化转型和业财融合之路，先后自建费控系统、采购管理系统等。然而，尽管投入了大量精力和资源，整体流程依然复杂繁琐，系统之间壁垒森严，与预期的转型目标存在较大差距。
到了2021年，动力源面临着诸多棘手问题。多系统操作体验不佳，员工需要在不同系统间频繁切换，手工录入数据不仅效率低下，还难以保证合规性。系统的割裂导致数据分散，信息滞后，管理层难以及时掌握准确的财务数据。此外，公司业务覆盖面广，报销模式复杂多样，组织架构也十分复杂，各主体流程繁复，进一步增加了财务管理的难度。在这样的背景下，引入一套高效的财务数字化解决方案成为动力源的迫切需求，电子存档最佳实践的探索也由此拉开帷幕。
合思方案：精准施策的创新之钥
针对动力源面临的诸多挑战，合思为其量身定制了一套具有针对性和创新性的财务数字化解决方案，为电子存档最佳实践提供了有力支撑。
首先，合思实现了多系统的数据同步。将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控系统进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控系统对接，从而实现订单支出成本的实时归集和统计。这一举措打破了系统之间的数据壁垒，让数据能够自由流动，为企业的财务管理提供了更准确、及时的信息。
其次，合思推出的“无需报销”模式，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一创新模式不仅简化了报销流程，还大大提高了工作效率，为电子存档最佳实践提供了全新的思路。
此外，合思系统具有强大的连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒，实现了各系统之间的数据联动，为企业构建了一个高效、协同的数字化财务管理平台，进一步完善了电子存档最佳实践的体系。
显著成效：数据说话的转型硕果
合思的解决方案为动力源带来了显著的成效，电子存档最佳实践的价值得到了充分体现。
在员工报销方面，报销周期大幅缩短。从原来的4周缩短至1周以内，效率提升了300%。申请单信息自动赋值，聚合消费功能让员工可以同屏比价，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程，员工的使用体验得到了极大提升。这不仅提高了员工的工作效率，还增强了员工对企业财务管理的满意度。
对于会计人员来说，工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力，将更多时间投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中，提升了财务部门的整体价值。
对于企业管理者而言，能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策。彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，实现了财务管理的精细化和科学化，为电子存档最佳实践在企业决策层面的应用提供了有力保障。
客户反馈：合作共赢的高度认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作仅仅是服务的开始，未来双方还要继续结合动力源的业态和组织变化，利用合思敏捷、丰富的无需报销应用场景，更好地配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的认可和信任，也为电子存档最佳实践在企业间的推广提供了有力的背书。
未来展望：深化合作的无限可能
动力源与合思的合作前景十分广阔。双方将继续结合动力源的业态和组织变化，进一步深化合作。利用合思的无需报销应用场景，更好地配合企业全球化业务，实现降本增效、合规经营和低碳运营。在未来的合作中，合思将不断优化解决方案，为动力源提供更加优质、高效的服务，助力动力源在财务数字化转型的道路上取得更大的成功，推动电子存档最佳实践不断升级。
电子存档最佳实践的成功经验不仅为北京动力源科技股份有限公司带来了巨大的价值，也为其他企业提供了有益的借鉴。如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨借鉴北京动力源科技股份有限公司的成功经验，选择合思的财务数字化解决方案，让有限更有效。现在就可以免费试用，开启您的财务数字化转型之旅，探索属于您的电子存档最佳实践。
