在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业对于高效、合规的档案管理需求愈发迫切。高新兴科技集团，作为一家颇具影响力的上市公司，同时也是智慧城市物联网产品与服务的提供商，一直以来都聚焦于技术创新应用。这家高科技企业每年在研发上的投入占营业收入的10%以上，拥有超过2000项核心知识产权，展现出强大的科技实力。然而，即使是这样的科技先锋，在档案管理方面也遭遇了诸多难题。幸运的是，合思为其提供了一套出色的解决方案，助力高新兴实现了会计档案无纸化管理，让档案应收尽收，通过自动化制档大幅提高了效率。在电子文档审计方面，档案利用变得更加便捷，支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审。无纸化管理更是简化了业财流程，将宝贵的业务时间归还给了业务部门。
高新兴：业务繁茂下的档案管理困境
高新兴拥有员工3000多人，在国内设有170多个服务网点，还拥有5个信息化系统。庞大的业务规模带来了海量的数据，每年银行回单数达10万+，发票数15万+，电子凭证量更是高达30万+。如此庞大的数据量，让档案管理工作变得异常复杂。
在传统的管理模式下，报销、采购付款等业务流程需要进行打印、整理、装订及归档等一系列操作。这不仅占用了大量的库房空间，还增加了人员管理成本。而且，借阅流程及实物借出非常繁琐，导致档案管理成本居高不下。
在电子文档审计方面，高新兴还面临着合规性的挑战。电子源文件未进行合规保存，不符合会计电子档案管理法规。档案归档规范依靠人工控制，缺少系统化的控制手段，存在合规性隐患，使得档案管理存在潜在风险。
此外，目前公司在查询相关发票、收付款凭据及其他附件时难度较大，耗费大量人力，并且不能实现跨系统调阅，档案利用效率极低，严重影响了电子文档审计的工作效率。
合思妙方：精准破解档案管理难题
面对高新兴的诸多难题，合思凭借其强大的技术实力和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
合思通过对接各类异构系统，利用生成式接口自动采集档案数据。将NCC、U9、OA、CBS等系统连接起来，实现了低开发成本的数据采集，为电子文档审计提供了全面、准确的数据支持。
在数据处理方面，合思让凭证数据自动匹配组装。通过业务检测保障证据链完整，同时档案关联规则可视化配置，能够让不同系统、不同类别会计凭证自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，实现自动制档。这一举措大大释放了财务人员的精力，提高了电子文档审计的效率。
合思还打破了传统档案查询的壁垒。以往需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统才能完成的查询工作，现在通过合思可以一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，达成了档案全场景数字化利用，为电子文档审计提供了极大的便利。
实施三步曲：系统构建高效档案管理体系
合思解决方案的实施过程有条不紊，主要分为系统对接、数据采集与整理、自动化配置三个关键步骤。
首先是系统对接。合思与高新兴的各类异构系统进行深度对接，利用生成式接口自动采集档案数据。将NCC、U9、OA、CBS等系统紧密连接起来，为后续的数据处理和电子文档审计奠定了坚实的基础。
接着是数据采集与整理。采集到的数据需要进行严格的整理，合思通过大文件自动切割、数电票自动化解析等方式，确保数据的准确性和可用性。这一步骤保证了电子文档审计数据的质量。
最后是自动化配置。对凭证数据进行自动匹配组装，根据预设规则配置档案关联规则，实现不同系统、不同类别会计凭证的自动关联匹配及组装。通过这一系列的自动化操作，大大提高了档案管理的效率，也为电子文档审计提供了有力的支持。
显著成效：效率提升成本降低双丰收
经过合思解决方案的实施，高新兴在档案管理方面取得了显著的成果。在电子文档审计方面，归档效率提升了90%，大大提高了工作效率。原本繁琐的档案管理工作变得更加高效、便捷，让企业能够将更多的精力投入到核心业务中。
同时，合思的解决方案为高新兴年节约成本30万+，有效降低了企业的运营成本。这不仅体现了合思解决方案的经济性，也为企业在当前经济环境下的发展提供了有力的支持。
客户盛赞：合思助力企业稳健前行
高新兴相关负责人表示，合思档案的解决方案切实解决了公司在档案管理方面的难题。在电子文档审计方面，不仅提高了工作效率，还降低了成本，为企业的发展提供了有力支持。合思的专业服务和先进技术得到了高新兴的高度认可，双方的合作也为企业的数字化转型奠定了坚实的基础。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其领先的技术和丰富的经验，已经帮助众多企业实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临类似的档案管理问题，不妨选择合思，让有限更有效。在电子文档审计方面，合思也能为您的企业提供专业、高效的解决方案。
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