在当今数字化浪潮中，企业的电子凭证管理和财务档案管理正面临着诸多挑战。电子凭证接收、报销、入账、归档的“最后一公里”问题，犹如一道难以跨越的沟壑，让企业陷入管理困境。传统报销模式下，会计凭证“接收难、入账难、归档难”，严重影响了企业的财务管理效率。
与此同时，纸质档案管理也暴露出诸多弊端。归档时，财务人员需花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，还难以避免档案遗失的情况。而且，纸质档案查找慢，受限于时间和空间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，纸质档案管理成本高，对空间和人力要求巨大，同时还无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，难以满足企业的管理要求。
在这样的背景下，合思智能档案系统应运而生，为企业解决电子凭证管理和财务档案管理难题提供了一站式解决方案。
合思智能档案系统：科技赋能的财务数智化利器
合思创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思智能档案系统作为其精心打造的电子会计档案管理平台，全面打通了电子凭证会计处理全流程各环节。
该系统基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务。它可实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，助力企业实现真正的数字化转型。
合思智能档案系统的成长历程丰富而辉煌。从2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，到2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，每一步都彰显着合思在财务数智化领域的创新实力和卓越追求。
核心功能亮点：智能高效，开启档案管理新体验
- 全生命周期管理：便捷调阅与混序归集的完美结合
合思智能档案系统实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。它让便捷调阅无需打印，混序归集无需组装，大大提高了档案管理的效率。
在这个系统中，电子档案可以随时调阅，不受时间和空间的限制。无论是财务人员进行日常的账目核对，还是审计人员进行专项审计，都可以快速准确地找到所需档案。同时，混序归集功能让档案的整理更加高效，无需按照传统的顺序进行组装，节省了大量的时间和人力。
- 开放式接口互联：自主采集与智能解析的强大能力
合思智能档案系统拥有开放式接口互联，可自主采集档案数据。大文件自动切割功能，让数据处理更加高效；数电票自动化解析功能，让发票处理更加准确。
该系统可以与企业内部的各种系统进行对接，如OA系统、CRM系统、SRM系统等，实现数据的实时共享和交互。同时，它还可以自主采集外部数据，如银行回单等，为企业的财务管理提供更加全面的数据支持。
- 智能关联与检测：自动组装与精准检测的双重保障
合思智能档案系统具备智能关联功能，能够自动组装凭证数据，并进行四性检测、业务检测。同时，它还支持自定义版式文件，满足企业多样化的需求。
在凭证数据组装过程中，系统可以自动识别相关的单据、发票和回单，并将它们关联在一起，形成完整的凭证。四性检测和业务检测功能可以对凭证数据进行全面的检查，确保数据的准确性和合规性。自定义版式文件功能让企业可以根据自己的需求设计凭证的格式，提高了工作的灵活性。
- 精准权限管控：灵活扩展与多维检索的安全保障
合思智能档案系统采用精准权限管控，档案目录灵活扩展，有水印管理，档号符合国标要求。它支持多维检索、一站式预览，可在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。
在权限管理方面，系统可以根据不同的用户角色和职责，设置不同的访问权限，确保档案数据的安全。档案目录灵活扩展功能让企业可以根据业务的发展和变化，随时调整档案的分类和管理方式。多维检索和一站式预览功能让用户可以快速准确地找到所需档案，并进行预览和下载。在线借阅和异构系统联查功能让档案的使用更加便捷，提高了工作效率。实物混序归档和可视化盘点档案数据功能让企业可以对纸质档案进行有效的管理，确保档案的完整性和安全性。
使用收益：降本增效，提升企业核心竞争力
- 自动化归档：告别重复性工作，提高工作效率
合思智能档案系统实现了自动化归档，告别了传统的手工归档方式，大大提高了工作效率。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。
在自动化归档过程中，系统可以自动识别和分类电子凭证，并将它们归档到相应的档案库中。同时，它还可以自动生成档案目录和索引，方便用户进行查询和检索。档案数据同源和透明流转功能让企业可以实时掌握档案的状态和流向，提高了管理的透明度和可控性。
- 成本节约：显著降低企业运营成本
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思智能档案系统后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。
这些成本的节约，不仅可以直接降低企业的运营成本，还可以提高企业的资金使用效率，为企业的发展提供更多的资金支持。
- 效率提升：减少人工耗时，提升财务效率和业财融合程度
合思智能档案系统能帮助企业减少人工耗时，如好想你案例中减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时。同时，它还可提升财务效率和业财融合程度，如云海肴案例中业财融合提升80%，财务提效90%。
在减少人工耗时方面，系统的自动化功能可以替代大量的手工操作，让财务人员从繁琐的工作中解放出来，提高了工作的准确性和效率。在提升财务效率和业财融合程度方面，系统可以实现财务数据和业务数据的实时共享和交互，让财务人员更好地了解业务情况，为企业的决策提供更加准确的财务支持。
典型场景：广泛适用，满足企业多样化需求
-
多行业覆盖：适用于多个行业的企业
合思智能档案系统适用于食品、餐酒吧、餐饮连锁、家居、数字阅读、教育培训、软件与信息技术服务、国企等多个行业的企业。无论企业所处的行业如何，都可以通过该系统实现电子凭证管理和财务档案管理的数字化转型。 -
多业务流程支持：在企业多个业务流程中发挥重要作用
该系统在企业的报销、采购付款、审计、财务管理等业务流程中发挥重要作用。如高新兴通过合思智能档案系统实现会计档案无纸化管理，高效服务于企业内审。 -
多类型数据处理：可处理企业内部和外部的多种数据
合思智能档案系统可处理企业内部产生的记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等，以及外部接收的银行回单、OA系统、CRM、SRM等相关数据。它可以实现企业内部和外部数据的统一管理和共享，为企业的财务管理提供更加全面的数据支持。 -
多规模企业适用：支持不同规模的企业
该系统支持不同规模企业，从员工数量较少的中小企业到员工人数近万名、年营收近百亿的大型企业都能适用。无论企业的规模大小，都可以根据自己的需求选择合适的功能和模块，实现电子凭证管理和财务档案管理的高效运作。
客户成功案例：真实见证，彰显系统卓越价值
-
好想你：大幅减少人工耗时，节约综合成本
好想你健康食品股份有限公司使用合思智能档案系统后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。 -
COMMUNE幻师：降低纸张使用和存储空间，提高报销效率
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。 -
云海肴：实现全面无纸化管理，提升业财融合和财务效率
云海肴通过合思智能档案系统实现全面无纸化管理降低运营成本，年节省超30万元，业财融合达成80%，财务提效90%，100%的合规降本。 -
金牌橱柜：减少档案匹配和查询耗时，确保档案合规性
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思智能档案系统后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
这些客户成功案例充分证明了合思智能档案系统的卓越价值和强大功能。它可以帮助企业降低成本、提高效率、提升竞争力，实现可持续发展。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，有着丰富的经验和众多成功案例，值得企业信赖。未来财务用合思，让有限更有效，选择合思智能档案系统可帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您想进一步了解合思智能档案系统，欢迎拨打我们的电话400 – 105 – 6505，或访问我们的网址www.hosecloud.com，也可以扫描二维码了解更多案例。现在，您还可以免费试用合思智能档案系统，亲身感受它的强大功能和卓越价值。
