费用报销流程优化：合思助力企业降本增效

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的高效运营和成本控制至关重要。而费用报销流程作为企业财务管理的重要环节，其优化程度直接影响着企业的运营效率和成本支出。下面，我们将通过几个不同行业企业的实际案例，深入了解合思在费用报销流程优化方面的卓越表现。

客户画像：困境之中的探索者

某畅销30余年的国民经典零食品牌，宛如商业领域的一颗璀璨明星，年单据量高达2.6亿，销售版图覆盖全国。然而，在辉煌背后，该品牌却面临着诸多业务难题。多种销售渠道并行，管理流程跨多个系统，使得整个运营流程繁杂且低效。差旅平台对账方案缺乏灵活性，人工记账不仅耗费大量人力，还难以释放财务的真正价值。同时，事前事中管控的不连贯，导致差旅成本居高不下。纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还严重影响工作效率。

某知名头部数字阅读品牌，在数字文化领域占据着重要地位，每个财务月均处理单据量500 + 张。但业务数据分散在内部多个系统，业务流程断裂，费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生。全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，人效极低，全业务数据打印成本高，造成了大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况也时常出现，业务借阅历史资料十分困难。

某世界500强旗下教育服务品牌，凭借强大的背景和优质的服务在教育市场崭露头角。然而，企业业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通，结构化数据提取困难。电子发票打印、查重、验伪耗时费力，还浪费纸张。实物存档不仅占用大量物理空间，需要专人管理，成本高昂，而且档案损坏时有发生，面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案资产利用率极低。

某主营业务建设覆盖面极广的企业，业务繁忙，日均处理3500 + 订单。但这些订单均由财务手工录入、审批和记账，容易出错且效率低下。企业内部多系统并行，数据不互通，管理者无法及时掌握有效决策依据。此外，员工出差频繁，垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达2个月。过度依赖自研，系统存在无法融合发票验真能力等“硬伤”。

痛点剖析：迷雾中的绊脚石

• 运营之困：流程繁琐效率低
  国民经典零食品牌的多种销售渠道和跨系统管理流程，就像一团乱麻，让企业的运营效率大打折扣。差旅管理的不灵活和人工记账的低效率，使得财务部门陷入了繁琐的事务中，无法为企业提供更有价值的决策支持。而纸电混合的会计档案管理，更是让档案整理和查找成为了一场噩梦。

数字阅读品牌的数据分散和业务流程断裂，导致费用管控无法有效实施，预算超标成为了常态。大量的打印工作不仅浪费了资源，还降低了工作效率。档案信息的不完整和借阅困难，也给企业的业务发展带来了诸多不便。

教育服务品牌的多系统独立和数据不互通，使得企业的财务管理陷入了困境。电子发票的处理和实物存档的高成本、高风险，以及纸质档案录入的低效率和低利用率，都严重制约了企业的发展。

业务建设覆盖面广的企业，手工订单处理的低效率和易出错性，以及内部系统的数据不互通，让企业的决策变得盲目和滞后。员工的垫资压力和漫长的报销周期，也影响了员工的工作积极性。

• 成本之痛：费用高涨负担重
  国民经典零食品牌的差旅成本居高不下，纸电混合会计档案管理的高成本，都给企业带来了沉重的负担。数字阅读品牌的大量打印成本和人力成本，教育服务品牌的实物存档成本和人工录入成本，以及业务建设覆盖面广的企业的员工垫资成本和人工处理订单成本，都让企业在成本控制方面面临着巨大的挑战。

• 合规之忧：风险暗藏难安心
  教育服务品牌的档案损坏和合规风险，以及其他企业在费用管控和档案管理方面的不规范，都让企业面临着潜在的法律风险。在合规要求日益严格的今天，这些问题如果得不到及时解决，将会给企业带来严重的后果。

方案呈现：曙光中的指南针

• 零食品牌：一站式无需报销解决方案
  合思为国民经典零食品牌提供了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。在员工消费环节，员工可以通过合思商城或TMC进行差旅申请和业务审批，之后进行订购。合思商城和TMC会提供对账单，方便财务进行核算。在财务核算、记账环节，通过对账结算中心可以实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，也可以选择线下统一开票、线下结算、手工记账。在档案管理环节，合思实现了L4级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他TMC环节实现L3级无需报销录入发票等档案。

• 阅读品牌：业财融合的数字化解决方案
  为数字阅读品牌提供的无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。该方案保障了财务的准确性和及时性，帮助企业通过审计，符合上市要求。结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计提升到T + 5。

• 教育品牌：全生命周期电子化档案管理方案
  针对教育服务品牌，合思提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS等，接口传输方式多样，能实现自动归档，会计类档案管理范围全面。

• 建设企业：高效报销的数字化转型方案
  业务建设覆盖面广的企业，合思为其提供了无需报销的“消费入账归档”解决方案。该方案打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

实施路径：前行中的路线图

• 零食品牌：分步推进的精细化实施
  在员工消费环节，员工先进行差旅申请和业务审批，然后选择合思商城订购或TMC订购。之后，合思商城和TMC提供对账单。在财务核算、记账环节，根据企业的实际情况，选择线上或线下的结算方式。在档案管理环节，合思和TMC分别实现不同级别的无需报销档案管理。

• 阅读品牌：精准优化的业财平台建设
  数字阅读品牌通过合思方案助力业财平台建设，在财务准确性和及时性方面进行精准优化，逐步实现审计通过和结账时间的提升。

• 教育品牌：广泛连接的自动化归档
  教育服务品牌的电子化会计档案管理方案，通过自动封装接口广泛连接异构系统收集档案数据，接口传输方式多样。自动归档过程包括智能组单、四性检测等，涵盖了档案管理的各个方面。

• 建设企业：全面转型的数字化升级
  业务建设覆盖面广的企业在签约合思后，全面实施申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化的方案，打造“快、简、省”报销新体验。

成效显著：变革后的新景象

• 零食品牌：降本增效的显著成果
  国民经典零食品牌在实施合思解决方案后，年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，规范了档案室管理，简化了装订流程，降低了成本。实现了凭证上下游单据树状结构呈现，保障数据安全的同时管理效率大幅提升。

• 阅读品牌：全方位提升的数字化转型
  数字阅读品牌在增效方面，实时掌握付款进度，提升了档案整理效率，形成了财务数字档案室，提升了借阅和查找效率。在降本方面，减少了差旅超标和预算超额情况，减少了人力成本、纸张浪费和档案空间占用。在合规方面，发票OCR识别验真，保障了费用合规，审批流转路径清晰，保证了财务档案原生性存储。在先进性方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，紧贴双碳目标，实现了全面数字化转型。

• 教育品牌：数字化转型的标杆典范
  教育服务品牌加速了企业数字化转型，年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务数据自动化率达91%以上，预计2024年将超97%，节约了物理存储空间和维护成本。

• 建设企业：高效协同的降本增效
  业务建设覆盖面广的企业“无需报销”提高了业财协同效率，员工报销周期缩短至3周，报销效率提高300%，人工成本节约50%。真正实现了企业降本增效，降低了差旅费用和人力成本损耗，凭证电子归档节约了时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，如优化售后人员安排、识别异常消费、分析员工差旅情况等。

客户心声：信赖中的见证者

国民经典零食品牌的财务痛点具有一定的共性，应用合思解决方案后，打通了多系统实现会计凭证全链路电子化管理，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，财务入账效率提高60%，该解决方案可供其他门店企业参考。

数字阅读品牌引入合思产品后，降低了差旅成本和档案管理成本，未来建议进一步通过“消费 – 入账 – 归档”全链路管理，释放数据价值，加深业财融合。

教育服务品牌企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，通过电子会计档案系统和规则引擎，有效管理大量数据，财务管理效率提升、成本降低效果显著。

业务建设覆盖面广的企业在差旅费管理上与合思合作后，简化了报销流程，实现了无需员工垫资和开票，管理层快速审批，财务自动对账，显著降本增效，管理能实时监控费用，提前控制预算，优化资源配置，使差旅业务数据化，提升了资源利用效率，值得广泛借鉴。

行动邀约：开启优化新征程

合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等20多项主要功能。它秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。合思已赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，未来将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求。

如果您的企业也面临着费用报销流程繁琐、成本高、效率低等问题，不妨拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号联系合思，还可享受免费试用，开启费用报销流程优化的新征程！