在当今数字化浪潮中，我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；仅仅一个月后，12月1日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些重要举措清晰地表明，我国电子凭证改革已然驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代的大幕正式拉开。
在这场意义深远的电子凭证数字化转型进程中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，凭借敏锐的市场洞察力和强大的技术实力，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。合思档案就像是一位数字化的“档案管家”，为企业在电子凭证管理的新时代提供了强大而可靠的支持，推动着企业迈向更加高效、合规的财务管理新境界。作为一款优秀的审计和合规工具，合思档案在保障企业财务合规和审计工作顺利开展方面发挥着重要作用。
好想你：传统档案管理痛点凸显
好想你健康食品股份有限公司，成立于1992年，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业一颗耀眼的明星。其品牌价值高达154.21亿元，拥有1000多名员工、400多家全国门店、18家归档主体以及2万多个零售网点，每年产生的凭证数量多达3.6万份。如此庞大的业务规模和数据量，使得公司的档案管理工作面临着巨大的挑战。
在传统的档案管理模式下，好想你遭遇了诸多棘手的问题。首先是归档难题。财务人员在进行归档操作时，需要花费大量的时间和精力去仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要反复核对，每一个数据都不能有丝毫差错，这无疑是一项繁琐且容易出错的工作。即便财务人员小心翼翼，档案遗失的情况仍然难以避免，一旦档案遗失，后续的查找和补充工作更是费时费力。好想你在传统档案管理中，由于缺乏有效的审计和合规工具，难以确保档案归档的准确性和合规性。
其次是查找效率低下。纸质档案受限于时间和空间的双重约束，查找一份档案往往需要耗费大量的时间。工作人员可能需要在堆积如山的档案柜中逐一查找，而且还不一定能够找到所需的档案。这种查找方式无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。在急需某份档案时，却无法及时获取，这给公司的业务决策和日常运营带来了很大的困扰。好想你在传统档案查找过程中，由于没有合适的审计和合规工具，难以快速定位和获取合规的档案信息。
再者是管理成本居高不下。大量的纸质档案管理，对空间和人力都提出了巨大的要求。公司需要专门的档案室来存放这些档案，还需要安排专人进行管理和维护。随着业务的不断发展，档案数量的持续增加，档案室的空间变得越来越紧张，人力成本也在不断攀升。这无疑给公司带来了沉重的经济负担。好想你在传统档案管理中，由于缺乏有效的审计和合规工具，导致管理成本无法得到有效控制。
最后是合规性问题。纸质档案管理办法在电子文件保存方面存在明显的不足，无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，这显然无法满足现代企业管理的要求。在日益严格的监管环境下，合规问题成为了企业必须重视的关键因素。好想你在传统档案管理中，由于缺乏先进的审计和合规工具，面临着较大的合规风险。
合思档案：量身定制解决方案
针对好想你所面临的这些痛点，合思档案凭借其强大的功能和卓越的性能，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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数据同源打破壁垒
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源性。在这个系统中，财务人员可以享受到便捷的信息利用体验。通过一键联查功能，他们可以快速地获取与某一业务相关的所有单据、发票、回单和凭证等信息，无需再像以前那样在不同的系统和文件中来回查找。这一功能的实现，大大提高了财务人员的工作效率，让他们能够更加专注于核心业务的处理。合思档案作为一款优秀的审计和合规工具，通过数据同源确保了审计和合规工作的准确性和高效性。 -
自动组装审计无忧
合思档案的自动组装功能为内外审计工作带来了极大的便利。在审计过程中，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统可以自动将相关的档案数据进行整合和组装，生成符合审计要求的报表和文件，审计人员可以直接在系统中进行查阅和分析，无需再耗费大量的时间去整理和核对纸质档案。这不仅提高了审计工作的效率，还减少了人为错误的发生，确保了审计结果的准确性和可靠性。合思档案作为专业的审计和合规工具，为企业的审计和合规工作提供了有力的支持。 -
实物管理高效精准
在实物档案管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的完美匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，通过扫描二维码，查阅者可以快速定位实物档案的位置。这一技术的应用，使得实物档案的管理变得更加高效和精准。同时，电子档案与实物档案的关联，也为档案的查阅和借阅提供了更多的便利。查阅者只需在系统中查询电子档案，就可以轻松找到对应的实物档案，无需再在档案室中盲目寻找。合思档案作为可靠的审计和合规工具，通过高效的实物管理保障了档案的合规性和安全性。
合作成果：显著提升效益
在使用合思档案之后，好想你取得了显著的成果。通过合思档案的自动化归档功能，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间去进行繁琐的归档工作，工作效率得到了极大的提升。同时，总部接收档案的管理耗时减少了80%，借阅管理的耗时也减少了67%。这意味着公司在档案管理方面的人力成本得到了大幅降低，资源得到了更加合理的利用。
此外，合思档案还为好想你带来了可观的成本节约。预计每年可减少综合成本20万元，这对于企业来说无疑是一笔不小的开支。通过提高工作效率和降低管理成本，合思档案为好想你创造了更大的经济效益。合思档案作为有效的审计和合规工具，通过提升管理效率和降低成本，保障了企业的审计和合规目标的实现。
合思档案：优势尽显展望未来
合思档案作为一款领先的电子会计档案管理平台，具有众多显著的优势和价值。它可以实现自动化归档，让企业告别繁琐的重复性工作，大大提高了工作效率。同时，档案利用便捷高效，用户可以随时随地进行查阅和借阅，不受时间和空间的限制。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力的支持。合思档案作为一款卓越的审计和合规工具，在保障企业财务合规和审计工作顺利开展方面具有不可替代的作用。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化发展的必行之路。在这个充满机遇和挑战的时代，合思档案能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。它将帮助更多的企业实现财务管理的数字化升级，提升企业的核心竞争力。
展望未来，电子会计档案的发展前景十分广阔。随着技术的不断进步和企业数字化转型的加速，电子会计档案将在企业管理中发挥更加重要的作用。合思档案将继续秉承创新精神，不断优化产品和服务，为企业提供更加优质、高效的解决方案。
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