在科技飞速发展的今天，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，自1995年成立以来，凭借其卓越的实力，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。公司业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。拥有约2400名员工、8家子公司、全国30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立分支机构，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线2个营销中心。然而，这样一家颇具规模的企业，在财务数字化转型中也面临着诸多挑战，尤其在报销审核机制方面，急需变革。
转型前痛点：报销审核机制困境重重
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自研系统整合难与手工报销弊端
动力源自2011年开启系统自研之旅，虽实现部分操作流程线上化，但整体流程复杂，系统壁垒高。申请单需员工在各系统间频繁切换提交，报销数据要财务手工录入系统，发票验真、查重也靠手工完成。这使得假票、错票、重票情况难以避免，报销审核机制效率低下，耗费大量人力物力。 -
系统割裂数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，管理者也无法实时掌握数据信息，对业务运营难以及时操偏。报销审核机制缺乏有效的数据支撑，难以发挥应有的作用。 -
业务复杂报销模式繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了报销的复杂性。报销审核机制在面对如此复杂的业务时，显得力不从心。 -
组织架构复杂流程难统一
公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致。总部和分公司出差申请方式不同，业务流程难统一。出差申请通过后，员工还需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这给报销审核机制带来了巨大的挑战，增加了审核的难度和成本。
合思解决方案：重塑报销审核机制
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系统集成打破数据孤岛
合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。实现订单支出成本的实时归集和统计，打破了数据孤岛，让报销审核机制告别多系统繁复操作，为审核提供了准确、及时的数据支持。 -
无需报销革新商旅流程
合思提出无需报销的理念，颠覆性重塑商旅出行流程。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这大大简化了报销流程，提高了报销审核机制的效率和准确性。 -
强大系统连接能力
合思运用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，使报销审核机制更加高效、智能。
实施步骤：稳健推进报销审核机制变革
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系统数据梳理分析
首先，合思对动力源现有的系统和数据进行全面梳理和分析。确定需要同步和整合的信息，如HR系统和BPM系统的数据。这一步为后续的系统对接和数据同步奠定了基础，确保报销审核机制能够获取准确、完整的数据。 -
系统对接与调试
运用Open API和自定义流程引擎技术，进行系统对接和数据同步的开发与调试。确保数据准确、及时地在不同系统间流转，为报销审核机制提供稳定的数据支持。 -
员工培训提升操作能力
为动力源员工进行培训，使其熟悉无需报销的流程和操作方式。包括如何在合思商城进行消费、如何查看报销进度等。通过培训，员工能够更好地适应新的报销审核机制，提高操作的准确性和效率。 -
持续监控优化系统
在实施过程中，持续对系统进行监控和优化。及时解决出现的问题，确保解决方案的顺利运行。不断优化报销审核机制，使其更加适应企业的发展需求。
成果效益：报销审核机制升级显成效
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多系统集成革新操作体验
多系统集成后，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短3周，效率提升300%，会计工作量大幅缩减，人员成本节约50%。报销审核机制在多系统集成的支持下，变得更加高效、便捷。 -
员工体验提升
申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短员工填报时间，简化报销流程，提升使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资。这让员工对报销审核机制更加满意，提高了工作积极性。 -
财务工作减负
审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，节省更多精力做更有价值的工作。报销审核机制的升级，让财务工作更加轻松、高效。 -
管理决策优化
实现事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控，实时了解企业经营数据。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息，通过综合分析报表发现问题，对业务运行高效、及时、准确地决策。彻底摆脱企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。报销审核机制为企业管理决策提供了有力支持。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是在报销审核机制方面存在困扰，不妨选择合思。像动力源一样，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的解决方案，开启财务数字化转型的新篇章。
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