合思档案：守护档案信息安全，引领企业财务数字化转型

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子会计档案的发展已然成为企业财务领域的关键趋势。2025年数电票将实现全覆盖，这一变革如同一场风暴，让企业财务档案管理直面新的挑战。在这样的背景下，企业的信息化建设亟待“恶补”，以适应这一快速变化的时代。

合思，一家创立于2014年的科技公司，始终致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。通过其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助众多企业挖掘出更多的净利润。而合思档案，作为领先的单套制电子会计档案管理平台，正是在这一关键时刻应运而生，为企业提供全面、高效、合规的档案管理解决方案，全力保障档案信息安全。目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，携手实现降本增效、合规经营和低碳运营。

数电票时代市场形势洞察

• 政策东风助力电子档案崛起
  近年来，国家在电子会计档案管理方面出台了一系列政策，为企业的数字化转型提供了有力支持。早在2016年1月1日，《会计档案管理办法》就明确肯定了电子会计档案的法律效力。2020年3月23日，《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》进一步肯定了电子凭证的法律效力。这些政策的出台，使得电子发票在接收方面合法合规，为企业采用电子会计档案管理奠定了坚实的基础。

• 数电票试点全覆盖催生管理需求
  如今，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，这标志着企业正式迈入“数字化凭证时代”。在这个时代，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应新的财务档案管理要求。电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。同时，电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系，以确保档案信息安全。

纸电混合时代企业档案管理痛点剖析

• 高管之困：成本高企与数据难用
  企业高管在纸电混合时代面临着诸多困扰。纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要大量的存储空间，还需要投入人力进行维护。而且，档案数据没有得到有效的汇总整理，难以进行分析利用，这使得企业在决策时缺乏有力的数据支持。

• 财务之累：繁琐工作消磨热情
  财务人员是档案管理的一线工作者，他们需要处理大量的档案数据。整理这些数据不仅耗费时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复。长期如此，财务人员的工作热情会逐渐降低，工作效率也会受到影响。

• 业务之烦：报销流程繁琐耗时
  业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐耗费时间。这不仅影响了业务人员的工作效率，还增加了企业的管理成本。

• 企业之痛：三高问题亟待解决
  企业在纸电混合时代还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，这些都是高显性成本的体现。手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用，这些则是高隐形成本的表现。此外，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题，也给企业带来了高合规风险，严重威胁档案信息安全。

合思档案整体解决方案策略

• 为CEO/高管：数智决策降本增效
  合思档案为CEO/高管提供了全方位的解决方案。通过沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，实现降本增效，推动企业绿色低碳运营，确保档案信息安全得到有效保障。

• 为归档员/财务：高效管理轻松无忧
  对于归档员和财务人员来说，合思档案能够提高工作效率，告别重复低价值工作。实现档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 为外部审计：在线审计便捷高效
  合思档案为外部审计提供了便利。实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，提高审计工作的效率和准确性，保障档案信息安全。

• 多元方案满足多样需求
  合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了全面、灵活的档案管理解决方案。

合思档案核心功能模块揭秘

• 多源采集：灵活集成精准获取
  多源采集模块基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保全面采集档案信息，保障档案信息安全。

• 智能制档：关联匹配检测保障
  智能制档模块实现了会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：权限配置灵活分类
  档案管理模块支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展，确保档案信息安全有序管理。

• 档案应用：多维查询关联追溯
  档案应用模块支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，档案借阅服务过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，全面保障档案信息安全。

合思档案竞争优势凸显

• 大数据方案：海量数据高效处理
  合思档案具有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，为档案信息安全提供有力保障。

• 档案扩展方案：灵活管理拓展范围
  拥有档案扩展解决方案，可灵活扩展的业务模型，多途径自动化归集各类介质档案。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，确保档案信息安全覆盖全面。

• 证据链完整方案：合规保障业务关联
  提供证据链完整性解决方案，通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规，守护档案信息安全。

• 数电票方案：全流程闭环管理
  具备数电票解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保档案信息安全无虞。

合思档案成功案例见证

• 某企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。如数据加载30s、关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，有效保障了档案信息安全。

• 某集团型企业：标准化落地低碳环保
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，切实保障了档案信息安全。

• 某企业：打破孤岛节省成本
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，业务检测方案确保业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有力保障了档案信息安全。

• 某教育集团：简化流程提高效率
  某中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，保障了档案信息安全。

合思档案服务体系保障

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。服务地点包括北京、上海、杭州、深圳等多个城市。联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序获取相关信息。强大的服务体系为企业提供了全方位的支持，确保档案信息安全得到持续保障。

合思档案凭借其全面的解决方案、强大的功能模块、显著的竞争优势和成功的应用案例，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。随着电子会计档案市场的不断发展，合思档案将持续创新，为企业提供更优质、更高效的服务，帮助企业在数字化浪潮中取得更大的成功。

如果您想体验合思档案带来的卓越档案管理解决方案，保障企业的档案信息安全，不妨现在就点击免费试用，开启企业财务数字化转型新篇章！